Suma zasłania pozycję
Projekt może mieścić się w budżecie, choć jedna branża przekracza go o dużą kwotę, a inna jest daleko poniżej planu. Łączna liczba nie mówi, z kim masz rozmawiać.
Dla kierownika projektu
Kontrola kosztów dla kierowników projektu
Kierownik projektu nie potrzebuje każdej faktury. W poniedziałek potrzebuje odpowiedzi, która pozycja wychodzi z budżetu i dlaczego. Ta strona przechodzi przez zwykły tydzień: skąd biorą się liczby, kto je dostarcza, co zamienia pozycję w ostrzeżenie i co robisz potem sam.
30 dni bezpłatnie · Bez zobowiązań.
Dlaczego raport kosztów trudno uznać za wiarygodny
Liczba bez źródła
Kwoty, której nie da się otworzyć, nie obronisz na radzie budowy. Z sumy musisz dojść do faktury, która za nią stoi.
Prognoza bez właściciela
Gdy nikt nie odpowiada za koszt pozostały do poniesienia na pozycji, prognoza kosztu końcowego jest tym, co ktoś wpisał ostatnio, albo nie ma jej wcale.
Skąd biorą się liczby i kto je dostarcza
Budżet pierwotny to zatwierdzony kosztorys główny i pozostaje zablokowany. „Zamówione” pochodzi z umów i zamówień, a każda umowa liczy się raz. „Zafakturowane” to sprawdzone faktury zakupowe, które nie zostały odrzucone, a koszty rzeczywiste to ich zatwierdzona część. Jeśli nikt nie wpisał prognozy pozostałego kosztu, Fidrel bierze najwyższą z trzech wartości: budżetu bieżącego, zamówionych i zafakturowanych, i oznacza ją jako „Prognoza wstępna”. Faktury wgrywają, sprawdzają i zatwierdzają inne osoby; zgodnie z zasadą czterech oczu nie zatwierdza ich ten, kto zweryfikował dane.
Kontrola kosztów
Co zamienia pozycję w ostrzeżenie
Ostrzeżenia finansowe mają progi dla sześciu sytuacji: „Prognoza przekracza budżet”, „Wysokie wykorzystanie budżetu”, „Zamówienia przekraczają budżet”, „Prognoza wzrosła”, „Koszty wyprzedzają produkcję” i „Faktura nie w pełni przypisana”. Pozycje budżetu można powiązać z zadaniami harmonogramu, żeby wykorzystanie budżetu porównać z postępem robót. Progi ustawia osoba z uprawnieniem do budżetu, a ty dostajesz ostrzeżenie w Fidrel, z przejściem do pozycji.
Tydzień w czterech krokach
Krok 1
Otwórz Kontrolę kosztów i czytaj od góry
Strona pokazuje budżet, zafakturowane i prognozę dla każdej pozycji kosztorysu. U góry stoi wykres „Od budżetu pierwotnego do prognozy” z robotami dodatkowymi, rewizjami i innymi zmianami oraz „Krzywa kosztów”. „Odchylenie od budżetu” to prognoza minus budżet bieżący, a kwota dodatnia oznacza przekroczenie.
Krok 2
Sprawdź, co czeka u innych
Blok „Do obsługi” liczy faktury do sprawdzenia, do przypisania, do zatwierdzenia i po terminie. To rzadko twoje zadania, ale twoje liczby od nich zależą: kwoty bez pozycji stoją jako „Nieprzypisane” i mimo to wchodzą do prognozy projektu.
Krok 3
Przejdź pozycja po pozycji
Zawęź listę do pozycji ponad budżet. Każdy wiersz pokazuje budżet bieżący, zamówione, zafakturowane, wykorzystaną część, prognozę kosztu końcowego i odchylenie. Kliknięcie kwoty otwiera pozycje, które się na nią składają, a stamtąd dojdziesz do przypisanych faktur i do wszystkich korekt.
Krok 4
Uzupełnij prognozę i zdecyduj
Gdy reszta kosztu się zmieniła, osoba z uprawnieniem do prognozy wpisuje „Pozostała prognoza” dla pozycji. Potem decydujesz: rejestrujesz robotę dodatkową, która pokryje wzrost, sprawdzasz zamówione albo bierzesz liczby na naradę przez „Eksportuj XLSX” lub „Eksportuj CSV”.
Co widzisz, a czego nie
Kontrolę kosztów i faktury zakupowe widzą osoby, którym administrator nadał uprawnienia finansowe w projekcie. Nadaje je osobno: do przeglądu, przesyłania faktur, edycji, przypisywania, zatwierdzania faktur, zmian budżetu i prognozy. Bez nich widzisz zamkniętą stronę „Nie masz dostępu do finansów”, która mówi, do kogo się zwrócić. Uprawnienia finansowe działają dopiero wtedy, gdy osoba ma dostęp do kosztorysu projektu, a kto widzi tylko część projektu, finansów nie zobaczy, bo koszty dotyczą całości.
Co jest twoje, a co należy do innej roli
Twoje jest czytanie, prowadzenie prognozy i uruchomienie roboty dodatkowej. Robota dodatkowa powiązana z pozycją budżetu czeka jako zmiana przewidywana, dopóki nie zostanie zatwierdzona w zakładce Finanse projektu; dopiero wtedy kwota wchodzi do budżetu bieżącego, a do zatwierdzenia potrzeba uprawnienia do zmian budżetu. Z progami jest tak samo. Sprawdzanie i przypisywanie faktur należy do osób z uprawnieniami do przypisywania i zatwierdzania, a zatwierdzenie kosztorysu do osób z uprawnieniami do budżetu i zatwierdzania.
Czego Fidrel nie robi w kontroli kosztów
Fidrel nie wykonuje przelewów; zarejestrowana płatność tylko zapisuje, że zapłata już nastąpiła. Nie wystawia też faktur dla inwestora, bo faktura sprzedażowa zostaje w twoim systemie. Nie ma integracji z programem księgowym: liczby opuszczają go jako plik XLSX albo CSV. KSeF nie jest obsługiwany: Fidrel nie odbiera faktur z KSeF i nie czyta jego schematu XML, więc fakturę wgrywasz jako PDF albo zdjęcie, a jej dane sprawdzasz, zanim przypiszesz je do pozycji.
Powiązane rozwiązania
Jeden projekt. Jeden abonament. Cała platforma w cenie.
Okres próbny dotyczy pierwszego własnego projektu i zaczyna się po jego utworzeniu. Karta nie jest wymagana. Następnie wybierz płatność kartą lub fakturę, aby kontynuować.
- 30 dni bezpłatnie
- Nieograniczona liczba uczestników
- Bez minimalnego okresu
Perspektywy
Zobacz wszystkie
Koordynacja projektu staje się prostsza
System projektowy przyszłości łączy ludzi, dokumentację i decyzje. Poznaj ideę Fidrel.
Czytaj więcej
Rysunek pod ręką. Otwórz DWG na telefonie.
Na budowie liczy się szybki dostęp do informacji. Fidrel wyświetla rysunki DWG w przeglądarce telefonu, w strukturze dokumentów projektu.
Czytaj więcej
Czytelniejszy harmonogram. Od pierwszego zadania do ostatniego kamienia milowego.
Gdy każdy widzi następny krok, łatwiej prowadzić projekt. Fidrel łączy zadania, daty i raportowany postęp we wspólnym widoku Gantta.
Czytaj więcej
Tak. Filtr pokazuje pozycje, które przekraczają budżet, a przefiltrowane wiersze otwierają te same szczegóły co pozostałe. Tydzień zaczynasz więc od problemu, a nie od sumy.
Tak. Każda kwota w przeglądzie otwiera pozycje, które się na nią składają, a z pozycji przejdziesz do przypisanych faktur i do wszystkich korekt budżetu.
Finanse są chronione oddzielnie. Administrator nadaje uprawnienia finansowe każdej osobie osobno i wymagają one również dostępu do kosztorysu; bez nich osoba widzi zamkniętą stronę z wyjaśnieniem.
Nie. Powiązana z pozycją czeka jako zmiana przewidywana, dopóki nie zostanie zatwierdzona w zakładce Finanse projektu. Dopiero wtedy kwota trafia do budżetu bieżącego.
Osoba z uprawnieniem do budżetu. Bez własnych ustawień obowiązują wartości domyślne, które znajdziesz w Finansach, a ostrzeżenia pojawiają się w Fidrel i prowadzą do pozycji.
Tak. Widok według okresów pokazuje kwoty planowane, prognozę oraz kwoty zafakturowane i zapłacone w ujęciu miesięcznym, kwartalnym lub rocznym, a kontrolę kosztów eksportuje się do Excela i CSV.