Leitfaden Übergabe
Wenn ein Gebäude in Betrieb geht, braucht der Betreiber Bestandspläne, die Revisionsunterlagen der technischen Anlagen, Protokolle und Einweisungen, vollständig und auffindbar. Dieser Leitfaden zeigt, was eine Übergabe üblicherweise enthält, wie Sie jedem Punkt eine liefernde Firma und eine Frist geben und wie Fidrel die Checkliste im Bereich Bewirtschaftung führt, bis jeder Punkt freigegeben ist oder entfällt.
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Bestandspläne kommen vom Architekten und vom Tragwerksplaner, Revisionsunterlagen von jedem Gewerk der technischen Gebäudeausrüstung, Protokolle von Fachfirmen und Prüfern. Ohne gemeinsame Liste kann bei der Inbetriebnahme niemand sicher sagen, was eingereicht ist und was noch fehlt.
Pläne und Anleitungen kommen per E-Mail oder bleiben in den Arbeitsordnern des Projekts. Wird Jahre später eine Lüftungsanlage gewartet oder ein Aufzug modernisiert, sucht der Betreiber das Inbetriebnahmeprotokoll vergeblich.
Was bei der Abnahme als Mangel oder Vorbehalt festgehalten wurde, gerät leicht aus dem Blick, sobald die Bauleitung die Baustelle verlassen hat. Das Abnahmeprotokoll gehört deshalb selbst auf die Liste der Übergabe.
Welche Unterlagen übergeben werden, regelt Ihr Bauvertrag; eine Vorlage ist nur der Anfang der Liste. Die deutsche Vorlage in Fidrel legt sechzehn Punkte an. Unter Bestandsunterlagen stehen die Bestandspläne Architektur und Tragwerk, die Bestandspläne und Schemata der technischen Anlagen sowie die Flucht- und Rettungspläne. Unter Betrieb und Wartung folgen die Revisionsunterlagen der Abwasser-, Wasser- und Gasanlagen, der Wärmeversorgungsanlagen, der raumlufttechnischen und der elektrischen Anlagen sowie Pflegeanleitungen für Dach, Fassade und Innenausbau. Dazu kommen die Inbetriebnahme-, Mess- und Einstellprotokolle, die Bescheinigungen der Prüfungen vor Inbetriebnahme, die Aufstellung der Gewährleistungsfristen je Gewerk, die Gewährleistungsbürgschaften, die Einweisungsprotokolle für das Betriebspersonal, Schlüssel und Schließplan sowie die Abnahmeprotokolle mit Mängeln und Vorbehalten.
Betrieb
Jeder Punkt hat eine Bezeichnung, einen Abschnitt, die liefernde Firma oder Person, eine Frist und Notizen und lässt sich mit einem Dokument des Projekts verknüpfen. Der Status lautet „Fehlt“, „Eingereicht“, „Freigegeben“ oder „Entfällt“; wer einen Punkt freigibt, wird mit Namen und Datum festgehalten. Ist die Frist verstrichen, zeigt der Punkt, wie viele Tage er überfällig ist, bis er freigegeben ist oder entfällt. Über der Liste zählt Fidrel, wie viele Punkte freigegeben, eingereicht und noch offen sind, ohne die entfallenen, und jeder Abschnitt zeigt, wie viele seiner Punkte erledigt sind. Die Übersicht der Bewirtschaftung wiederholt den Stand und nennt, wie viele Punkte auf Prüfung warten.
Schritt 1
Ein Projektadministrator legt mit „Ordner anlegen“ die Ordnerstruktur an, wie Betreiber sie kennen: von Abnahme und Übergabe über Bestandspläne und technische Anlagen bis zu Gewährleistung und Betrieb.
Schritt 2
Wählen Sie im Reiter Übergabe „Aus Vorlage anlegen“, um die sechzehn Punkte der deutschen Vorlage einzufügen. Ergänzen Sie, was Ihr Vertrag zusätzlich verlangt, und tragen Sie zu jedem Punkt die liefernde Firma und eine Frist ein.
Schritt 3
Laden Sie jedes Dokument direkt vom Punkt aus in seinen Ordner hoch oder kopieren Sie den gültigen Index aus den Ordnern des Projekts. Liegt die Unterlage vor, setzen Sie den Punkt auf „Eingereicht“.
Schritt 4
Prüfen Sie, was eingegangen ist, und setzen Sie den Punkt auf „Freigegeben“ oder, wenn er nicht zutrifft, auf „Entfällt“. Der Stand über der Liste zeigt, was bis zur vollständigen Übergabe noch fehlt.
Vieles liegt schon im Projekt: Ausführungspläne, Anleitungen und Protokolle, die während des Baus eingereicht wurden. Mit „Aus dem Projekt übernehmen“ kopiert ein Projektadministrator den gültigen Index dieser Unterlagen in die Ordner der Bewirtschaftung. Das Projekt behält seine Unterlagen, und jede Kopie zeigt, wenn das Projekt einen neueren Index hat, sodass ein nachgereichter Bestandsplan nicht untergeht. Soll alles auf einmal an den Bauherrn, einen Käufer oder einen neuen Verwalter gehen, lädt das Exportcenter die Ordner als eine ZIP-Datei herunter, mit erhaltener Ordnerstruktur und auf Wunsch mit einem Verzeichnis der Dateien als CSV.
Die Ordnerstruktur für den Gebäudebetrieb reicht von 01 Objekt und Organisation über 03 Abnahme und Übergabe, 04 Bestandspläne und 06 Technische Anlagen KG 400 bis 13 Außenanlagen und Dienste. Legt ein Projektadministrator die Ordner an, bevor Sie die Vorlage übernehmen, zeigt jeder Punkt auf seinen Ordner: die Revisionsunterlagen der Lüftung auf KG 430 Raumlufttechnische Anlagen, die Einweisungsprotokolle auf Inbetriebnahme- und Einweisungsprotokolle. Wer die Checkliste bearbeiten darf, lädt das Dokument direkt vom Punkt aus in diesen Ordner hoch. Ordner lassen sich später umbenennen, verschieben und löschen.
Der Bereich Bewirtschaftung bleibt nach der Übergabe in Gebrauch, mit Anlagenregister, Verträgen und Gewährleistung, wiederkehrenden Prüfungen und Störungsmeldungen. Unter „Fristen nach der Abnahme“ tragen Sie den Tag der Abnahme ein, und Fidrel berechnet daraus die Gewährleistungsfristen und erinnert vor ihrem Ende. Diese Fristen sind übliche Ausgangswerte, die Sie mit Ihrem Vertrag abgleichen.
Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt; welche Unterlagen übergeben werden, legen Ihr Bauvertrag und der Bauherr fest. Fidrel stellt keine Dokumentation zusammen: Es entsteht kein gebundenes Objekthandbuch als PDF mit Deckblatt und Inhaltsverzeichnis, und die Checkliste hat keine eigene Druck- oder Exportansicht. Fidrel prüft den Inhalt der Unterlagen nicht; das tun Sie, bevor Sie einen Punkt freigeben. Eine Freigabe hält Namen und Datum fest; sie ist keine Unterschrift. Punkte der Checkliste lösen keine Erinnerungen aus; ein überfälliger Punkt wird in der Liste markiert. Ausführende Firmen setzen den Status ihrer Punkte nicht selbst, es sei denn, Sie geben ihnen das Recht, die Bewirtschaftung zu verwalten.
Die Testphase gilt für Ihr erstes eigenes Projekt und beginnt mit dessen Erstellung. Keine Kreditkarte erforderlich. Wählen Sie danach Kartenzahlung oder Rechnung, um fortzufahren.
Das Projektsystem der Zukunft verbindet Menschen, Unterlagen und Entscheidungen. Lernen Sie die Idee hinter Fidrel kennen.
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Auf der Baustelle zählt schneller Zugriff. Fidrel zeigt DWG-Zeichnungen im mobilen Browser, eingebettet in die Dokumentstruktur des Projekts.
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Wenn alle den nächsten Schritt sehen, kommt das Projekt leichter voran. Fidrel verbindet Aktivitäten, Termine und gemeldeten Fortschritt in einer gemeinsamen Gantt-Ansicht.
Mehr erfahrenDas regelt Ihr Vertrag. Übliche Listen umfassen Bestandspläne, die Revisionsunterlagen der technischen Anlagen, Inbetriebnahme- und Prüfprotokolle, Einweisungsprotokolle, Schlüssel und Schließplan sowie die Aufstellung der Gewährleistungsfristen. Damit beginnt auch die deutsche Vorlage in Fidrel.
Revisionsunterlagen beschreiben eine technische Anlage so, wie sie tatsächlich gebaut wurde: mit Bestandsplänen und Schemata, Datenblättern, Bedienungs- und Wartungsanleitungen sowie Protokollen. Der Betreiber braucht sie für Wartung, Prüfungen und spätere Umbauten.
Nicht von selbst. Die Vorlage folgt der üblichen Übergabepraxis in Deutschland. Ergänzen Sie die Punkte, die Ihr Vertrag oder der Bauherr verlangt, und setzen Sie alles, was nicht zutrifft, auf „Entfällt“.
Nur, wenn Sie ihnen das Recht geben, die Bewirtschaftung zu verwalten. Den Status setzen Projektadministratoren und Mitglieder mit diesem Recht; Firmen laden ihre Unterlagen in die Ordner hoch, auf die sie Zugriff haben.
Nein, die Punkte der Checkliste lösen keine Benachrichtigungen aus. Die Liste markiert Punkte mit überschrittener Frist, und die Übersicht zeigt, wie viele Punkte fehlen und wie viele auf Prüfung warten.
Ja. Das Exportcenter lädt die Ordner der Bewirtschaftung als eine ZIP-Datei mit erhaltener Ordnerstruktur herunter, auf Wunsch mit einem Verzeichnis der Dateien als CSV. Zu einem einzigen PDF werden die Unterlagen nicht zusammengeführt.
