Zasada czterech oczu przy akceptacji faktur w projekcie

Gdzie kontrola faktur bywa pozorna

Od włączenia zasady do zatwierdzenia przez drugą osobę

1. Krok 1

   Administrator włącza zasadę w projekcie

   W finansach projektu administrator otwiera zakładkę „Uprawnienia”, a w „Zatwierdzanie faktur” zaznacza „Zasada czterech oczu: osoba, która zweryfikowała fakturę, nie może jej sama zatwierdzić”. Zasada jest domyślnie wyłączona i dotyczy faktur zatwierdzanych od tej chwili.

2. Krok 2

   Nadaj prawa osobom, które mają sprawdzać i zatwierdzać

   Prawa finansowe nadajesz osobno każdej osobie: przegląd, przesyłanie, edycja, przypisywanie, zatwierdzanie, zmiany budżetu i prognoza. Dla zasady ważne jest, by przynajmniej dwie osoby miały prawo zatwierdzania, bo administrator ma wszystkie uprawnienia finansowe.

3. Krok 3

   Poprowadź fakturę przez etapy

   Wgrana faktura trafia do „Do sprawdzenia”. Osoba sprawdzająca porównuje dane z oryginałem i wybiera „Zgadza się, dalej”, potem przypisuje fakturę do kosztorysu w kroku „Przypisz do kosztorysu” i faktura przechodzi do „Do zatwierdzenia”.

4. Krok 4

   Zobacz komunikat zamiast przycisku

   Osoba, która zweryfikowała fakturę, nie dostaje przycisku „Zatwierdź fakturę”, tylko komunikat, że zatwierdza ją inna osoba z prawem do zatwierdzania. Może za to użyć „Przekaż do weryfikacji” albo „Odrzuć”, bo zasada blokuje wyłącznie zatwierdzenie.

5. Krok 5

   Druga osoba zatwierdza albo odrzuca

   Osoba z prawem zatwierdzania otwiera fakturę z etapu „Do zatwierdzenia” i wybiera „Zatwierdź fakturę” albo „Odrzuć”. Decyzja zostaje zapisana z komentarzem i nazwiskiem osoby, a zatwierdzona faktura wchodzi do kontroli kosztów.