Jeder legt eigene Ordner an
Ohne Vorgabe entstehen Ordner wie „Neu“, „Aktuell“ und „Von Planer X“. Nach drei Monaten weiß niemand mehr, wo der gültige Grundriss liegt und wo nur eine Lieferung, die noch geprüft werden muss.
Vorlage
Ordnerstruktur im Bauprojekt: eine Vorlage für Planung, Bau und Betrieb
Eine gute Ordnerstruktur steht, bevor die erste Planungslieferung eintrifft. Sie trennt eingehende Lieferungen von gültigen Plänen, hält Vertrauliches von der Projektöffentlichkeit fern und bleibt bis zur Übergabe verständlich. Diese Seite zeigt eine Ablage für deutsche Bauprojekte, so wie Fidrel sie beim Anlegen eines Projekts vorbereitet, erklärt, warum sie so aufgebaut ist, und wie Sie stattdessen Ihre eigene Struktur übernehmen.
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Woran Projektablagen scheitern
Lieferungen und gültige Pläne gemischt
Liegt eine eben eingetroffene Planungslieferung neben den freigegebenen Plänen, greift die Baustelle schnell zum falschen Stand. Eingang, Prüfung und gültiger Plansatz brauchen getrennte Orte.
Vertrauliches im Projektordner
Budget, Angebote und deren Bewertung gehören nicht in Ordner, die alle Beteiligten sehen. Wer das erst bemerkt, wenn ein Nachunternehmer die Preise seiner Mitbewerber gefunden hat, hat zu spät daran gedacht.
Die Ordnervorlage für den Projektteil
Die deutsche Vorlage legt im Teil Projekt 110 Ordner an. Am Anfang stehen Projektgrundlagen und Bauherrenanforderungen, Entwurfsplanung, Behörden und Genehmigungen sowie Vergabeunterlagen, in der Reihenfolge, in der ein Projekt beginnt. Es folgen Fragen und Antworten, Verträge, Begehungen und Abnahmen mit Vorbegehung, Abnahme und Mängelbeseitigungsprüfung, Leistungsbeschreibungen, Bilder und CAD-Dateien nach Gewerken. Eingehende Lieferungen haben einen eigenen Ordner Planungslieferung mit Prüfunterlagen, Dokumenten, Technischer Beschreibung, Dokumentenverzeichnis, Zeichnungen und Modellen. Dazu kommen Finanzen und Budget, Verzeichnisse, Qualität, Umwelt und Arbeitsschutz, Vermerke und Untersuchungen, Protokolle für Bauherrensitzung, Baubesprechung, Planungsbesprechung, Beratersitzung und Koordination, der Plansatz unter Zeichnungen nach Gewerken, Terminplan, Ausführungsplanung, Bestandsunterlagen, Abnahme und Betriebsunterlagen sowie Archiv und Aufbewahrung.
Dokumente, Zeichnungen & Modelle
Warum die Ablage so aufgebaut ist
Die Vorlage folgt einem einfachen Gedanken: Was hereinkommt, was gilt und was übergeben wird, liegt an verschiedenen Orten. Eine Planungslieferung gehört zunächst zu den Prüfunterlagen; erst der gültige Stand kommt unter Zeichnungen in den Ordner seines Gewerks, von Architektur und Tragwerk bis zu Lüftung, Sprinkler und Koordination. Ausführungsplanung und Bestandsunterlagen haben eigene Ordner, sodass am Ende niemand Bestand und Ausführung verwechselt. Für deutsche Projekte empfiehlt Fidrel im selben Schritt, Planung, Genehmigung, Vergabe, Ausführung und Übergabe zu trennen, die Dokumentbenennung mit dem Auftraggeber abzustimmen und Betriebsunterlagen gesondert zu führen.
So richten Sie die Ordnerstruktur in Fidrel ein
Schritt 1
Beim Anlegen des Projekts wählen
Beim Anlegen eines Projekts bereitet Fidrel die Ordner für die drei Teile Projekt, Betrieb und Vergabe von selbst vor. Mit „Ordner anpassen“ sehen Sie je Teil die Zahl der vorbereiteten Ordner und die Ordnervorschau und entfernen den Haken bei einem Teil, den Sie ohne Vorlage beginnen wollen.
Schritt 2
Eigene Struktur übernehmen
Hat Ihr Büro eine eigene Ablage, wählen Sie beim Anlegen, die bestehende Ordnerstruktur nach dem Erstellen als ZIP oder CSV zu importieren. Im Importcenter übernehmen Sie dann einen ganzen Ordner oder eine ZIP-Datei, oder Sie legen mit einer CSV nur die Ordner an.
Schritt 3
Fehlende Ordner später ergänzen
In den Projekteinstellungen ergänzt „Ordner hinzufügen“ unter Fertige Ordnervorlagen alle Ordner der Vorlage, die noch fehlen. Bestehende Dateien und Berechtigungen bleiben dabei unverändert, und neue vertrauliche Ordner sieht zunächst nur die Administration.
Betrieb und Vergabe
Der Teil Betrieb beginnt mit 22 Ordnern, darunter Anlagenregister, Betrieb und Wartung, Service und Störungsmeldungen, Verträge, Lieferanten, Zeichnungen, Modelle, Bestandsunterlagen sowie Abnahme und Betriebsunterlagen. Die Vergabe hat 14 Ordner, von Projektgrundlagen und Bauherrenanforderungen über Vergabeunterlagen, Anforderungen und Auswahlkriterien, Fragen und Antworten und Angebote bis zu Bewertung, Entscheidung und Verträgen. Alle drei Teile gehören zu jedem Projekt, und ihre vorbereiteten Ordner lassen sich jederzeit später hinzufügen.
Vertrauliche Ordner von Anfang an
Einige Ordner sieht standardmäßig nur, wer das Projekt administriert: Finanzen und Budget in allen drei Teilen sowie Angebote und Bewertung in der Vergabe. Die Ordnervorschau kennzeichnet sie mit einem Schild-Symbol. Wer später Zugriff braucht, erhält ihn gezielt für den einzelnen Ordner, statt dass Preise und Bewertungen versehentlich für alle sichtbar sind.
Die eigene Ablage übernehmen
Hat Ihr Büro eine eingeführte Struktur, übernimmt das Importcenter sie: Ziehen Sie einen Ordner oder eine ZIP-Datei hinein, und Ordner, Pläne und Dokumente landen am selben Ort wie in der Quelle. Gleichnamige Ordner werden zusammengeführt, und nichts Vorhandenes wird überschrieben. Eine CSV mit einem Pfad pro Zeile, etwa 01 Pläne/A Architektur, legt nur die Ordner an. Ein Import fasst bis zu 5.000 Dateien und 5 GB, und Sie sehen alles durch, bevor etwas gespeichert wird.
Was die Vorlage nicht leistet
Die Vorlage ist eine anpassbare Ausgangsstruktur; Fidrel bescheinigt nicht, dass sie einer Vorschrift oder Norm entspricht. Fidrel sortiert Dateien nicht von selbst in den passenden Ordner: Beim Hochladen wählen Sie den Ordner, beim Import gilt die Struktur der Quelle. Dateien liegen in Ordnern ohne Unterordner; ein Ordner mit Unterordnern nimmt selbst keine Dateien auf. Was Ihr Vertrag oder Ihr Auftraggeber an Ablage verlangt, ergänzen Sie selbst.
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Ja. Wer Ordner verwalten darf, legt neue an, benennt sie um oder verschiebt sie in den Papierkorb. Gelöschte Dateien und Ordner lassen sich 30 Tage lang wiederherstellen.
Standardmäßig nur die Administratoren des Projekts. Dasselbe gilt in der Vergabe für Angebote und Bewertung; weitere Personen erhalten Zugriff, wenn ein Administrator ihn für den Ordner einräumt.
Ja. Lassen Sie beim Anlegen die vorbereiteten Ordner weg und übernehmen Sie Ihre Struktur über das Importcenter als Ordner, als ZIP-Datei oder als CSV mit einem Pfad pro Zeile.
Ja. In den Projekteinstellungen ergänzt „Ordner hinzufügen“ die fehlenden Ordner der Vorlage. Vorhandene Ordner, Dateien und Berechtigungen bleiben unverändert, neue vertrauliche Ordner sieht zunächst nur die Administration.
Fidrel beansprucht das nicht. Die Vorlage ist eine anpassbare Ausgangsstruktur, die für deutsche Projekte vorbereitet ist; was Ihr Vertrag oder Ihr Auftraggeber vorgibt, ergänzen Sie selbst.