Die Forderung kommt ohne Grundlage
Eine Summe im Anschreiben, aber keine Mengen, keine Preisherleitung und kein Bezug zum Vertrag. Bevor überhaupt geprüft werden kann, muss nachgefordert werden, und die Zeit läuft.
Nachträge · Auftraggeberseite
Nachtragsmanagement für Bauherren: Nachträge prüfen und freigeben
Ein Nachtrag ist für den Auftragnehmer eine Forderung und für den Bauherrn eine Entscheidung. Wer auf Auftraggeberseite prüft, braucht deshalb keine weitere Tabelle, sondern eine klare Grundlage: Was wurde geändert, was kostet es, was bedeutet es für den Termin, und was geschieht mit dem Budget, wenn er zustimmt? Fidrel führt jeden Nachtrag mit geschätzten, angebotenen und genehmigten Kosten und mit der Terminauswirkung in Tagen. Genehmigen oder ablehnen können nur Projektadministratoren, und ins aktuelle Budget fließt der Betrag erst nach einer zweiten Entscheidung unter Projektfinanzen.
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Wo die Nachtragsprüfung beim Bauherrn ins Stocken gerät
Die Folgen für das Budget bleiben unklar
Die Projektleitung sieht den einzelnen Nachtrag, aber nicht, was mit dem Budget der betroffenen Position geschieht, wenn alle offenen Nachträge durchgehen.
Zusagen auf der Baustelle
Ein Ja in der Baubesprechung, und die Leistung läuft. Wochen später liegt der Nachtrag auf dem Tisch, und niemand kann belegen, wer was wann zugesagt hat.
Mehrere Prüfer, kein gemeinsamer Stand
Projektsteuerer, Fachplaner und Bauherr prüfen parallel in E-Mails. Wer die aktuelle Fassung hat und wie weit die Prüfung ist, weiß am Ende keiner genau.
Was der Bauherr bei einem Nachtrag prüft
Bewährt hat sich eine feste Reihenfolge: erst dem Grunde nach, dann der Höhe nach, zuletzt die Zeit. Dem Grunde nach heißt: Liegt eine Leistung vor, die der Vertrag nicht schon abdeckt, und wer hat sie veranlasst? Der Höhe nach heißt: Sind Mengen und Preise nachvollziehbar hergeleitet? Bei der Zeit geht es darum, ob die behaupteten Tage zum tatsächlichen Ablauf passen. Jede dieser Fragen braucht Unterlagen: Vertrag, Plan, Besprechungsnotiz, Angebot. Wie ein Anspruch rechtlich zu bewerten ist, richtet sich nach Ihrem Vertrag; im Streitfall gehört diese Frage zu einem Baurechtsanwalt und nicht in eine Software.
Nachträge & Abweichungen
Was ein Nachtrag in Fidrel enthält
Ein Nachtrag hat eine fortlaufende Nummer im Projekt wie NT-004, einen Titel, einen Typ, also geänderte, zusätzliche oder entfallene Leistung, das Unternehmen, die verantwortliche Person und eine Frist. Unter Hintergrund & Referenzen stehen Auftraggeber, Auftragnehmer, Fachdisziplin, Ursache, Vertrag / Unterlage und Zeichnung / Markierung. Unter Finanzen folgen Geschätzte, Angebotene, Genehmigte und Berechnete Kosten, ein Abzugsbetrag, die Währung und die zeitliche Auswirkung in Tagen. Angebote, Pläne und Schriftverkehr hängen als Dateien am Eintrag, Dokumente, Rechnungen und Budgetpositionen werden verknüpft. Der Verlauf zeigt jede Änderung Feld für Feld.
So prüfen und entscheiden Sie einen Nachtrag in Fidrel
Schritt 1
Nachtrag anlegen oder übernehmen
Legen Sie mit „Neuer Nachtrag“ einen Eintrag an oder erstellen Sie ihn aus einer RFI, einem Vorgang, einer Abweichung oder einer Kalkulationsposition. Titel, Ort und verantwortliche Person werden dabei übernommen.
Schritt 2
Unterlagen nachfordern
Fehlt etwas, setzen Sie den Status auf „Ergänzung erforderlich“ und tragen eine Frist ein. Mit den nachgereichten Unterlagen geht der Nachtrag wieder auf „Gesendet“ oder direkt „In Prüfung“.
Schritt 3
Budgetposition verknüpfen
Verknüpfen Sie den Nachtrag mit der betroffenen Budgetposition. Die Kostenverfolgung führt ihn dann als erwartete oder eingereichte Änderung, ohne das aktuelle Budget schon zu verändern.
Schritt 4
Über den Nachtrag entscheiden
Ein Projektadministrator trägt die genehmigten Kosten ein und setzt den Status auf „Genehmigt“ oder „Abgelehnt“. Anderen Beteiligten bietet Fidrel diese beiden Status gar nicht erst zur Auswahl an.
Schritt 5
Budget anpassen
Unter Projektfinanzen, „Nachträge & Budgetänderungen“, genehmigt eine Person mit den Rechten „Budgetänderungen“ und „Rechnung genehmigen“ den Betrag. Erst danach steht er im aktuellen Budget.
Schritt 6
Ausführung nachhalten
Nach der Genehmigung führen „Ausgeführt“ und „Abgeschlossen“ den Nachtrag zu Ende. Unter „Berechnete Kosten“ steht, was der Auftragnehmer tatsächlich abgerechnet hat.
Zwei Entscheidungen: Nachtrag und Budget
Fidrel trennt zwei Fragen, die in der Praxis gern zusammenfallen. Die erste lautet: Erkennen wir diesen Nachtrag an? Das entscheidet ein Projektadministrator im Nachtrag. Die zweite lautet: Ändert sich dadurch das Budget? Das geschieht unter Projektfinanzen. Ist der Nachtrag mit einer Budgetposition verknüpft, erscheint er dort im Entwurf als „Erwartet“ und nach dem Senden als „Eingereicht“. Gezählt wird der genehmigte Betrag, sonst der angebotene, sonst der geschätzte. Eine entfallene Leistung senkt das Budget, ein Abzugsbetrag mindert die Summe einer geänderten Leistung. Ein Betrag in anderer Währung als das Budget bleibt außen vor, bis die Währung passt. Genehmigt, kommt er als Änderung zum aktuellen Budget hinzu; das ursprüngliche Budget bleibt unverändert stehen.
Wer im Projekt entscheiden darf
Nur Projektadministratoren setzen einen Nachtrag auf „Genehmigt“ oder „Abgelehnt“ und ändern die genehmigten Kosten; das prüft die Datenbank, nicht nur die Oberfläche. Führt der Bauherr das Projekt selbst in Fidrel, sind das meist seine Projektleitung und der Projektsteuerer. Liegt das Projekt beim Generalunternehmer, entscheidet dessen Administrator, solange der Bauherr dort nicht selbst diese Rolle hat. Klären Sie das deshalb zu Projektbeginn. Ändern kann einen Nachtrag sonst nur, wer ihn angelegt hat oder dafür verantwortlich ist. Wird jemand als verantwortliche Person eingetragen, erhält er eine Benachrichtigung in Fidrel.
Was Fidrel bei der Nachtragsprüfung nicht übernimmt
Fidrel prüft Nachtragspreise nicht gegen Ihre Kalkulation oder die Vertragspreise; die Bewertung bleibt bei Ihnen. Es gibt keinen GAEB-Austausch und keine Nachtragsschreiben, und die Erfassung in Fidrel ersetzt keine vertragliche Anzeige oder Entscheidung. Die Terminauswirkung ist eine eingetragene Zahl; den Bauzeitenplan verschiebt Fidrel dadurch nicht. Zu einem Nachtrag verschickt Fidrel keine E-Mail; Ihre Entscheidung teilen Sie dem Unternehmen weiterhin selbst mit.
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Häufig gestellte Fragen
Noch Fragen? Wir helfen gerne.
Sprechen Sie mit unsNachträge annehmen, Unterlagen nachfordern, dem Grunde und der Höhe nach prüfen, die Terminfolgen bewerten, entscheiden und die Entscheidung im Budget nachvollziehen. Dazu gehört ein Register, in dem jeder Nachtrag mit Stand und Betrag steht.
Nur ein Administrator des Projekts. Er setzt den Status auf Genehmigt oder Abgelehnt und trägt die genehmigten Kosten ein; andere Beteiligte können das nicht, auch nicht über Umwege.
Nein. Ein verknüpfter Nachtrag erscheint in der Kostenverfolgung als erwartete oder eingereichte Änderung. Ins aktuelle Budget fließt er erst, wenn er unter Projektfinanzen genehmigt wird.
Setzen Sie den Status auf Ergänzung erforderlich und tragen Sie eine Frist ein. Sobald die Unterlagen am Eintrag hängen, geht der Nachtrag zurück auf Gesendet oder In Prüfung.
Ja, als Terminauswirkung in Tagen am Nachtrag, und Aktivitäten des Bauzeitenplans, die auf ihn verweisen, stehen dort mit. Verschoben wird der Plan dadurch aber nicht; das tun Sie im Bauzeitenplan selbst.
Ja, wenn seine Mitarbeitenden Mitglieder des Projekts sind und ein Administrator ihnen Zugang zu diesem Bereich gegeben hat. Sonst legt der Bauherr den Nachtrag an und hängt das Angebot als Datei an.