Das Paket ist unvollständig oder uneinheitlich
Ein Bieter bekommt den Plan mit Beschreibung, ein anderer nur den Plan. Beim Vergleich lässt sich nicht mehr sagen, welche Unterschiede im Preis auf den Anbietern und welche auf den Unterlagen beruhen.
Unterlagen für die Anfrage
Ausschreibungsunterlagen zusammenstellen: ein Paket, das alle Bieter gleich sehen
Ein Bieter kann nur so genau anbieten, wie die Unterlagen es zulassen. Fehlt der Schnitt zum Plan, die Beschreibung der Ausführung oder die Mengenübersicht, fragt er nach oder kalkuliert mit Annahmen, und die Angebote gehen auseinander. Diese Seite zeigt für private Bauherren, Planer und Einkäufer, was in ein Paket gehört und wie Sie es in Fidrel aus Ordnern zusammenstellen, so dass jeder Bieter genau dasselbe sieht.
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Woran ein Unterlagenpaket scheitert
Interne Dateien landen im Paket
Wer ein Projektverzeichnis als Ganzes verschickt, gibt Kostenschätzungen, Vermerke und Schriftwechsel mit. Ein Paket sollte nur enthalten, was die Bieter sehen dürfen.
Der erste Stand ist nicht festgehalten
Wird später ein Plan ersetzt, ist unklar, was die Bieter zu Beginn bekommen haben. Ohne festen ersten Stand lässt sich eine Änderung nicht als Änderung belegen.
Was in ein Unterlagenpaket gehört
Ein Paket für ein Gewerk enthält in der Regel die Pläne mit ihrem Planstand, eine Beschreibung der geforderten Leistung und, wo sie vorliegt, eine Mengenübersicht oder ein Leistungsverzeichnis als Datei. Dazu gehören die Randbedingungen wie Termine und Zufahrt, der Weg für Fragen und Hinweise, wie das Angebot aussehen soll. Fassen Sie sich: Je klarer die Abgrenzung, desto weniger Rückfragen und desto besser vergleichbar die Preise. Was Ihr Vertrag verlangt, bestimmen Sie.
Vergabe
Was die Bieter sehen
Ein Bieter sieht nur, was veröffentlicht ist, und lädt es auf seiner Seite herunter. Jede Veröffentlichung hält je Dokument Nummer, Titel, Revision und Dateiname fest, wie sie bei der Veröffentlichung waren; ändern Sie danach eine Datei im Ordner, sehen die Bieter sie erst mit der nächsten Veröffentlichung. Solange nichts veröffentlicht ist, zeigt seine Seite, dass der Auftraggeber noch keine Unterlagen hochgeladen hat.
So stellen Sie das Paket in Fidrel zusammen
Schritt 1
Die Unterlagen unter Vergabe › Dokumente ordnen
Neben „Externe Vergabe“ gibt es im Bereich Vergabe den Reiter „Dokumente“. Legen Sie dort Ordner an, zum Beispiel je Gewerk oder Paket, und sammeln Sie Pläne, Baubeschreibungen und Leistungsverzeichnisse in ihnen. Die Bieter sehen diese Ordner nicht.
Schritt 2
Die Ordner für die Anfrage wählen
In der Anfrage zeigt „Unterlagen aus Dokumente“ den „Ordner der Anfrage“, der immer dazugehört. Mit „Ordner wählen“ und „Auswahl speichern“ ergänzen Sie weitere Ordner; alles darin, samt Unterordnern, wird beim Veröffentlichen Teil der Unterlagen.
Schritt 3
Die Liste vor dem Veröffentlichen prüfen
Vor der ersten Veröffentlichung führt „Zu veröffentlichende Änderungen“ jede Datei als „Neu“ auf. Ist sie leer, weist Fidrel darauf hin, dass die Unterlagen noch keine Dateien enthalten, und rät, Dateien in den Ordner der Anfrage zu legen oder Ordner zu wählen.
Schritt 4
Das Paket veröffentlichen
Mit „Vergabeunterlagen veröffentlichen“ entsteht die erste, nummerierte Veröffentlichung. Von da an sehen die eingeladenen Bieter genau diesen Stand, und die Bieter, die der Anfrage beigetreten sind, werden benachrichtigt.
Schritt 5
Spätere Änderungen als Rundschreiben senden
Ersetzen oder ergänzen Sie danach Dateien, führt die Liste die Änderung als „Ersetzt“, „Neu“ oder „Zurückgezogen“ auf. Sie veröffentlichen sie als nummeriertes Bieterrundschreiben mit Überschrift und Beschreibung, der erste Stand bleibt unverändert erhalten.
Ordner statt Einzeldateien
Die Auswahl arbeitet mit Ordnern, nicht mit einzelnen Dateien. Das macht Pakete wiederverwendbar: Ein Ordner „Fassade“ kann in mehreren Anfragen stehen, etwa wenn Sie dasselbe Paket bei einem zweiten Gewerk nutzen. Nicht wählbar sind Angebotsbereiche und die Ordner anderer Anfragen. Ein veröffentlichtes Dokument bleibt erhalten: Die endgültige Löschung aus dem Papierkorb lässt es aus, und die nächste Veröffentlichung zieht es zurück, wenn Sie es entfernt haben.
Was Fidrel beim Zusammenstellen nicht übernimmt
Ein Leistungsverzeichnis ist in Fidrel eine hochgeladene Datei; Fidrel erstellt, bepreist und tauscht keines. Ob das Paket vollständig ist, prüft Fidrel nicht. Alles in den gewählten Ordnern wird veröffentlicht, auch Dateien, die nicht für Bieter gedacht sind; trennen Sie Internes deshalb selbst von den Ordnern, die Sie wählen.
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Entweder im Ordner der Anfrage, der immer zu den Unterlagen gehört, oder in Ordnern unter Vergabe › Dokumente, die Sie mit „Ordner wählen“ der Anfrage zuordnen. Beides wird erst mit der Veröffentlichung für Bieter sichtbar.
Nein. Bieter sehen nur, was veröffentlicht ist. Bis zur ersten Veröffentlichung bleibt alles intern, und danach erreichen sie Änderungen nur über eine neue, nummerierte Veröffentlichung.
Nein. Ein Leistungsverzeichnis laden Sie als Datei hoch, die Bieter antworten mit Dateien. Fidrel erstellt und bepreist es nicht; die Beträge tragen Sie später in die Angebotswertung ein.
Es bleibt in der Veröffentlichung erhalten; die endgültige Löschung aus dem Papierkorb lässt es aus. Das nächste Bieterrundschreiben führt es dann als „Zurückgezogen“ auf.
Ja, ein Ordner aus Vergabe › Dokumente lässt sich bei mehreren Anfragen wählen. Nur Angebotsbereiche und die Ordner anderer Anfragen können nicht Teil der Unterlagen sein.