Der Ausdruck an der Containerwand
Gebaut wird oft nach Papier. Der Polier hat den Schalplan mit Index b vor drei Wochen ausgedruckt; dass seit Dienstag Index c gilt, steht in einer E-Mail an die Bauleitung, die den Container nie erreicht hat.
Planversand · Ersetzte Indizes
Aktueller Planstand auf der Baustelle: Wer hat noch einen alten Index?
Ein neuer Index ist schnell hochgeladen. Die eigentliche Arbeit beginnt danach: Wer hat den alten noch, als Ausdruck im Baucontainer, als PDF im Postfach oder auf dem Tablet der Kolonne? Für alle Pläne, die Sie per Planversand mit persönlichem Link ausgegeben haben, beantwortet Fidrel diese Frage in der Übersicht „Wer hat welchen Index“. Sie sehen je Plan und Empfänger, ob dessen Stand noch gilt, informieren alle Betroffenen in einem Schritt und legen den Versand mit dem gültigen Index gleich mit an.
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Warum alte Planstände auf der Baustelle bleiben
Verteilt, aber nicht nachgehalten
Der Fachplaner schickt den neuen Stand an die Firmen, die ihm gerade einfallen. Ob der Elektriker im zweiten Obergeschoss ihn bekommen hat, merkt man erst, wenn die Leerrohre an der alten Stelle liegen.
Zurückziehen geht nicht
Ein verschickter Plan lässt sich beim Empfänger nicht löschen. Er kann nur ersetzt und ausdrücklich für ungültig erklärt werden, und dafür muss man wissen, wer ihn hat.
Wann ein Index als ersetzt gilt
Fidrel richtet sich nach dem aktuellen Stand des Plans im Projekt. Sobald unter derselben Plannummer eine neuere Version hochgeladen ist, erscheinen alle früher versendeten Indizes dieses Plans in der Übersicht als ersetzt, und zwar unabhängig davon, welchen Status der neue Index hat. Auch ein Arbeitsstand, den jemand nur zur internen Abstimmung ablegt, lässt den ausgegebenen Index dort als überholt erscheinen. Lösen Sie die Benachrichtigung deshalb erst aus, wenn der neue Index wirklich gelten soll; sonst erfahren Ihre Empfänger, ihr Stand sei ersetzt, obwohl der Nachfolger noch nicht freigegeben ist.
Gemeinsame Datenumgebung (CDE)
Was bei den Empfängern ankommt
Die Benachrichtigung kommt vom Absender Fidrel und nennt, wer sie ausgelöst hat und um welches Projekt es geht. Sie listet die Pläne, deren Index bei dieser Person überholt ist, und kündigt an, dass der gültige Stand in einem neuen Planversand folgt; die neue Datei selbst liegt nicht bei. Der Link öffnet den jüngsten Planversand, aus dem die Person einen ersetzten Index hat. Dort trägt der alte Index den Hinweis, durch welchen er ersetzt wurde, mit der Bitte, beim Absender nach dem gültigen zu fragen. Wer über genau diese Indizes schon informiert wurde, erhält keine zweite Nachricht; erst ein weiterer neuer Index löst wieder eine aus.
In fünf Schritten zurück auf den gültigen Index
Schritt 1
Neuen Index als Version hochladen
Laden Sie den geänderten Plan unter derselben Plannummer hoch; der Upload-Dialog bietet dafür „Neue Version von …“ an. Der neue Index wird damit sofort zum aktuellen Stand des Plans, und die Planliste kennzeichnet die früheren Indizes als ersetzt.
Schritt 2
Status setzen, bevor Sie Bescheid geben
Soll der neue Index auf die Baustelle, setzt ein Administrator oder Dokumentenverantwortlicher ihn auf Freigegeben oder Ausführungsunterlage. Nur dann darf er mit dem Zweck „Ausführungsplanung (zur Ausführung)“ hinaus; für die übrigen Zwecke genügt es, dass er nicht mehr im Arbeitsstand und nicht archiviert ist.
Schritt 3
Die Übersicht lesen
„Wer hat welchen Index“ listet je Plan jede Empfängerin und jeden Empfänger mit dem zuletzt erhaltenen Index, dem Versanddatum samt TR-Nummer und den Tagen des Öffnens und Bestätigens. Bei überholten Kopien steht „Ersetzt durch“ mit dem neuen Index, sonst „Gültig“.
Schritt 4
Alle Betroffenen benachrichtigen
„Empfänger über ersetzte Indizes informieren“ schickt jeder Person mit überholtem Stand eine einzige E-Mail, in der jeder ihrer Pläne mit altem und neuem Index steht, etwa „Index b ersetzt durch Index c“, dazu ein frischer Link zu ihrem bisherigen Planversand.
Schritt 5
Den gültigen Stand ausgeben
„Neue Versendung mit den gültigen Indizes“ öffnet einen Entwurf mit genau diesen Plänen und Empfängern. Prüfen Sie Zweck und Nachricht, geben Sie ihn aus und senden Sie die Links; ab dann zeigt die Übersicht Öffnen und Bestätigung für den neuen Index.
Ausdrucke, Downloads und Projektmitglieder
Die Übersicht kennt nur, was über persönliche Links hinausging. Projektmitglieder mit eigenem Zugang sehen in der Planliste ohnehin den gültigen Index und auf Wunsch alle früheren, als ersetzt gekennzeichnet; in „Wer hat welchen Index“ erscheinen sie nur, wenn sie zusätzlich einen Link erhalten haben. Für die Baustelle bleibt ein eigener Handgriff: Ausdrucke des alten Index einsammeln oder deutlich als ungültig kennzeichnen. Diesen Schritt nimmt Ihnen keine Software ab, aber die Übersicht sagt Ihnen, bei welchen Firmen Sie nachfragen müssen.
Was Fidrel beim Ersetzen nicht kann
Heruntergeladene, ausgedruckte oder weitergeleitete Kopien kann Fidrel weder zurückholen noch sperren. Über den alten Link lässt sich der ersetzte Index weiter herunterladen, bis der Link abläuft; er ist dort nur als ersetzt markiert. Externe Empfänger erfahren von einem neuen Index nur, wenn jemand in der Übersicht die Benachrichtigung auslöst; von selbst verschickt Fidrel sie nicht. Haben mehr als 50 Personen einen ersetzten Index, lässt sich die Benachrichtigung nicht in einem Schritt senden. Benachrichtigen und neu versenden kann nur, wer im Projekt schreiben darf; mit Leserechten sehen Sie die Übersicht ohne diese Knöpfe.
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Häufig gestellte Fragen
Noch Fragen? Wir helfen gerne.
Sprechen Sie mit unsLöschen lässt er sich beim Empfänger nicht. Sie ersetzen ihn: Der alte Link kennzeichnet den Index dann als ersetzt, die Empfänger erhalten auf Wunsch eine Nachricht, und der neue Index geht mit einem eigenen Planversand hinaus.
In „Wer hat welchen Index“ steht bei jeder überholten Kopie „Ersetzt durch“ und der neue Index. Ob jemand tatsächlich danach baut, weiß Fidrel nicht, aber Sie sehen, wer nachweislich noch den alten Stand erhalten hat.
Die Übersicht zeigt die versendeten Kopien trotzdem als ersetzt, denn maßgeblich ist die neueste Version im Projekt. Mit dem Benachrichtigen warten Sie deshalb, bis der neue Index freigegeben ist.
Nein. Jede Person erhält eine Nachricht, in der alle ihre überholten Pläne stehen. Über dieselben Indizes informiert Fidrel sie kein zweites Mal; erst ein weiterer neuer Index führt zu einer neuen Nachricht.
Ja, sobald er seinen bisherigen Link wieder öffnet: Beim ersetzten Index steht, durch welchen er ersetzt wurde. Ist der Link nach 30 Tagen abgelaufen, bittet die Seite darum, beim Absender einen neuen Planversand anzufordern.
Nein, beide ergänzen sich. Die Planliste zeigt den gültigen Stand jedes Plans im Projekt; die Übersicht zeigt, welcher Stand bei welchem externen Empfänger liegt und ob er ihn geöffnet und bestätigt hat.