Arkusz, który nikt nie aktualizuje
Lista przeglądów w Excelu ma daty sprzed dwóch lat, bo po przeglądzie nikt nie przesunął następnego terminu. Za rok zarządca nie wie, czy dana pozycja jest aktualna, czy po prostu nie wpisano jej wykonania.
Eksploatacja budynku
Harmonogram przeglądów okresowych budynku: termin, osoba i historia
Przegląd roczny, pięcioletni, ppoż., kominowy, dźwigu, ogrzewania: przy jednym budynku to kilkanaście pozycji, każda z własną częstotliwością i własnym wykonawcą. Ta strona pokazuje, jak w Fidrel zbudować z szablonu jedną listę przeglądów, zapisywać każde wykonanie i widzieć następny termin. Częstotliwości w szablonie są wartościami wyjściowymi i obowiązuje ta, którą ustalił dla Twojego budynku inspektor albo organ.
30 dni bezpłatnie · Bez zobowiązań.
Gdzie harmonogram przeglądów zawodzi
Protokoły w jednym miejscu, terminy w innym
Protokół z przeglądu leży w teczce albo na dysku, a data następnego przeglądu w głowie kogoś, kto odszedł. Przy kontroli trzeba składać historię z kilku źródeł.
Nikt nie jest podpisany pod przeglądem
Wiadomo, że przegląd ppoż. trzeba zrobić, ale nie wiadomo, kto go zamawia. Bez przypisanej osoby termin mija, a pytanie „kto miał to załatwić” zostaje bez odpowiedzi.
Co jest w szablonie przeglądów
Szablon polskiego rynku zawiera między innymi kontrolę okresową roczną, pięcioletnią i dwa razy w roku, czyszczenie przewodów kominowych, przegląd urządzeń ppoż. i gaśnic, próbną ewakuację, badanie dźwigu, kontrolę systemu ogrzewania i klimatyzacji oraz test oświetlenia awaryjnego. Przy każdej pozycji jest etykieta, skąd pochodzi wartość wyjściowa, na przykład „Przyjęta praktyka” albo „Zależnie od obiektu”, oraz podpowiedź, kto zwykle ten przegląd wykonuje. Nie robimy z tego jednej strony na każdy rodzaj przeglądu: to jedna lista, którą dopasowujesz do budynku.
Utrzymanie
Kto dostaje powiadomienie i kiedy
Codziennie rano Fidrel sprawdza przeglądy, których następny termin przypada w ciągu 30 dni, i raz na datę wysyła powiadomienie w Fidrel osobie odpowiedzialnej albo, gdy jej nie ma, osobie, która przegląd dodała. Gdy termin minie, a wykonania nie zapisano, ta sama osoba dostaje jeszcze jedno powiadomienie, że przegląd jest po terminie. Osoba musi mieć dostęp do tej branży, inaczej powiadomienie do niej nie trafia. Przeglądy, których następny termin się przesuwa, dostają przypomnienie od nowa. Powiadomienie jest tylko w Fidrel, więc nie zastępuje własnego kalendarza.
Harmonogram przeglądów w Fidrel krok po kroku
Krok 1
Dodaj przeglądy z szablonu
Na karcie „Przeglądy” kliknij „Dodaj z szablonu”. W oknie „Przeglądy obowiązkowe i typowe” zaznacz pozycje, które dotyczą Twojego budynku, i w razie potrzeby zmień liczbę miesięcy. Przycisk „Dodaj” zapisuje je z częstotliwością i wykonawcą z szablonu.
Krok 2
Dopasuj częstotliwość do budynku
Pozycje bez wartości wyjściowej, jak czyszczenie przewodów kominowych albo badanie dźwigu, zostają niezaznaczone, dopóki nie wpiszesz miesięcy. Częstotliwość mieści się w zakresie od 1 do 240 miesięcy, więc ustaw ją według zaleceń inspektora i dokumentów obiektu.
Krok 3
Wskaż osobę odpowiedzialną
Przy każdym przeglądzie ustaw „Odpowiedzialny” z osób projektu, a w polu „Wykonawca” wpisz firmę albo jednostkę kontrolującą. Bez osoby odpowiedzialnej powiadomienie trafi do osoby, która dodała przegląd.
Krok 4
Zapisz wykonanie
Po przeglądzie kliknij „Zapisz wykonanie”, podaj „Data wykonania”, wybierz „Wynik”: „Pozytywny”, „Z uwagami” lub „Negatywny”, i dołącz protokół oraz inne dokumenty. W polu „Uwagi” wpisz każdą uwagę z protokołu w osobnym wierszu. Następny termin liczy się od daty wykonania plus częstotliwość.
Krok 5
Czytaj listę po terminach
Lista jest posortowana według najbliższego terminu, a przy każdej pozycji stoi „Następny” z datą i znacznikiem terminu. Rozwiń „Historia”, a zobaczysz wszystkie zapisane wykonania danego przeglądu z wynikiem, osobą wykonującą i uwagami. Przyciski „Excel” i „PDF” pobierają dziennik przeglądów z każdym wykonaniem.
Co zapisujesz po przeglądzie
Wykonanie ma datę, wynik, osobę wykonującą, uwagi i do dziesięciu dokumentów, na przykład protokół przesłany do folderu przeglądów danego rodzaju. Dzięki temu historia zostaje przy pozycji, a nie w mailach. Wynik „Negatywny” albo „Z uwagami” sam niczego nie uruchamia: z wyniku nie powstaje samo żadne zgłoszenie. Każda wpisana uwaga pozostaje otwarta, dopóki nie zostanie usunięta. Przycisk „Utwórz zgłoszenie” zamienia ją w zgłoszenie usterki z tym samym urządzeniem i branżą, oznaczone „Z przeglądu” i nazwą przeglądu, a gdy zgłoszenie zostanie wykonane albo zamknięte, uwaga sama dostaje datę usunięcia. Uwagę, która nie wymaga żadnej pracy, zamyka „Oznacz jako usuniętą”.
Przeglądy według branż
Przegląd może należeć do branży, na przykład wentylacji, elektryki albo ochrony przeciwpożarowej, a branże dodajesz sam, każdą z osobą odpowiedzialną. Szablon przypisuje przegląd do branży, jeśli projekt ją ma. Ma to znaczenie przy powiadomieniach: dostaje je tylko ten, kto ma dostęp do branży przeglądu, więc elektryk nie dostaje terminów wentylacji. Strona główna pokazuje stan w każdej branży, dzięki czemu widać, gdzie zaległości się kumulują.
Czego Fidrel nie robi w harmonogramie przeglądów
Fidrel nie wykonuje przeglądów ani nie ocenia stanu technicznego budynku, tylko zapisuje terminy, osoby i protokoły. Szablon nie rozstrzyga, które przeglądy dotyczą Twojego budynku ani jak często: to ustala inspektor albo właściwy organ, a Fidrel pokazuje wartości wyjściowe do sprawdzenia. Fidrel nie wysyła e-maili o terminach przeglądów, a okno szablonu ostrzega, że częstotliwości są typowymi wartościami wyjściowymi. Strona nie jest poradą prawną, a harmonogram w Fidrel nie zastępuje decyzji prawnika ani zalecenia inspektora.
Powiązane rozwiązania
Jeden projekt. Jeden abonament. Cała platforma w cenie.
Okres próbny dotyczy pierwszego własnego projektu i zaczyna się po jego utworzeniu. Karta nie jest wymagana. Następnie wybierz płatność kartą lub fakturę, aby kontynuować.
- 30 dni bezpłatnie
- Nieograniczona liczba uczestników
- Bez minimalnego okresu
Perspektywy
Zobacz wszystkie
Koordynacja projektu staje się prostsza
System projektowy przyszłości łączy ludzi, dokumentację i decyzje. Poznaj ideę Fidrel.
Czytaj więcej
Rysunek pod ręką. Otwórz DWG na telefonie.
Na budowie liczy się szybki dostęp do informacji. Fidrel wyświetla rysunki DWG w przeglądarce telefonu, w strukturze dokumentów projektu.
Czytaj więcej
Czytelniejszy harmonogram. Od pierwszego zadania do ostatniego kamienia milowego.
Gdy każdy widzi następny krok, łatwiej prowadzić projekt. Fidrel łączy zadania, daty i raportowany postęp we wspólnym widoku Gantta.
Czytaj więcej
Nie. Okno szablonu mówi, że częstotliwości są typowymi wartościami wyjściowymi, a obowiązuje ta, którą dla budynku ustalił organ albo jednostka kontrolująca. Dlatego przy każdej pozycji możesz zmienić liczbę miesięcy.
Z daty ostatniego wykonania i częstotliwości w miesiącach. Gdy zapiszesz wykonanie, następny termin przesuwa się, a gdy pole następnego terminu zostawisz puste przy dodawaniu, Fidrel wyliczy je z ostatniego przeglądu.
Nie. Powiadomienie o zbliżającym się terminie pojawia się w Fidrel, na 30 dni przed datą, a drugie, gdy termin minie bez zapisanego wykonania. Dostaje je osoba odpowiedzialna albo ta, która dodała przegląd.
W folderze eksploatacyjnym danego rodzaju przeglądu, do którego prowadzi link przy pozycji. Przy zapisie wykonania możesz też wskazać do dziesięciu dokumentów z projektu, żeby protokół był przy historii.
Tak. „Nowy przegląd” pozwala wpisać nazwę, rodzaj, częstotliwość w miesiącach, osobę odpowiedzialną i wykonawcę. Szablon to tylko ułatwienie na start, a nie zamknięta lista.
Nie. Fidrel zapisuje datę, wynik i dokument, które wpisuje osoba wykonująca albo odpowiedzialna. Ocena przeglądu należy do inspektora, a nie do oprogramowania.