Entscheidung dokumentieren
Nach der Bewertung der Angebote bleibt eine Aufgabe, die gern liegen bleibt: festzuhalten, wie bewertet wurde und warum ein Bieter den Zuschlag erhält. Ein Wertungsprotokoll fasst das auf wenigen Seiten zusammen, damit sich die Entscheidung auch Monate später erklären lässt. Diese Seite beschreibt, was ein solches Protokoll enthalten sollte, und zeigt, wie Fidrel es aus der Wertungsmatrix erzeugt, zum Drucken oder Speichern als PDF, mit zwei Zeilen für Unterschrift, Namen in Druckbuchstaben und Datum, und wie die Matrix zusätzlich als Tabelle nach Excel geht.
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Rang und Punkte liegen in einer Datei, die Kriterien und Gewichte in der Anfrage. Wer das Ergebnis belegen soll, muss beides zusammensuchen und hoffen, dass die Tabelle noch zum Stand der Kriterien passt.
Ein Angebot wird nicht gewertet, weil Nachweise fehlen. Wurde der Grund nur mündlich genannt, steht später in keiner Unterlage, warum es nicht am Vergleich teilnahm.
Die Wertung ist fertig, die Entscheidung gefallen, aber das Blatt, das die Verantwortlichen abzeichnen, gibt es nicht. Es entsteht erst, wenn jemand danach fragt, und dann aus der Erinnerung.
Das Protokoll beginnt mit dem Titel der Anfrage, ihrer Referenz und der Angebotsfrist sowie dem Datum, an dem es erstellt wurde. Es folgt die Tabelle der Zuschlagskriterien mit Art, Gewichtung und Beschreibung. Darunter stehen die Bieter in der Reihenfolge ihres Rangs, mit der Angabe, ob das Angebot wertbar war und, falls nicht, warum, mit Angebotssumme, Punkten je Kriterium und Gesamtpunkten. Den Abschluss bilden die Zuschlagsentscheidung mit dem gewählten Bieter, dem Datum und der Begründung, falls Sie eine eingetragen haben, und die Linien für die Unterschriften.
Vergabe
Die Kommentare, mit denen Sie einzelne Punkte begründet haben, erscheinen im Protokoll nicht; sie bleiben in der Matrix. Das Protokoll nennt bei der Entscheidung das Datum, aber nicht den Namen der Person, die sie in Fidrel getroffen hat; der Name steht in der Anfrage neben der Entscheidung. Einzelne Positionen eines Angebots enthält es nicht, weil Fidrel je Bieter nur die Angebotssumme führt. Das Protokoll bildet den Stand zum Zeitpunkt des Öffnens ab: Ändern Sie danach Punkte, ändert sich nur ein neu erzeugtes Protokoll, nicht das bereits gedruckte.
Schritt 1
Prüfen Sie in der „Wertungsmatrix“, dass bei allen Bietern Angebotssumme und Punkte stehen und ausgeschlossene Angebote eine Begründung haben. Erteilen Sie, wenn die Entscheidung gefallen ist, den Zuschlag mit „Zuschlag erteilen“.
Schritt 2
Wählen Sie unter der Matrix die Schaltfläche „Wertungsprotokoll“. Fidrel öffnet das Protokoll in einem neuen Reiter; hat der Browser den Reiter blockiert, lädt es die Datei stattdessen herunter.
Schritt 3
Lesen Sie die Zuschlagskriterien mit ihren Gewichtungen, die Bieter in der Reihenfolge ihres Rangs mit Angebotssumme, Punkten und Gesamtpunkten und die Zeile zur Entscheidung. Hat die Anfrage eine Referenz, steht sie am Anfang.
Schritt 4
Wählen Sie im Protokoll „Drucken oder als PDF speichern“. Der Druckdialog Ihres Browsers öffnet sich; dort wählen Sie einen Drucker oder „Als PDF speichern“. Die Schaltfläche selbst erscheint nicht auf dem Ausdruck.
Schritt 5
Die Verantwortlichen unterschreiben auf den beiden Linien mit Name in Druckbuchstaben und Datum. Legen Sie das PDF oder den Scan anschließend als Dokument im Projekt ab, denn Fidrel speichert das Protokoll nicht selbst.
Schritt 6
Mit „Nach Excel exportieren“ laden Sie dieselbe Matrix als CSV-Datei, die sich direkt in Excel öffnen lässt, für Anlagen oder eigene Auswertungen.
Am Ende des Protokolls stehen zwei Linien mit der Zeile „Unterschrift, Name in Druckbuchstaben und Datum“. Sie sind für den Ausdruck gedacht: Die Beteiligten unterschreiben auf Papier, und das Blatt wird gescannt oder im Original abgelegt. Eine Unterschrift in Fidrel gibt es nicht, und das PDF aus dem Druckdialog trägt keine digitale Signatur. Wer die Unterschriften elektronisch einholen will, nutzt dafür ein eigenes Werkzeug und legt das Ergebnis im Projekt ab.
Die Schaltfläche „Nach Excel exportieren“ erzeugt eine CSV-Datei, die Excel unmittelbar öffnet. In deutschen Einstellungen trennt sie die Spalten mit einem Semikolon und schreibt Zahlen mit Komma. Sie enthält Rang, Bieter, Wertbarkeit, Angebotssumme, die Punkte je Kriterium und die Gesamtpunkte, gerechnet mit derselben Berechnung wie die Anzeige. Werte, die wie eine Formel beginnen, werden als Text geschrieben, damit ein Bietername nicht als Formel läuft. Die Datei eignet sich für eigene Auswertungen; als Nachweis dient das Protokoll.
Fidrel speichert das Protokoll nicht und archiviert keine Ausdrucke; Sie legen das PDF selbst im Projekt ab. Fidrel nimmt keine Unterschrift auf und kennt keine Freigabe des Protokolls durch mehrere Personen. Das Protokoll folgt keinem amtlichen Muster und erfüllt keine Form, die ein öffentlicher Auftraggeber verlangt; es ist eine Zusammenfassung der Wertung in Fidrel. Eine Mitteilung an die Bieter erzeugt Fidrel nicht. Ob Ihr Vorhaben ein bestimmtes Protokoll verlangt, klären Sie mit Ihrem Auftraggeber.
Die Testphase gilt für Ihr erstes eigenes Projekt und beginnt mit dessen Erstellung. Keine Kreditkarte erforderlich. Wählen Sie danach Kartenzahlung oder Rechnung, um fortzufahren.
Das Projektsystem der Zukunft verbindet Menschen, Unterlagen und Entscheidungen. Lernen Sie die Idee hinter Fidrel kennen.
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Auf der Baustelle zählt schneller Zugriff. Fidrel zeigt DWG-Zeichnungen im mobilen Browser, eingebettet in die Dokumentstruktur des Projekts.
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Wenn alle den nächsten Schritt sehen, kommt das Projekt leichter voran. Fidrel verbindet Aktivitäten, Termine und gemeldeten Fortschritt in einer gemeinsamen Gantt-Ansicht.
Mehr erfahrenÖffnen Sie in der Angebotswertung unter der Matrix „Wertungsprotokoll“. Das Protokoll öffnet sich in einem neuen Reiter, und mit „Drucken oder als PDF speichern“ geben Sie es aus.
Nein. Es gibt zwei Linien für „Unterschrift, Name in Druckbuchstaben und Datum“ auf dem Ausdruck. Unterschrieben wird auf Papier.
Nein. Es wird bei jedem Öffnen neu aus der Wertung erzeugt. Speichern Sie es als PDF und legen Sie es selbst als Dokument im Projekt ab, wenn Sie es aufbewahren wollen.
Bei „Wertbar“ steht „Nein“ mit der Begründung, die Sie beim Ausschluss eingetragen haben. Das Angebot erscheint ohne Rang in der Liste der Bieter.
Als CSV-Datei, die sich direkt in Excel öffnen lässt. In deutschen Einstellungen trennt ein Semikolon die Spalten, und die Zahlen haben ein Komma.
Ja. Ist noch kein Zuschlag erteilt, steht dort „Nicht entschieden“. Die Matrix mit Rang und Punkten ist dann bereits vollständig.
