Jede Besprechung erzeugt eine neue Fassung
Wird die OPL als Tabelle nach jeder Besprechung kopiert und ergänzt, gibt es nach zehn Terminen zehn Fassungen. Welche gilt, entscheidet am Ende der, der sie zuletzt geöffnet hat.
Leitfaden OPL
Offene-Punkte-Liste (OPL): eine Liste über alle Besprechungen
Die Offene-Punkte-Liste, kurz OPL, ist die laufende Liste aller Punkte eines Projekts, die noch nicht erledigt sind: mit Nummer, Beschreibung, Verantwortlichem, Frist und Stand. Anders als ein Besprechungsprotokoll gehört sie keiner einzelnen Besprechung, sondern dem Projekt. Wer sie in einer Tabelle führt, schreibt sie nach jedem Termin neu. Dieser Leitfaden zeigt, wie eine OPL aufgebaut ist und wie Sie sie in Fidrel als fortlaufende Liste der Tagesordnungspunkte führen.
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Woran eine Offene-Punkte-Liste scheitert
Erledigte und offene Punkte vermischen sich
Eine Liste, in der Erledigtes stehen bleibt, wird lang. Eine, aus der Erledigtes verschwindet, verliert den Nachweis. Beides führt dazu, dass niemand mehr genau weiß, was offen ist.
Der Verantwortliche erfährt es nicht
Wer in einer Spalte der Tabelle steht, hat davon nichts gemerkt, solange ihm niemand schreibt. Der Punkt wird in der Besprechung genannt, danach vergessen und in der nächsten wieder vertagt.
Die Spalten einer OPL und ihre Felder in Fidrel
Eine OPL hat meist die Spalten laufende Nummer, Punkt, Verantwortlicher, Frist, Status und Bemerkung. In Fidrel entsprechen ihnen die Nummer mit dem Kürzel TOP, der Titel mit seiner Beschreibung, die „Verantwortliche Person“, die „Frist“, der Status und das Feld „Kommentar“ des Punktes. Das Feld „Unternehmen“ nennt die Firma, die den Punkt erledigen soll, und der „Ursprung“ zeigt, aus welcher Besprechung er stammt. An jeden Punkt lassen sich Dateien und Bilder anhängen und Dokumente, Zeichnungen, RFIs und Vorgänge verknüpfen.
Besprechungen & Entscheidungen
Die Liste ist das Projekt, nicht die Besprechung
Weil jeder Punkt ein eigener Eintrag ist, überlebt er die Besprechung, in der er entstanden ist. Die Liste der Tagesordnungspunkte zeigt sie alle, und auf der Startseite stehen die offenen Punkte jeder Person unter „Mir zugewiesen“, solange sie nicht abgeschlossen sind, zusammen mit offenen Risiken und eigenen Aufgaben. Überfällige Punkte erscheinen dort mit „Überfällig“, die anderen mit „Fällig am“ und dem Datum. Wer als verantwortlich eingetragen wird, erhält eine Benachrichtigung in Fidrel, aber nicht, wenn er den Punkt sich selbst zugewiesen hat.
So führen Sie die OPL in Fidrel
Schritt 1
Punkte aus der Besprechung anlegen
Öffnen Sie die Besprechung und wählen Sie „Neuer Tagesordnungspunkt“. Der Punkt bekommt Titel und Beschreibung, eine Nummer mit dem Kürzel TOP und als Ursprung die Besprechung, aus der er stammt.
Schritt 2
Verantwortliche Person, Frist und Status eintragen
Unter „Verantwortung & Status“ tragen Sie „Verantwortliche Person“, „Unternehmen“ und „Frist“ ein. Der Status ist „Offen“, „In Bearbeitung“ oder „Abgeschlossen“. Im Feld „Punktnummer“ können Sie die Nummer führen, die Ihre bisherige OPL hatte.
Schritt 3
In der nächsten Besprechung aufgreifen
Wählen Sie in der neuen Besprechung „Bestehenden Tagesordnungspunkt hinzufügen“ und verknüpfen Sie die Punkte, die noch offen sind. Sie behalten Nummer, Verantwortlichen, Frist und Status.
Schritt 4
Die Liste der Tagesordnungspunkte lesen
Im Reiter „Tagesordnungspunkt“ stehen alle Punkte des Projekts. Filtern Sie nach „Status“, „Unternehmen“, „Arbeitsbereich / Ort“, Autor und Datum oder suchen Sie nach dem Titel. Jede Zeile zeigt Nummer, Datum, Status, Titel, Autor, Unternehmen und Frist.
Schritt 5
Abschließen, was erledigt ist
Setzen Sie den Punkt auf „Abgeschlossen“. Er bleibt in der Liste, mit seinem Verlauf, und verschwindet bei der verantwortlichen Person von der Startseite unter „Mir zugewiesen“. So bleibt der Nachweis, und die Liste der Offenen wird nicht länger.
Wie die Liste filtert und sortiert
Die Liste der Tagesordnungspunkte ist nach dem Datum des Punktes geordnet, neueste zuerst, nicht nach der Frist. Gefiltert wird nach dem Autor des Punktes, nicht nach der verantwortlichen Person. Wer wissen will, was bei einer bestimmten Firma offen ist, gibt den Firmennamen im Filter „Unternehmen“ ein und wählt den Status „Offen“. Die Frist steht in jeder Zeile; wer sie sortieren will, liest sie dort ab. Jeder Einzelne sieht seine eigenen Punkte nach Frist sortiert unter „Mir zugewiesen“.
Was Fidrel bei der OPL nicht übernimmt
Die Liste der Tagesordnungspunkte hat keinen Export und keine Druckansicht. Fidrel erzeugt keine Offene-Punkte-Liste als Tabelle zum Versenden, und eine Vorlage zum Herunterladen gibt es nicht. Es gibt keinen Filter nach der verantwortlichen Person. Fidrel setzt von sich aus keine Erinnerung vor Ablauf einer Frist. Der Teilnehmerkreis einer Besprechung ist ein Textfeld, deshalb hängt am Punkt nur die verantwortliche Person, nicht die Gruppe.
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Eine laufende Liste aller noch nicht erledigten Punkte des Projekts mit Nummer, Beschreibung, Verantwortlichem, Frist und Stand. Sie gehört dem Projekt und wird von Besprechung zu Besprechung fortgeschrieben.
Als Liste der Tagesordnungspunkte. Jeder Punkt hat eine Nummer, eine verantwortliche Person, eine Frist und einen Status, und die Liste lässt sich nach Status, Unternehmen, Ort, Autor und Datum filtern.
Ein Punkt bleibt als eigener Eintrag bestehen, bis Sie ihn abschließen, und steht bei der verantwortlichen Person unter „Mir zugewiesen“. In einer späteren Besprechung greifen Sie ihn über „Bestehenden Tagesordnungspunkt hinzufügen“ auf.
Nein. Die Liste der Tagesordnungspunkte hat keinen Export und keine Druckansicht. Wer sie weitergeben muss, gibt den Beteiligten Zugriff auf das Projekt.
Ja, mit einer Benachrichtigung in Fidrel, sobald sie eingetragen wird. Das gilt nicht, wenn Sie sich den Punkt selbst zuweisen. Eine E-Mail verschickt Fidrel dazu nicht.
Nein, der Filter betrifft den Autor des Punktes. Jede Person sieht aber ihre eigenen offenen Punkte auf der Startseite unter „Mir zugewiesen“, nach Frist sortiert.