Aufgaben stehen in Nachrichten und im Kopf
Ein Auftrag, der am Rand einer Begehung gegeben wird, steht in keiner Liste. Wer ihn bekommen hat, weiß es, wer ihn gegeben hat, glaubt es erledigt, und erst bei der nächsten Besprechung kommt es heraus.
Leitfaden Aufgabenboard
Kanban Board Bau: Aufgaben im Projekt verteilen und verfolgen
Ein Kanban-Board zeigt Aufgaben als Karten in Spalten, die den Stand der Arbeit abbilden; wer eine Karte weiterbringt, zieht sie in die nächste Spalte. Auf dem Bau verteilt es Aufgaben, die aus Besprechungen, Begehungen und Rückfragen kommen, ohne dass sie in Nachrichten untergehen. Diese Seite zeigt, wie sich die Methode auf ein Bauprojekt übertragen lässt und wie Sie sie in Fidrel mit eigenen Spalten, Verantwortlichen, Fälligkeit und Checkliste umsetzen. Sie nennt auch, wo das Board bewusst enger ist als ein Werkzeug für ein ganzes Team.
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Woran die Verteilung von Aufgaben im Bauprojekt scheitert
Niemand sieht den Gesamtstand
In einer Tabelle sieht man, was offen ist, aber nicht, wo es hängt. Ein Board zeigt auf einen Blick, wie viele Aufgaben in welchem Abschnitt stehen und welche überfällig sind.
Das Board wächst, bis es keiner mehr liest
Ein Board, auf das jeder alles legt, wird unübersichtlich. Wer festlegt, wer Aufgaben anlegt und zuweist, hält es lesbar und die Verantwortung klar.
Kanban auf der Baustelle
Die Methode lebt davon, dass die Spalten etwas bedeuten. Auf dem Bau bewähren sich zwei Muster. Entweder bilden die Spalten Bauabschnitte oder Gewerke ab, dann sieht man, wo sich Arbeit staut, oder sie bilden den Stand ab, etwa „Zu klären“, „In Arbeit“, „Wartet auf Dritte“ und „Erledigt“. Fidrel erlaubt beides, denn die Spalten benennen Sie selbst, und über „Gruppieren“ wechseln Sie auf Wunsch nach Status, Verantwortlichen, Priorität oder Fälligkeit, ohne die Karten zu ändern. Die Fälligkeit gruppiert Fidrel in „Überfällig“, „Heute“, „Nächste 7 Tage“, „Später“ und „Ohne Termin“.
Aufgaben
Wer anlegt und wer sieht
Die Projektadministratoren legen Aufgaben an, weisen sie zu und verschieben sie. Alle anderen sehen nur ihre eigenen Aufgaben und können den Status ändern, die Checkliste abhaken und kommentieren; das Board erklärt es auf der Karte mit „Die Aufgabe ist Ihnen zugewiesen“. Zugewiesen werden kann nur, wer Mitglied des Projekts ist und Zugriff auf den Bereich hat. Wer eine Aufgabe erhält, wird sofort benachrichtigt, und wer sie zugewiesen hat, erfährt, wenn sie erledigt ist oder einen Kommentar erhält. Änderungen erscheinen bei allen, ohne dass die Seite neu geladen wird.
So richten Sie das Aufgabenboard in Fidrel ein
Schritt 1
Die Spalten wählen
Das Board beginnt mit der Spalte „Aufgaben“. Mit „Spalte hinzufügen“ legen Sie eigene an, nach Bauabschnitt, Gewerk oder Stand, etwa „Zu klären“, „In Arbeit“ und „Wartet auf Dritte“. Über das Menü „Spaltenoptionen“ benennen Sie Spalten um oder verschieben sie nach links oder rechts.
Schritt 2
Aufgaben anlegen und zuweisen
Mit „Neue Aufgabe“ oder „Aufgabe hinzufügen“ legen Sie eine Aufgabe an; schnell geht es mit „Aufgabe eingeben und Enter drücken“. Unter „Zuweisen“ wählen Sie die verantwortliche Person, und „Mir zuweisen“ nimmt sie selbst. Fidrel zeigt dabei, wer sofort benachrichtigt wird.
Schritt 3
Fälligkeit, Priorität, Etiketten und Checkliste
Setzen Sie Beginn und „Fällig“, die „Priorität“ von Niedrig bis Dringend, „Etiketten“ und eine „Checkliste“. Auf der Karte erscheint der Fortschritt, etwa „Checkliste 2 von 3“. Mit „Kommentare“ halten Sie fest, was geklärt wurde.
Schritt 4
Karten ziehen und gruppieren
Ziehen Sie eine Karte von Spalte zu Spalte. Mit „Gruppieren“ wechseln Sie die Sicht: nach „Spalte“, „Status“, „Verantwortlich“, „Priorität“ oder „Fälligkeit“. Die Liste zeigt dieselben Aufgaben als sortierbare Tabelle.
Schritt 5
Den Überblick halten
Oben zählen „Meine Aufgaben“, „Von mir zugewiesen“, „Überfällig“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. Filter wie „Meine“, „Von mir zugewiesen“ und „Überfällig“ grenzen das Board ein. Erledigte Aufgaben klappen Sie je Spalte mit „Erledigt“ auf.
Spalten und Stand sind zwei Dinge
Eine Aufgabe hat eine Spalte und einen Status. Die Spalte ordnen Sie nach Ihrem Projekt, der Status ist „Offen“, „In Bearbeitung“ oder „Erledigt“. Wird eine Spalte gelöscht, kommen ihre Aufgaben in die erste Spalte; die letzte verbliebene Spalte lässt sich nicht löschen. Offene Aufgaben stehen bei der verantwortlichen Person auf der Startseite unter „Mir zugewiesen“, zusammen mit offenen Risiken und Punkten aus Besprechungen.
Was das Board nicht kann
Ein Board für alle gibt es nicht: Wer kein Administrator ist, sieht nur die eigenen Aufgaben. Eine Obergrenze für Aufgaben je Spalte kennt Fidrel nicht. Aufgaben wiederholen sich nicht von selbst, und zwischen Aufgaben gibt es keine Abhängigkeiten. Fidrel verschickt zu Aufgaben keine E-Mail. Was zeitlich voneinander abhängt, gehört in den Terminplan.
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Eine Tafel mit Spalten, auf der jede Aufgabe eine Karte ist. Der Stand zeigt sich an der Spalte, in der die Karte liegt, und wer eine Aufgabe weiterbringt, zieht die Karte in die nächste Spalte.
Ja, mit „Spalte hinzufügen“. Spalten lassen sich umbenennen, verschieben und löschen; beim Löschen kommen die Aufgaben in die erste Spalte, und die letzte Spalte bleibt immer bestehen.
Die Projektadministratoren. Alle anderen sehen nur ihre eigenen Aufgaben und können Status, Checkliste und Kommentare ändern.
Oben zählt „Überfällig“ die Aufgaben mit abgelaufener Fälligkeit, und der Filter „Überfällig“ zeigt sie. Gruppieren Sie nach „Fälligkeit“, stehen sie in der Spalte „Überfällig“.
Ja. Wer eine Aufgabe erhält, bekommt sofort eine Benachrichtigung in Fidrel. Wer sie zugewiesen hat, erfährt, wenn sie erledigt ist oder einen Kommentar erhält. E-Mail verschickt Fidrel dazu nicht.
Nein. Änderungen erscheinen bei allen, ohne dass die Seite neu geladen wird, und jedes Feld wird von selbst gespeichert.