Mehrere Stände derselben Datei
Die Fassung vom Mai liegt beim Bauleiter, eine ältere beim Projektsteuerer, eine dritte hängt an einer E-Mail. Wer zwei Monate später die gültige Prognose braucht, vergleicht zuerst Dateien und fragt dann nach.
Kostenverfolgung · Excel
Baukostenkontrolle mit Excel: wann die Tabelle reicht und wie der Umstieg gelingt
Die meisten Bauprojekte beginnen die Kostenkontrolle in einer Excel-Tabelle, und für ein überschaubares Vorhaben mit einer zuständigen Person ist das völlig in Ordnung. Schwierig wird es, wenn mehrere Leute Rechnungen eintragen, Nachträge dazukommen und der Bauherr zwischendurch einen belastbaren Stand verlangt. Diese Seite sagt offen, wann die Tabelle reicht, wann ein gemeinsames Kostenregister besser trägt und wie Sie Ihre Kalkulation aus Excel oder CSV nach Fidrel holen, ohne eine Zeile abzutippen.
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Wo die Tabelle in der Kostenkontrolle an Grenzen stößt
Der Fehler, den niemand bemerkt
Jemand überschreibt eine Summenformel von Hand, oder eine neue Zeile liegt außerhalb des Summenbereichs. Die Tabelle rechnet weiter und zeigt eine Zahl, die plausibel aussieht und trotzdem falsch ist.
Der Betrag steht da, die Rechnung nicht
In der Zelle steht eine Summe, doch ob die Rechnung dahinter geprüft, freigegeben oder bezahlt ist, steht im Postfach. Für die Frage, woraus sich eine Position zusammensetzt, öffnet jemand drei Ordner.
Geänderte Budgets ohne Spur
Ein neuer Wert ersetzt den alten, die Begründung steht bestenfalls in einer Nachricht. Beim nächsten Bericht kann niemand mehr erklären, wie aus dem ursprünglichen Budget das heutige geworden ist.
Wann Excel für die Kostenkontrolle völlig reicht
Eine gepflegte Tabelle ist besser als ein Programm, das niemand öffnet. Excel reicht, wenn eine einzige Person die Kosten führt, nur wenige Gewerke und Aufträge im Spiel sind und niemand von außen laufend Zahlen sehen muss. Auch beim Umbau eines einzelnen Geschosses oder in der frühen Planung, solange noch keine Rechnungen eintreffen, spricht wenig gegen eine Tabelle. Und für Auswertungen, die nur Sie selbst brauchen, etwa eine Pivot-Ansicht nach Lieferanten oder einen Vergleich zweier Bauvorhaben, bleibt Excel auch neben Fidrel das passende Werkzeug. Dafür geben Kalkulation, Kostenverfolgung und Rechnungsliste ihre Daten als XLSX oder CSV wieder heraus.
Kostenverfolgung
Woran Sie merken, dass ein gemeinsames Register besser trägt
Drei Anzeichen sprechen für den Wechsel: Mehr als eine Person trägt Kosten ein, Rechnungen und Nachträge kommen gleichzeitig herein, oder der Bauherr fragt zwischen zwei Berichten nach dem Stand. In Fidrel ist das Budget die freigegebene Kalkulation, und auf denselben Positionen laufen ursprüngliches und aktuelles Budget, Beauftragt, Fakturiert, Endkostenprognose und Abweichung zusammen. Eine Zahl ist dort kein loser Zellwert, denn sie führt zu den Positionen und von dort zu den zugeordneten Rechnungen. Eine Budgetänderung überschreibt nichts, sie kommt mit Betrag und Begründung hinzu. Wer was sehen und ändern darf, legt ein Administrator für jede Person einzeln fest.
Von der Excel-Tabelle zum Kostenregister in Fidrel
Schritt 1
Datei vorbereiten
Speichern Sie die Tabelle als .xlsx oder als CSV, höchstens 15 MB groß. Das alte .xls-Format liest Fidrel nicht. Es genügt ein Blatt mit Code, Beschreibung, Menge, Einheit und Preis oder einem Pauschalbetrag je Zeile.
Schritt 2
Spalten zuordnen
Öffnen Sie in der Kalkulation „Kalkulation importieren“, wählen Sie das Tabellenblatt und die erste Datenzeile und legen Sie fest, welche Spalte Ebene, Code, Beschreibung, Menge, Einheit, Einheitspreis oder Pauschalbetrag enthält.
Schritt 3
Vorschau kontrollieren
Vor der Übernahme zeigt die Vorschau jede Zeile. Zeilen ohne Bezeichnung, etwa Zwischensummen, werden übersprungen und gezählt, nicht lesbare Zeilen stehen mit ihrer Nummer da, und aus Ebenen oder Codes entstehen auf Wunsch Gruppen.
Schritt 4
Kalkulation als Budget freigeben
Prüfen Sie die Kalkulation und geben Sie sie frei. Jede bepreiste Position wird zur Budgetposition, und das ursprüngliche Budget ist von da an gesperrt, damit spätere Änderungen sichtbar daneben stehen.
Schritt 5
Laufende Kosten im Projekt erfassen
Tragen Sie Verträge und Bestellungen unter Projektfinanzen ein und laden Sie Rechnungen als Datei hoch. Ab diesem Punkt entstehen die Zahlen im Projekt und nicht mehr in der Tabelle.
Tabelle und Register im direkten Vergleich
Beim Erfassen tippt in Excel jemand Beträge ab; in Fidrel liest das Programm die Rechnung aus, und eine Person bestätigt die Werte. Bei der Zuordnung entscheidet in der Tabelle die Zeile, in die jemand schreibt; in Fidrel muss der gesamte Rechnungsbetrag Kalkulationspositionen zugeordnet sein, bevor die Rechnung freigegeben werden kann. Bei Änderungen kennt die Tabelle nur den letzten Wert, das Register trennt Ausgangsbudget und Änderungen. Bei Warnungen baut sich in Excel jeder seine bedingte Formatierung selbst; in Fidrel erscheinen finanzielle Warnungen nach Schwellen, die Sie festlegen. Bei der Freiheit gewinnt die Tabelle: Eigene Spalten, Diagramme und Nebenrechnungen sind dort in Minuten gebaut, während die Spalten der Kostenverfolgung in Fidrel feststehen.
Der Rückweg: was wieder als Datei hinausgeht
Die Kostenverfolgung exportiert jede Position mit Code und Beschreibung, ursprünglichem Budget, Budgetänderungen, aktuellem Budget, Beauftragt, Fakturiert, verbleibendem Budget, Genehmigt, Endkostenprognose und Abweichung, dazu eine Summenzeile, wahlweise als XLSX oder CSV. Auch die Kalkulation und die Rechnungsliste lassen sich als Datei ausgeben. Ein Export ist allerdings eine Momentaufnahme: Was Sie in der Datei ändern, fließt nicht in die Kostenverfolgung zurück. Für den Monatsbericht an den Bauherrn oder die Übergabe an die kaufmännische Abteilung genügt das meist. Als zweite, parallel gepflegte Kostenliste taugt die Datei dagegen nicht, denn dann beginnt das Problem mehrerer Stände von vorn.
Was Fidrel beim Umstieg nicht übernimmt
Fidrel übernimmt aus Excel die Kalkulation, nicht Ihre bisherigen Rechnungen, Beauftragungen oder Zahlungen; diese erfassen Sie im Projekt neu. Formeln, Formatierungen und Makros kommen nicht mit, denn Fidrel liest nur die gespeicherten Werte der Zellen. Eine fertige Excel-Vorlage zur Baukostenkontrolle bietet Fidrel nicht an. Eine Gliederung nach Kostengruppen bringt das Programm ebenfalls nicht mit; Ihre eigenen Codes übernehmen Sie aus der Tabelle. Über Import und Einfügen wächst eine Kalkulation auf höchstens 5.000 Zeilen. Bei einem laufenden Projekt lohnt deshalb ein klarer Stichtag: Bis dahin bleibt die Tabelle das Archiv, ab dann zählt das Register.
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Für ein kleines Vorhaben mit einer zuständigen Person meist ja. Sobald mehrere Personen Kosten eintragen und Rechnungen, Nachträge und Prognose zusammenpassen müssen, trägt ein gemeinsames Register besser als eine Datei, die herumgeschickt wird.
Nein. Fidrel ist selbst das Register. Brauchen Sie trotzdem eine Tabelle, exportieren Sie die Kostenverfolgung oder die Rechnungsliste eines Projekts als XLSX oder CSV und arbeiten damit weiter.
XLSX und CSV bis 15 MB; bei CSV erkennt Fidrel Semikolon, Komma oder Tabulator als Trennzeichen. Eine alte .xls-Datei speichern Sie vorher in Excel als .xlsx ab.
Fidrel übernimmt den zuletzt gespeicherten Wert jeder Zelle, nicht die Formel. Steht in einer Formelzelle kein gespeichertes Ergebnis, lehnt Fidrel die Datei ab; öffnen und speichern Sie sie dann einmal in Excel.
Ja. Importieren Sie die Kalkulation, geben Sie sie als Budget frei und erfassen Sie Aufträge und Rechnungen danach im Projekt. Ältere Rechnungen laden Sie einzeln hoch, denn eine Datei ist dort genau eine Rechnung.
Ja. Kalkulation, Kostenverfolgung und Rechnungsliste exportieren Sie als XLSX oder CSV. Was Sie anschließend in der Datei ändern, fließt aber nicht ins Projekt zurück.