Jedes Projekt berichtet anders
Ein Projektleiter schickt eine Excel-Tabelle, der nächste eine PDF, der dritte ruft an. Bevor die Geschäftsführung vergleichen kann, überträgt jemand alles in eine gemeinsame Liste.
Organisation · Finanzen
Mehrere Bauvorhaben im Überblick: die Kosten aller Projekte auf einer Seite
Ein Bauträger mit sechs laufenden Vorhaben, ein Wohnungsunternehmen mit Modernisierungen in drei Quartieren: Wer mehrere Bauvorhaben steuert, will nicht jedes Projekt einzeln öffnen, um zu wissen, wo es klemmt. Die Seite „Finanzen“ der Organisation in Fidrel listet alle Projekte mit aktuellem Budget, Prognose der Endkosten und Abweichung auf, fasst sie je Währung zusammen und stellt die Projekte nach vorn, die über Budget liegen oder beobachtet werden sollten.
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Warum der Überblick über mehrere Vorhaben Arbeit macht
Vorhaben ohne Budget verzerren die Summe
Ein Projekt, dessen Kalkulation noch nicht freigegeben ist, sieht in einer Summenzeile aus wie eine große Einsparung oder Überschreitung. Wer es nicht herausrechnet, liest eine falsche Gesamtabweichung.
Zwei Währungen in einer Spalte
Wer in Deutschland und in der Schweiz baut, hat Budgets in Euro und Franken. Eine einfache Summe über beide ist ohne Kurs und Stichtag wertlos.
Was die Seite Finanzen zeigt
Oben steht je Währung eine Zusammenfassung: aktuelles Budget, Prognose der Endkosten und Abweichung, dazu Beauftragt, Abgerechnet, Bezahlt, offene Nachträge und überfällige Rechnungen. Ein Balken zeigt, welchen Anteil des Budgets die Prognose ausmacht und wie viel davon schon abgerechnet ist. Darunter fasst der Bereich „Handlungsbedarf“ zusammen, wie viele Projekte über Budget liegen, wie viele zu beobachten sind und wie viele noch kein freigegebenes Budget haben. Die Liste der Projekte zeigt je Vorhaben Projektnummer, aktuelle Phase, Prognose zum Budget, Abweichung, Kosten und offene Punkte, mit Links zu Kostenverfolgung, Kalkulation und Rechnungen.
Kennzahlen & Berichte
Wann ein Projekt als „Zu beobachten“ gilt
Fidrel ordnet jedes Projekt einem von vier Zuständen zu. Über Budget ist es, wenn die Prognose das aktuelle Budget übersteigt. Zu beobachten ist es, wenn Nachträge auf eine Entscheidung warten, Rechnungen überfällig sind oder die Prognose mehr als 98 Prozent des Budgets erreicht. Ohne freigegebenes Budget steht es, solange die Kalkulation noch nicht als Budget freigegeben ist; solche Projekte bleiben aus Budget, Prognose und Abweichung der Zusammenfassung heraus, ihre Kosten zählen aber mit. Alle übrigen liegen im Budget. Sortiert nach „Handlungsbedarf zuerst“ stehen die Projekte über Budget oben, danach die zu beobachtenden.
So nutzen Sie den Überblick über Ihre Bauvorhaben
Schritt 1
Organisation wählen
Öffnen Sie in der Organisation die Seite „Finanzen“. Gehören Sie mehreren Organisationen an, wählen Sie die Organisation, deren Projekte Sie sehen wollen.
Schritt 2
Projekte filtern und sortieren
Suchen Sie nach Name oder Projektnummer, filtern Sie nach Status und sortieren Sie nach Handlungsbedarf, Name, größtem Budget oder größter Abweichung.
Schritt 3
Die Ursache im Projekt prüfen
Springen Sie aus der Zeile eines Projekts direkt in seine Kostenverfolgung, Kalkulation oder Rechnungen und klären Sie dort, welche Position die Abweichung verursacht.
Schritt 4
Fehlende Projekte freischalten lassen
Fehlen Projekte, nennt die Seite ihre Zahl. Ein Projektadministrator gibt Ihnen im jeweiligen Projekt Zugriff auf die Kosten, danach erscheinen sie in der Liste.
Wer welche Projekte sieht
Jedes Mitglied der Organisation kann die Seite öffnen, sieht aber nur die Projekte, deren Kosten es einsehen darf. Die übrigen werden nicht angezeigt, sondern gezählt, damit niemand eine unvollständige Liste für vollständig hält. Die Zahlen werden beim Öffnen aus dem berechnet, was in den Projekten erfasst ist; niemand trägt sie für den Überblick zusammen. Alle Beträge sind netto, und Projekte in verschiedenen Währungen werden getrennt summiert, nie zusammen. Damit eignet sich die Seite für die Runde der Geschäftsführung genauso wie für einen Bauherrn mit mehreren Vorhaben, solange alle Projekte in einer Organisation liegen.
Grenzen des Überblicks
Die Seite Finanzen vergleicht nur Geld; Termine, Fortschritt oder Verzug der Bauvorhaben zeigt sie nicht. Beträge in verschiedenen Währungen rechnet Fidrel nicht um; jede Währung hat ihre eigene Summe. Die Übersicht lässt sich nicht exportieren; exportieren lässt sich die Kostenverfolgung jedes einzelnen Projekts. Projekte verschiedener Organisationen fasst die Seite nicht zusammen.
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Ja, auf der Seite Finanzen Ihrer Organisation. Sie zeigt je Projekt Budget, Prognose und Abweichung und fasst die Projekte je Währung zusammen.
Weil Sie keinen Zugriff auf seine Kosten haben. Die Seite zählt solche Projekte und weist darauf hin; ein Projektadministrator kann Ihnen den Zugriff geben.
Ihre Kosten ja, ihr Budget nicht. Projekte ohne freigegebenes Budget bleiben aus Budget, Prognose und Abweichung der Zusammenfassung heraus und stehen unter „Ohne freigegebenes Budget“.
Sie werden getrennt zusammengefasst, mit einer eigenen Zusammenfassung je Währung. Fidrel addiert nie über Währungen hinweg und rechnet nicht um.
Nein. Sie nennt die aktuelle Phase eines Projekts, aber keine Termine und keinen Fortschritt. Dafür öffnen Sie das Projekt und seinen Terminplan.
Sie werden beim Öffnen der Seite aus den Projekten berechnet. Eine Rechnung, die eben geprüft wurde, zählt beim nächsten Öffnen bereits mit.