Projektabschluss · Exportcenter
Ist das Bauvorhaben abgeschlossen, sollen die Unterlagen nicht in einem Projektraum zurückbleiben, auf den in ein paar Jahren niemand mehr Zugriff hat. Das Exportcenter von Fidrel lädt Dokumente, Zeichnungen und Modelle eines Projekts als eine ZIP-Datei herunter, mit der Ordnerstruktur, wie sie im Projekt war, und auf Wunsch mit einem Verzeichnis aller Dateien.
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Ein Bauprojekt umfasst schnell Tausende Dateien in Dutzenden Ordnern. Wer sie einzeln oder Ordner für Ordner herunterlädt, verliert die Struktur, übersieht einen Unterordner oder speichert zwei Dateien gleichen Namens übereinander.
Liegen mehrere Fassungen eines Plans nebeneinander, weiß später niemand, welche die letzte war. Ohne Verzeichnis mit Nummer, Index und Status lässt sich das nur klären, indem man jede Datei öffnet.
Verträge, Angebote anderer Firmen oder interne Kalkulationen sind nicht für alle bestimmt, die am Ende eine Kopie des Projekts erhalten. Ein Export, der alles einpackt, gibt im Zweifel mehr weiter als gewollt.
Das Archiv enthält die aktuelle Version jeder Datei in ihrem Ordner, mit den Ordnernamen des Projekts als Pfad. Tragen zwei Dateien im selben Ordner denselben Namen, hält Fidrel sie auseinander, statt eine zu überschreiben. Dateien ohne Ordner landen in einem eigenen Ordner „Ohne Ordner“. Lässt sich eine Datei nicht lesen, fehlt sie im Export, und Fidrel nennt sie danach mit Namen. Bricht eine Datei mitten im Lesen ab, wird der ganze Export abgebrochen, damit keine halbe Datei im Archiv steht. Dokumente, zu denen nie eine Datei hochgeladen wurde, haben nichts zu exportieren.
Dokumente, Zeichnungen & Modelle
Das Exportcenter liest jede Datei mit Ihren eigenen Rechten, über denselben Weg wie ein einzelner Download. Ein Ordner, der nur für Administratoren oder ausgewählte Personen offen ist, kommt nur dann ins Archiv, wenn Sie ihn öffnen dürfen. Administratoren behalten Zugriff auf alle Bereiche; für ein vollständiges Projektarchiv exportiert deshalb am besten ein Projektadministrator. Umgekehrt können Sie Teilnehmern erlauben, ihren Teil selbst zu sichern, denn sie exportieren nie mehr, als sie ohnehin sehen.
Schritt 1
Öffnen Sie im Projektmenü unter Verwaltung das Exportcenter, gleich neben dem Importcenter. Es steht allen offen, die Zugriff auf die Dokumente des Projekts haben.
Schritt 2
Wählen Sie „Alles, was Sie hier lesen dürfen“ für das ganze Projekt oder „Ausgewählte Ordner“, etwa nur Ausführungsplanung, Bestandspläne und Verträge. Die Unterordner gehören immer mit dazu.
Schritt 3
Lassen Sie „Ein Verzeichnis der Dateien beilegen (CSV)“ angehakt. Die Liste nennt zu jeder Datei Ordner, Dateiname, Titel, Nummer, Revision, Status und Größe in Byte.
Schritt 4
Wählen Sie „Als ZIP exportieren“; in Chrome und Edge bestimmen Sie dabei den Speicherort. Der Name der Datei besteht aus dem Projektnamen und dem Tag des Exports, sodass mehrere Sicherungen auseinanderzuhalten sind.
Kann der Browser direkt auf die Festplatte schreiben, wie Chrome und Edge, fasst ein Export bis zu 3,5 GB und 20.000 Dateien. Andere Browser bauen die Datei im Arbeitsspeicher auf und schaffen höchstens 100 MB. Ist das Projekt größer, teilen Sie den Export mit „Ausgewählte Ordner“ in Pakete auf, etwa nach Planungsphase, Gewerk oder Bauabschnitt, und legen die CSV-Verzeichnisse daneben. Fidrel meldet vorher, wenn eine Auswahl zu groß ist.
Auch die Bereiche neben dem Projekt haben ein eigenes Exportcenter für ihre Ordner: die Bewirtschaftung, etwa für die Übergabe an einen neuen Verwalter, und die Vergabe mit ihren Unterlagen. So bleibt das Archiv der Bauphase getrennt von den Unterlagen des Gebäudebetriebs, und jedes Paket geht an die Stelle, die es braucht.
Ein Archiv ist mehr als eine ZIP-Datei. Halten Sie fest, wer das Archiv verwahrt, wo die unterschriebenen Originale liegen und welche Unterlagen wie lange aufzubewahren sind; das legen Sie mit Ihrem Vertrag und Ihrer Beratung fest. Prüfen Sie vor dem Export, ob die letzten Indizes hochgeladen und Bestandspläne als Bestandsunterlage gekennzeichnet sind, damit das Verzeichnis den richtigen Status zeigt. Gelöschte Dateien und Ordner lassen sich 30 Tage lang wiederherstellen; was danach aus dem Papierkorb verschwindet, kann in kein Archiv mehr gelangen.
Das Exportcenter enthält nur die aktuelle Version jeder Datei; frühere Versionen kommen nicht ins Archiv. Einträge aus Registern wie Vorgängen, RFIs, Bautagebuch, Besprechungen oder Kalkulation sind keine Dateien und stehen nicht im ZIP. Fidrel ist kein Langzeitarchiv mit Aufbewahrungsfristen; wie lange und wo Sie das Archiv aufbewahren, entscheiden Sie selbst. Das Exportcenter erzeugt eine Kopie, es verschiebt nichts: Das Projekt bleibt danach unverändert in Fidrel.
Die Testphase gilt für Ihr erstes eigenes Projekt und beginnt mit dessen Erstellung. Keine Kreditkarte erforderlich. Wählen Sie danach Kartenzahlung oder Rechnung, um fortzufahren.
Das Projektsystem der Zukunft verbindet Menschen, Unterlagen und Entscheidungen. Lernen Sie die Idee hinter Fidrel kennen.
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Auf der Baustelle zählt schneller Zugriff. Fidrel zeigt DWG-Zeichnungen im mobilen Browser, eingebettet in die Dokumentstruktur des Projekts.
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Wenn alle den nächsten Schritt sehen, kommt das Projekt leichter voran. Fidrel verbindet Aktivitäten, Termine und gemeldeten Fortschritt in einer gemeinsamen Gantt-Ansicht.
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Noch Fragen? Wir helfen gerne.
Sprechen Sie mit unsÖffnen Sie unter Verwaltung das Exportcenter, wählen Sie alles oder einzelne Ordner, legen Sie das CSV-Verzeichnis bei und exportieren Sie als ZIP. Bewahren Sie die Datei dann dort auf, wo Ihr Unternehmen Projektakten verwahrt.
Ja. Jede Datei liegt im ZIP unter dem Pfad ihrer Ordner im Projekt. Gleichnamige Dateien werden auseinandergehalten, und Dateien ohne Ordner stehen unter „Ohne Ordner“.
Nein, nur die aktuelle Version jeder Datei. Frühere Versionen eines Dokuments laden Sie bei Bedarf einzeln im Reiter Versionen herunter.
Eine Zeile je Datei mit Ordner, Dateiname, Titel, Nummer, Revision, Status und Größe in Byte. So sehen Sie auch Jahre später, welcher Index im Archiv steckt, ohne die Dateien zu öffnen.
In Chrome und Edge bis zu 3,5 GB und 20.000 Dateien, weil sie direkt auf die Festplatte schreiben. Andere Browser schaffen bis zu 100 MB; größere Projekte exportieren Sie in mehreren Paketen.
Alle, die Zugriff auf die Dokumente haben, aber jeweils nur, was sie lesen dürfen. Ein vollständiges Archiv erstellt deshalb sinnvollerweise ein Projektadministrator.
