Eingangsrechnungen
Eine E-Rechnung bringt ihre Angaben als strukturierte Daten mit. Fidrel liest XRechnung, ZUGFeRD und andere Rechnungen im UBL- oder CII-Format direkt aus der Datei, ohne Texterkennung, und führt sie durch dieselben drei Schritte wie jede Eingangsrechnung im Projekt: prüfen, der Kalkulation zuordnen, freigeben. So sehen Bauherr, Projektsteuerer und kaufmännische Projektleitung jederzeit, welche Kosten anerkannt sind und welche Rechnungen noch auf Prüfung oder Freigabe warten.
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Eine XRechnung kommt sauber strukturiert an, doch sie sagt nicht, zu welchem Gewerk oder zu welcher Position der Kalkulation ihre Kosten gehören. Diese Zuordnung trifft weiterhin jemand im Projekt, und bis dahin taucht die Rechnung in keiner Kostenübersicht auf.
Häufig liegt die Rechnung in einem Postfach, die Kalkulation beim Projektsteuerer und die Freigabe in einer E-Mail-Kette. Wer Monate später wissen will, wer welche Rechnung wann anerkannt hat, sucht an drei Stellen.
Ein Nachunternehmer schickt dieselbe Rechnung zweimal, oder die Positionen ergeben nicht den Betrag unter dem Strich. Ohne Kontrolle vor der Freigabe fällt so etwas oft erst auf, wenn das Geld schon überwiesen ist.
XRechnung gibt es in zwei Syntaxen, UBL und CII, und Fidrel liest beide. Ein ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF trägt die Rechnung als XML-Anhang in sich; Fidrel liest diesen Anhang statt des gedruckten Seitenbildes. Liegt die Rechnung als Datei im PEPPOL-Umschlag vor, liest Fidrel sie ebenso, dazu FatturaPA aus Italien und Facturae aus Spanien. Weil die Werte aus den Daten stammen, kennzeichnet Fidrel sie als exakt. Bei einem PDF ohne Datenanhang liest Fidrel den Text der Seite, bei Fotos und Scans arbeitet eine Texterkennung, und deren Werte sind eigens markiert, damit Sie sie besonders sorgfältig prüfen. Jede Datei darf bis zu 25 MB groß sein.
Eingangsrechnungen
Im ersten Schritt vergleichen Sie die übernommenen Angaben mit der Rechnung. Fidrel zeigt, ob Netto plus Umsatzsteuer den Bruttobetrag ergibt und ob die Rechnungspositionen zu den Beträgen passen. Die Steuerart – reguläre Umsatzsteuer, Steuerschuldumkehr oder steuerbefreit – kommt aus der Datei. Gibt es die Rechnungsnummer beim Lieferanten schon, geht es erst weiter, wenn Sie kurz begründen, warum kein Duplikat vorliegt. Eine IBAN auf der Rechnung wird an ihrer Prüfziffer kontrolliert. Lautet die Rechnung auf eine fremde Währung, schlägt Fidrel den Referenzkurs der EZB zum Rechnungsdatum vor und bewahrt die Originalbeträge auf.
Schritt 1
Ziehen Sie die XML-Datei einer XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF in die Eingangsrechnungen des Projekts. Fidrel übernimmt Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, Beträge, Steuer und Rechnungspositionen aus den Daten.
Schritt 2
Fidrel rechnet nach, ob Netto und Umsatzsteuer den Bruttobetrag ergeben und ob die Positionen aufgehen, und meldet eine Rechnungsnummer, die beim selben Lieferanten schon vorliegt. Dann bestätigen Sie die Angaben.
Schritt 3
Verbinden Sie die Rechnung als Ganzes mit einer Kalkulationsposition oder ordnen Sie jede Rechnungsposition für sich zu. Fidrel schlägt passende Positionen vor und zeigt, wie viel Budget dort noch übrig ist.
Schritt 4
Sobald der gesamte Betrag zugeordnet ist, geben Sie die Rechnung frei oder reichen sie bei der freigebenden Person ein. Nach der Zahlung tragen Sie Datum und Betrag nach.
Die Zuordnung verbindet die Rechnung mit der Kalkulation: als Ganzes mit einer Position, Position für Position oder aufgeteilt auf mehrere Positionen. Die Vorschläge stützen sich auf ähnliche Bezeichnungen, gleiche Kostencodes, dieselbe Bestellung oder denselben Vertrag und auf frühere Rechnungen des Lieferanten; gespeichert wird nur, was Sie wählen. Erst wenn der volle Betrag zugeordnet ist, kann die Rechnung freigegeben oder zur Freigabe eingereicht werden. Freigegebene Angaben sind gesperrt, eine Korrektur läuft über eine Gutschrift. Eine abgelehnte Rechnung zählt nicht zu den Kosten des Projekts.
Welche Finanzrechte eine Person im Projekt hat, legt ein Administrator für jede Person einzeln fest, vom Ansehen über Hochladen, Bearbeiten, Zuordnen und Freigeben bis zu Budget und Prognose. Zusätzlich kann ein Administrator für das Projekt das Vier-Augen-Prinzip einschalten. Dann kann, wer die Angaben einer Rechnung bestätigt hat, dieselbe Rechnung nicht selbst genehmigen; das übernimmt eine andere Person mit Genehmigungsrecht. Wer was wann bestätigt, geändert oder freigegeben hat, steht mit Name und Zeitpunkt im Verlauf der Rechnung.
Fidrel empfängt keine E-Rechnungen per E-Mail oder über ein Rechnungsnetzwerk; Sie laden die Datei im Projekt hoch. Fidrel erstellt und versendet keine E-Rechnungen an Ihre Auftraggeber; eine Abschlags- oder Schlussrechnung legen Sie im Vertrag zwischen zwei Projektparteien nur als Antrag an, über den die Auftraggeberseite in Fidrel entscheidet, ohne Rechnungsdatei. Nichts wird an DATEV oder an eine Finanzbuchhaltung übergeben; die Rechnungsliste lässt sich als XLSX oder CSV exportieren. Fidrel macht keine Aussage darüber, welche Pflichten oder Fristen für Ihr Unternehmen gelten, und ersetzt keine steuerliche Beratung.
Die Testphase gilt für Ihr erstes eigenes Projekt und beginnt mit dessen Erstellung. Keine Kreditkarte erforderlich. Wählen Sie danach Kartenzahlung oder Rechnung, um fortzufahren.
Das Projektsystem der Zukunft verbindet Menschen, Unterlagen und Entscheidungen. Lernen Sie die Idee hinter Fidrel kennen.
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Auf der Baustelle zählt schneller Zugriff. Fidrel zeigt DWG-Zeichnungen im mobilen Browser, eingebettet in die Dokumentstruktur des Projekts.
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Wenn alle den nächsten Schritt sehen, kommt das Projekt leichter voran. Fidrel verbindet Aktivitäten, Termine und gemeldeten Fortschritt in einer gemeinsamen Gantt-Ansicht.
Mehr erfahrenJa. Fidrel liest XRechnung in der UBL- und in der CII-Syntax sowie das XML, das in einem ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF steckt. Die Werte kommen exakt aus der Datei, ohne Texterkennung.
Nein. Sie ziehen die Datei in die Eingangsrechnungen des Projekts oder wählen sie dort aus. Die Rechnung wartet dann im Schritt „Zu prüfen“, bis jemand die Angaben bestätigt.
Eine Person, der ein Administrator im Projekt das Recht dazu gegeben hat. Ist das Vier-Augen-Prinzip eingeschaltet, muss das jemand anderes sein als die Person, die die Angaben bestätigt hat.
Nein. Fidrel erfasst Zahlungen, die bereits erfolgt sind, und führt keine Überweisung aus. Teilzahlungen lassen sich einzeln eintragen; auf Bezahlt steht die Rechnung, sobald der volle Betrag erfasst ist.
Vor der Freigabe korrigieren Sie die Angaben oder lehnen die Rechnung ab; abgelehnt zählt sie nicht zu den Kosten. Nach der Freigabe sind die Angaben gesperrt, und korrigiert wird über eine Gutschrift.
Fidrel braucht dann einen Wechselkurs und schlägt den Referenzkurs der EZB zum Rechnungsdatum vor, den Sie ändern können. Gerechnet wird in der Währung des Budgets, die Originalbeträge der Rechnung bleiben gespeichert.
