Eine Tabelle, die niemand öffnet
Das Register entsteht in einem Workshop mit sechzig Zeilen und liegt danach als Anhang am Monatsbericht. Zwischen den Terminen öffnet es niemand, deshalb ändert sich darin auch nichts.
Für Projektleiter
Risikoregister für Projektleiter
Ein Risikoregister hilft nur, wenn Leute es pflegen, und das tun sie, wenn es kurz bleibt: was ist das Risiko, wie wahrscheinlich, wie schlimm, wer kümmert sich. Diese Seite folgt dem Projektleiter durch das Register in Fidrel, vom ersten Eintrag über die Bewertung bis zur wöchentlichen Durchsicht, und sagt, was das Register nicht bewertet und nicht verspricht.
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Warum Risikolisten veralten
Risiken ohne Namen daneben
Ein Risiko, das allen gehört, gehört niemandem. Ohne Verantwortlichen bleibt es eine Sorge, und gehandelt wird erst, wenn aus dem Risiko eine Behinderung geworden ist.
Bewertung nach Gefühl
Zwei Personen bewerten dasselbe Risiko verschieden, weil die eine die Wahrscheinlichkeit meint und die andere den Schaden. Ohne gemeinsame Skala lässt sich eine Liste nicht ordnen.
Wie der Risikowert und die Matrix zu lesen sind
Der Risikowert reicht von 1 bis 25. Die Stufe „Gering“ gilt für 1 bis 4, „Mittel“ für 5 bis 9, „Hoch“ für 10 bis 16 und „Kritisch“ ab 17; die Farben in Liste und Matrix folgen diesen Bändern. Die Matrix zählt die offenen Risiken in jedem Feld und lässt die geschlossenen weg. Weil Fidrel den Wert selbst errechnet, lässt sich das Register ordnen, ohne dass jemand die Rechnung nachprüfen muss; die Einschätzung der Stufen bleibt Sache des Projektteams.
Risikoregister
Wer das Register ändern darf
Wer im Projekt schreiben darf, kann Risiken anlegen, ändern und löschen; wer nur Leserechte hat, liest das Register und sieht „Sie haben Leserechte.“ Das Löschen fragt nach und lässt sich nicht rückgängig machen. Eine Sperre für einzelne Risiken gibt es nicht. Die Verantwortung liegt im Feld „Risikoverantwortlicher“, nicht in den Rechten. Änderungen am Register werden im Projektverlauf festgehalten.
Das Register kurz und aktuell halten
Schritt 1
Früh und in zwei Sätzen erfassen
Wählen Sie „Neues Risiko“, geben Sie dem Risiko einen Titel und eine Beschreibung und wählen Sie die Kategorie. Zur Auswahl stehen unter anderem Arbeitsschutz, Termine, Kosten, Qualität, Umwelt, Planung, Vertrag und Baustelle & Logistik. Jedes Risiko erhält eine Nummer, etwa R-003, damit Sie es in einer Besprechung beim Namen nennen.
Schritt 2
Wahrscheinlichkeit und Auswirkung bewerten
Wählen Sie bei „Eintrittswahrscheinlichkeit“ eine Stufe von „Sehr unwahrscheinlich“ bis „Sehr wahrscheinlich“ und bei „Auswirkung“ von „Unerheblich“ bis „Sehr groß“. Der Risikowert ist das Produkt beider Stufen von 1 bis 25: Ein Risiko mit 4 und 5 hat den Wert 20 und die Stufe „Kritisch“.
Schritt 3
Verantwortlichen und Maßnahme festlegen
Wählen Sie den „Risikoverantwortlichen“ aus den Teilnehmern des Projekts, beschreiben Sie die „Maßnahme“, also ob das Risiko vermieden, vermindert, übertragen oder akzeptiert wird, und tragen Sie „Maßnahme fällig bis“ ein. Der Verantwortliche wird in Fidrel benachrichtigt, und die Benachrichtigung öffnet das Risiko.
Schritt 4
Das Register durchsehen
Das Register zeigt den höchsten Risikowert oben und die geschlossenen Risiken am Ende. Suchen Sie nach Risiko, Verantwortlichem oder Maßnahme, filtern Sie nach Status und Kategorie und lesen Sie daneben die Risikomatrix, um zu sehen, wo die offenen Risiken liegen.
Schritt 5
Den Stand nachführen und schließen
Setzen Sie den Status von „Erfasst“ über „Bewertet“ und „Maßnahme läuft“ auf „Geschlossen“, wenn das Risiko erledigt ist. Ein geschlossenes Risiko bleibt im Register stehen, sortiert ans Ende, sodass später nachzulesen ist, was damit geschah.
Was Fidrel hier nicht tut
Das Register hat kein Feld für einen Betrag. Fidrel bewertet also kein Risiko in Euro und legt keine Reserve fest. Der Risikowert ist Wahrscheinlichkeit mal Auswirkung auf zwei Skalen von eins bis fünf. Fidrel verschickt keine Erinnerung zum Datum der Maßnahme und kennt keinen Rhythmus für die Durchsicht. Der Rhythmus ist eine Gewohnheit: Nehmen Sie die nach Risikowert geordnete Liste in die wöchentliche Besprechung mit. Welche Maßnahme sinnvoll ist, entscheidet Fidrel nicht, und es gibt weder Versicherungs- noch Rechtsberatung.
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Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung werden jeweils von eins bis fünf gewählt. Der Risikowert errechnet sich daraus und ergibt die Stufe Gering, Mittel, Hoch oder Kritisch.
Die Person erhält eine Benachrichtigung in Fidrel, die das Risiko öffnet. Offene Risiken stehen außerdem auf ihrer Startseite unter „Mir zugewiesen“.
Filtern Sie nach Status oder lesen Sie die Risikomatrix, die nur offene Risiken zählt. Geschlossene Risiken stehen am Ende der Liste und verschwinden nicht.
Nein. Ein Risiko erhält eine der vorgegebenen Kategorien. Passt keine, wählen Sie „Sonstiges“ und sagen in der Beschreibung, worum es geht.
Nein. Das Datum steht am Risiko, mehr nicht. Für die Durchsicht nutzen Sie Status, Risikowert und die Liste in Ihrer wöchentlichen Besprechung.