Die Aufgabe steht in einer Nachricht
Wer sie bekommen hat, weiß, dass er sie hat. Der Absender weiß nicht, ob sie angekommen ist, und eine Übersicht über alles, was er verteilt hat, existiert nicht.
Für Projektleiter
Aufgaben delegieren für Projektleiter
Ein Projektleiter muss Aufgaben verteilen und im Blick behalten, ohne dass sie in E-Mails untergehen. Diese Seite beschreibt das Aufgabenboard in Fidrel aus seiner Sicht: Aufgabe anlegen und zuweisen, den Stand an Zählern und Spalten lesen und was die übrigen Teilnehmer sehen. Wichtig vorab: Delegieren dürfen nur die Administratoren des Projekts.
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Was das Delegieren per E-Mail schwer macht
Fälligkeit und Priorität stehen im Text
Was bis Freitag fertig sein soll und was warten kann, lässt sich in einem Postfach nicht sortieren. Erst wenn etwas fehlt, fällt auf, dass es fällig war.
Niemand sieht, was sich verändert hat
Eine Aufgabe wird erledigt oder kommentiert, und der Projektleiter erfährt es nur, wenn die Antwort in seinem Postfach nicht untergeht.
Wer delegieren darf und wer was sieht
Aufgaben werden von den Projektadministratoren angelegt, zugewiesen und verschoben. Wer kein Administrator ist, sieht auf dem Board nur die eigenen Aufgaben und liest dazu den Hinweis, dass Aufgaben von den Projektadministratoren zugewiesen werden. Diese Person kann bei einer ihr zugewiesenen Aufgabe den Status ändern, die Checkliste abhaken und kommentieren, mehr nicht. Ob Sie als Projektleiter delegieren können, hängt also davon ab, ob Sie Administrator des Projekts sind. Sind Sie es nicht, bitten Sie einen Administrator des Projekts, die Aufgaben für Sie zuzuweisen.
Aufgaben
Wie eine Aufgabe voranschreitet
Der Status einer Aufgabe ist „Offen“, „In Bearbeitung“ oder „Erledigt“, die Priorität „Niedrig“, „Normal“, „Hoch“ oder „Dringend“. Eine Aufgabe kann nur einer Person zugewiesen werden, die Mitglied des Projekts ist; ein Beginn nach der Fälligkeit wird abgelehnt. Kommentare und Checklistenpunkte machen aus einer Aufgabe einen kleinen Ablauf, ohne dass daraus ein eigenes Dokument werden muss. Die Person, die zugewiesen hat, erfährt es, wenn die Aufgabe erledigt ist oder einen Kommentar erhält.
Aufgaben verteilen und verfolgen
Schritt 1
Eine Aufgabe anlegen
Wählen Sie „Neue Aufgabe“ oder tippen Sie in einer Spalte unter „Aufgabe hinzufügen“ den Titel und drücken Sie Enter. Die Aufgabe hat einen Titel („Was ist zu tun?“), eine Beschreibung, Beginn, „Fällig“, eine Priorität, Etiketten und eine Checkliste.
Schritt 2
Zuweisen
Wählen Sie mit „Zuweisen“ eine Person aus dem Projekt; „Mir zuweisen“ nimmt die Aufgabe selbst an. Das Formular zeigt dann an, dass die gewählte Person sofort benachrichtigt wird. Die Karte zeigt später „Zugewiesen von“ mit Ihrem Namen und dem Datum.
Schritt 3
Das Board ordnen
Gruppieren Sie das Board nach „Spalte“, „Status“, „Verantwortlich“, „Priorität“ oder „Fälligkeit“ und ziehen Sie die Karten von Spalte zu Spalte. Eigene Spalten legen Sie mit „Spalte hinzufügen“ an. Die Liste zeigt dieselben Aufgaben als sortierbare Tabelle.
Schritt 4
Den Stand an den Zählern lesen
Die Zähler „Meine Aufgaben“, „Von mir zugewiesen“, „Überfällig“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ sind zugleich Filter. Dazu suchen Sie nach Aufgabe, Nummer oder Person und filtern nach Verantwortlichen, Prioritäten und Etiketten. Erledigte Aufgaben stehen zusammengeklappt unter „Erledigt“.
Schritt 5
Rückmeldungen auswerten
Wird eine von Ihnen zugewiesene Aufgabe erledigt oder kommentiert, benachrichtigt Fidrel Sie: „Eine von Ihnen zugewiesene Aufgabe ist erledigt“. Änderungen erscheinen bei allen, ohne dass jemand die Seite neu laden muss. Eine Aufgabe, die sich erledigt hat, löschen Sie mit „Aufgabe löschen“.
Was Fidrel hier nicht tut
Nur Projektadministratoren legen Aufgaben an und weisen sie zu; wer kein Administrator ist, kann nicht delegieren. Eine Aufgabe lässt sich nur an Mitglieder des Projekts zuweisen, nicht an Externe. Fidrel schickt zu Aufgaben keine E-Mail; die Benachrichtigungen erscheinen in Fidrel. Das Board ersetzt weder den Terminplan noch die Mängelverfolgung: Eine Aufgabe hat keine Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben.
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Die Projektadministratoren. Alle anderen sehen nur ihre eigenen Aufgaben und können den Status ändern, die Checkliste abhaken und kommentieren.
Sie erhält sofort eine Benachrichtigung in Fidrel: „Sie haben eine neue Aufgabe“. Eine E-Mail wird dazu nicht verschickt.
Über den Zähler „Von mir zugewiesen“ und den Filter „Überfällig“. Das Board lässt sich außerdem nach Verantwortlichen, Priorität oder Fälligkeit gruppieren.
Nein. Fidrel meldet, dass die Person nicht im Projekt ist und die Aufgabe nicht erhalten kann. Laden Sie sie zuerst in das Projekt ein.
Nein. Änderungen erscheinen bei allen, ohne dass jemand die Seite neu lädt, und die Felder werden von selbst gespeichert.