Jeder Bericht ist eine eigene Datei
Kosten kommen vom Controlling, Termine vom Bauleiter, Risiken aus einer dritten Liste. Wer die Lage eines Projekts sehen will, legt sie selbst nebeneinander.
Für Geschäftsführer und Bereichsleiter
Projektberichte für Geschäftsführer
Eine Geschäftsführerin will pro Projekt wissen, wie die Kosten zum Budget stehen, wie weit der Termin ist, welche Risiken offen sind und was auf eine Entscheidung wartet, ohne sich durch alle Seiten zu klicken. Diese Seite zeigt, was Fidrel dafür wirklich liefert, in welcher Reihenfolge man es liest und wo die Zahlen enden.
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Warum der Überblick über Projekte so viel Zeit kostet
Alle Projekte sehen gleich gut aus
In einer Übersicht ohne einheitliche Regel entscheidet jeder Projektleiter, wann ein Projekt „kritisch“ ist. Zwei Projekte lassen sich nur vergleichen, wenn man nachfragt, wie sie bewertet wurden.
Die Zahl ist alt, wenn sie ankommt
Der Monatsbericht zeigt den Stand von vor drei Wochen. Was seitdem als Nachtrag eingegangen oder als Rechnung überfällig geworden ist, steht nicht darin.
Die Regel hinter Über Budget und Zu beobachten
Die Markierungen folgen einer festen Regel, die für jedes Projekt gleich ist. Ohne freigegebenes Budget steht „Kein freigegebenes Budget“. Liegt die Prognose über dem aktuellen Budget, ist das Projekt „Über Budget“. Ist sie das nicht, aber es gibt offene Nachträge, überfällige Rechnungen oder eine Prognose über 98 Prozent des Budgets, steht „Beobachten“. Sonst gilt „Im Budget“. Die Reihenfolge ist wichtig: Ein Projekt, das schon über Budget liegt, wird nicht zusätzlich beobachtet. So lassen sich zwei Projekte vergleichen, ohne nachzufragen, was jemand unter „kritisch“ versteht.
Kennzahlen & Berichte
Was in den Summen steckt und was nicht
Projekte in verschiedenen Währungen werden getrennt summiert, nie zusammen. Projekte ohne freigegebenes Budget gehen nicht in Budget, Prognose und Abweichung ein. Ein Projekt, dessen Kosten Sie nicht einsehen dürfen, erscheint nicht in der Liste; ein Hinweis nennt die Zahl und sagt, dass ein Projektadministrator Ihnen den Zugriff auf die Kosten geben kann. Alle Beträge sind netto, zuzüglich Mehrwertsteuer. Die Zahlen werden beim Öffnen der Seite aus dem berechnet, was zu diesem Zeitpunkt im Projekt erfasst ist; sie sind so vollständig wie die Pflege dahinter.
Die Lage der Projekte lesen, von der Übersicht zum Projekt
Schritt 1
Die Seite „Finanzen“ öffnen
Wählen Sie die Organisation und lesen Sie die „Zusammenfassung je Währung“: Aktuelles Budget, Prognose Endkosten, Abweichung, Beauftragt, Abgerechnet, Bezahlt, Offene Nachträge und Überfällige Rechnungen. Ein Balken vergleicht die Prognose und das Abgerechnete mit dem Budget.
Schritt 2
Zuerst den Handlungsbedarf lesen
Die Zeile „Handlungsbedarf“ zählt die Projekte „Über Budget“, „Zu beobachten“ und „Ohne freigegebenes Budget“. In der Projektliste sortieren Sie nach „Handlungsbedarf zuerst“, „Größtes Budget“ oder „Größte Abweichung“, filtern nach Status und suchen nach Name oder Projektnummer.
Schritt 3
In das Projekt hineingehen
Von jeder Zeile öffnen Sie die „Kostenverfolgung“, die „Kalkulation“ oder die „Rechnungen“ des Projekts. Die Liste sagt Ihnen, wohin Sie sehen sollen; die Ursache finden Sie auf den Seiten des Projekts selbst.
Schritt 4
Den Termin lesen
Unter dem Terminplan stehen die Projektkennzahlen: Start, Ende, „Verbleibende Tage“, „Vergleich mit Basisplan“ mit der Abweichung in Tagen sowie verspätete und blockierte Aktivitäten. Ein Ring vergleicht den Ist-Fortschritt mit dem Plan von heute, und die Linie zeigt „Vor Plan“, „Im Plan“ oder „Hinter Plan“.
Schritt 5
Risiken und Entscheidungen dazulegen
Die Risikomatrix des Projekts zählt die offenen Risiken je Feld von „Gering“ bis „Kritisch“. Die Projektübersicht zeigt, welcher Teil der Laufzeit verstrichen ist, dazu Dokumente, offene Vorgänge und laufende Aktivitäten. Wer Zahlen weiterreichen will, exportiert Terminplan, Kalkulation, Kostenverfolgung und Rechnungsliste nach Excel oder CSV.
Was Fidrel hier nicht tut
Die Finanzen-Seite zeigt Kosten; Termine sehen Sie je Projekt im Terminplan, und es gibt keine Seite, die die Termine aller Projekte nebeneinander zusammenfasst. Eigene Kennzahlen legen Sie nicht an, die Kennzahlen sind vorgegeben. Die Seite ist eine Ansicht und kein Bericht für Bank oder Fördergeber, und aus ihr entsteht keine Zahlungsfreigabe. Fidrel schreibt auch keinen fertig formulierten Monatsbericht; Sie stellen ihn aus den Seiten und Exporten zusammen.
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Häufig gestellte Fragen
Noch Fragen? Wir helfen gerne.
Sprechen Sie mit unsJa, auf der Seite „Finanzen“ der Organisation, mit Budget, Prognose und Abweichung je Projekt, getrennt nach Währung. Projekte, deren Kosten Sie nicht einsehen dürfen, fehlen mit einem Hinweis.
Wenn die Prognose der Endkosten über dem aktuellen Budget liegt. „Beobachten“ gilt bei offenen Nachträgen, überfälligen Rechnungen oder einer Prognose über 98 Prozent des Budgets.
Sie werden beim Öffnen der Seite berechnet, aus dem, was zu diesem Zeitpunkt im Projekt erfasst ist. Niemand muss sie zusammenstellen, aber fehlende Eingaben fehlen auch in den Zahlen.
Nein. Termine lesen Sie im Terminplan des Projekts: verbleibende Tage, Abweichung zum Basisplan und verspätete oder blockierte Aktivitäten.
Ja. Der Terminplan lässt sich nach Excel, CSV, PNG und SVG exportieren, Kalkulation, Kostenverfolgung und Rechnungsliste nach Excel und CSV.