Pesi decisi dopo aver visto i prezzi
Se i criteri e i loro pesi si fissano quando le offerte sono già aperte, è facile piegarli verso l’impresa che si preferisce. Mesi dopo, nessuno sa più spiegare perché la scelta sia caduta proprio su quella.
Valutazione delle offerte
Valutazione delle offerte con criteri ponderati, fino al verbale
Quando un committente o un’impresa generale chiede offerte a tre o quattro imprese, il prezzo più basso raramente basta da solo: contano anche l’organizzazione del cantiere, la qualità tecnica e i tempi. In Fidrel le offerte si valutano con criteri ponderati fissati prima della scadenza: il prezzo si confronta con l’offerta ammessa più bassa, la qualità si giudica da 0 a 5, e l’aggiudicazione resta registrata con la data e il nome di chi ha deciso, pronta per il verbale di valutazione.
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Perché una scelta fra offerte diventa difficile da difendere
Un foglio Excel per ogni valutatore
Il project manager, il tecnico e l’ufficio acquisti danno i loro voti in fogli separati, con formule diverse. Mettere insieme i punteggi porta via tempo, e un errore di formula cambia la classifica senza che nessuno se ne accorga.
Una decisione presa in riunione
La scelta matura in una riunione e viene comunicata a voce. Quando la proprietà o un socio chiede chi ha deciso, con quali motivazioni e su quali importi, non esiste un documento che lo dica.
Come si calcola il punteggio
Ogni criterio è di tipo Prezzo o Qualità e ha un peso in percentuale; un solo criterio può riguardare il prezzo, e i pesi devono sommare 100. Il prezzo è valutato rispetto all’offerta ammessa più bassa: quell’offerta prende tutto il peso del criterio, le altre una parte pari all’importo più basso diviso per il proprio. La qualità si assegna da 0 a 5, anche a mezzi punti, e vale il peso moltiplicato per il voto e diviso per 5. I punti si arrotondano a due decimali e la loro somma dà il punteggio totale. La configurazione standard parte da Prezzo, Qualità tecnica e Tempi di esecuzione con pesi 60, 25 e 15, che puoi cambiare come vuoi.
Gara
Ammesse, escluse e classifica
Ogni offerta ha una spunta Ammessa. Escludere un’offerta chiede un motivo, che resta salvato nella valutazione, e un’offerta esclusa non entra in classifica né può essere aggiudicata. In classifica vanno solo le offerte ammesse con un valore per ogni criterio; a parità di punteggio due offerte condividono la stessa posizione, e quelle a cui manca ancora un voto compaiono come Incompleta. Ogni punteggio può avere il suo commento, così la motivazione resta accanto al numero e non in un appunto.
Valutare le offerte in Fidrel, passo per passo
Passo 1
Prepara i criteri prima della scadenza
Nella scheda Valutazione delle offerte premi Usa la configurazione standard per partire da Prezzo, Qualità tecnica e Tempi di esecuzione, oppure scrivi i tuoi criteri. I pesi devono sommare 100, e con le offerte sigillate i criteri si preparano già prima della scadenza.
Passo 2
Inserisci importi e punteggi
Dopo la scadenza, nella Tabella di valutazione scrivi l’importo di ogni offerta e un punteggio da 0 a 5 per ogni criterio di qualità, con un commento che motiva il voto. Tutto si salva da solo, e punteggio totale e posizione si aggiornano.
Passo 3
Aggiudica e stampa il verbale
Scegli l’offerta da aggiudicare fra quelle ammesse e presentate: la decisione viene salvata con la data e il tuo nome. Poi stampa il Verbale di valutazione o salvalo in PDF, e scarica la tabella da aprire in Excel.
Offerte sigillate fino alla scadenza
Le offerte sono sigillate per impostazione predefinita: nessuno può aprirne una prima della scadenza, nemmeno gli amministratori del progetto, e contenuto e numero delle offerte presentate si vedono solo dopo. Allo scadere del termine si aprono da sole, e il termine si può soltanto prorogare, mai anticipare. Ogni impresa invitata riceve una propria cartella e non vede le altre; ai quesiti rispondi pubblicando la risposta per tutti senza dire chi li ha posti, oppure solo a chi ha chiesto. Così i criteri preparati prima dell’apertura restano separati dalla lettura dei prezzi.
Il verbale di valutazione
Dalla valutazione si stampa il Verbale di valutazione, oppure lo si salva in PDF: riporta i criteri, le offerte in ordine di classifica con ammissione, motivi di esclusione, importi e punti, l’aggiudicazione con la sua data e la motivazione, e due righe per le firme con nome in stampatello e data. La tabella si scarica anche come file CSV da aprire in Excel. Se scegli un’offerta che non è prima in classifica, Fidrel lo segnala e ti invita a motivare la decisione. L’aggiudicazione si può revocare: la valutazione resta salvata e si decide di nuovo, mentre finché un’aggiudicazione è in piedi i criteri restano bloccati.
Che cosa la valutazione non fa
Fidrel confronta le offerte nel progetto del committente e non segue alcuna procedura di legge sugli appalti. Nulla viene pubblicato su piattaforme di bandi: la richiesta la vedono solo le imprese che inviti. Ogni offerente deve creare un account Fidrel dall’invito per vedere la documentazione e presentare l’offerta. Fidrel non invia comunicazioni di aggiudicazione o di esclusione agli offerenti: scrivi tu alle imprese. Ogni offerta porta un solo importo, inserito da te: le offerte non si confrontano voce per voce su un computo prezzato. Chi valuta condivide un solo punteggio per offerente e criterio; Fidrel non tiene punteggi separati per ogni valutatore. Fidrel non verifica i requisiti delle imprese e non gestisce accordi quadro.
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L’offerta ammessa più bassa prende tutto il peso del criterio prezzo; ogni altra riceve il peso moltiplicato per l’importo più basso e diviso per il proprio importo, arrotondato a due decimali.
Sì, lavorano nella stessa tabella, ma per ogni offerente e criterio il punteggio è uno solo, condiviso da tutti. Fidrel non tiene voti separati per ogni persona e non calcola medie.
Finché non hai aggiudicato, sì; se togli un criterio o lo trasformi in prezzo, i suoi punteggi vengono eliminati al salvataggio, e Fidrel te lo chiede prima. Dopo l’aggiudicazione i criteri restano bloccati finché non la revochi.
Sì. L’invito vale fino alla scadenza e chi lo riceve crea un account: vede solo quella richiesta, scarica la documentazione e carica l’offerta in una cartella che vedete soltanto lui e il committente.
No: è pensata per le offerte che un committente privato o un’impresa raccolgono da sé. Fidrel confronta le offerte nel progetto del committente e non segue alcuna procedura di legge sugli appalti.
No. Fidrel non invia comunicazioni di aggiudicazione o di esclusione agli offerenti: scrivi tu alle imprese, magari allegando il verbale se lo ritieni opportuno.