Ein Bieter kalkuliert mit dem alten Plan
Wird ein Plan im Projektordner ausgetauscht, merkt kaum ein Bieter es. Er rechnet weiter mit dem Stand, den er einmal heruntergeladen hat, und das Angebot passt nicht mehr zu den Unterlagen.
Unterlagen ändern
Bieterrundschreiben: Änderungen der Unterlagen an alle Bieter geben
Ein Bieterrundschreiben ist die Mitteilung an alle Bieter, dass sich die Unterlagen geändert haben: ein Plan ist ersetzt, eine Position gestrichen, eine Anlage neu. Es muss alle erreichen, nummeriert sein und sich später nicht verändern lassen, sonst kalkulieren die Bieter auf unterschiedlichen Ständen. Diese Seite erklärt, was ein Bieterrundschreiben ausmacht, und zeigt, wie Fidrel die Unterlagen in nummerierten Veröffentlichungen führt, mit der Liste dessen, was neu, ersetzt oder zurückgezogen ist.
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Was bei geänderten Unterlagen schiefgeht
Niemand weiß, was genau sich geändert hat
Eine E-Mail mit dem Satz „Bitte neue Pläne beachten“ lässt offen, welche Datei neu ist, welche ersetzt wurde und was entfällt. Die Bieter suchen selbst und übersehen etwas.
Später lässt sich nicht belegen, was wann ging
Gibt es keine Nummerierung und keinen Verlauf, streiten sich Auftraggeber und Bieter hinterher darüber, welcher Stand zu welchem Zeitpunkt galt und wer ihn geöffnet hat.
Was die Bieter sehen
Ein eingeladener Bieter sieht nur, was veröffentlicht ist. Seine Seite führt unter „Gültige Unterlagen“ den aktuellen Stand, und was mit einer Veröffentlichung neu oder ersetzt wurde, trägt die Marke „Neu“ und den Hinweis auf das jeweilige Rundschreiben. Jede Veröffentlichung hält je Dokument Nummer, Titel, Revision und Dateiname so fest, wie sie bei der Veröffentlichung waren. Bieter, die der Anfrage beigetreten sind, erhalten bei jeder Veröffentlichung eine Benachrichtigung in Fidrel.
Vergabe
Die erste Veröffentlichung und die folgenden
Die erste Veröffentlichung heißt „Vergabeunterlagen“ und trägt die Nummer 1; jede folgende ist ein „Bieterrundschreiben“ mit der nächsten Nummer. Jede Veröffentlichung wird nummeriert und kann nachträglich nicht geändert werden. Ein Fehler im Rundschreiben lässt sich deshalb nicht berichtigen; die Korrektur ist das nächste Rundschreiben. Ein veröffentlichtes Dokument bleibt außerdem erhalten: Die endgültige Löschung aus dem Papierkorb lässt es aus, und das nächste Rundschreiben zieht es zurück, falls es entfernt wurde.
So veröffentlichen Sie ein Bieterrundschreiben in Fidrel
Schritt 1
Die Änderung an den Dateien vornehmen
Ersetzen Sie die Datei im Ordner der Anfrage oder in einem der gewählten Ordner aus Vergabe › Dokumente, legen Sie neue Dateien an oder entfernen Sie überholte. Die Bieter sehen davon nichts, solange Sie nicht veröffentlichen.
Schritt 2
Zu veröffentlichende Änderungen prüfen
Im Bereich „Zu veröffentlichende Änderungen“ führt Fidrel auf, was seit der letzten Veröffentlichung hinzugekommen, ersetzt oder entfernt wurde, mit den Marken „Neu“, „Ersetzt“ und „Zurückgezogen“. Stimmt die Liste nicht, korrigieren Sie die Dateien zuerst.
Schritt 3
Überschrift und Beschreibung eintragen
Geben Sie dem Rundschreiben eine „Überschrift“, etwa „Überarbeitete Pläne Erdarbeiten“, und beschreiben Sie unter „Beschreibung der Änderungen“, was sich warum geändert hat. Ohne Überschrift lässt es sich nicht veröffentlichen.
Schritt 4
Veröffentlichen und die Frist prüfen
Die Schaltfläche trägt die nächste Nummer, etwa „Bieterrundschreiben 1 veröffentlichen“. Läuft die Angebotsfrist bald ab, warnt Fidrel und rät, die Frist zu verlängern, falls die Bieter für die Änderung mehr Zeit brauchen.
Schritt 5
Den Verlauf lesen
Unter „Veröffentlichungen“ steht jedes Rundschreiben mit Nummer, Datum und der Zählung „Neu, Ersetzt, Zurückgezogen“. Dazu zeigen die „Lesebestätigungen“, welche Bieter es geöffnet haben, mit Datum; hat noch keiner geöffnet, steht dort „Nicht geöffnet“.
Rundschreiben oder Bieterinformation
Fidrel kennt zwei Wege, alle Bieter zu erreichen. Das Bieterrundschreiben veröffentlicht geänderte Dateien, nummeriert und mit Verlauf. Die Bieterinformation ist ein Text aus dem Reiter „Bieterfragen“, etwa eine Klarstellung oder die Antwort auf eine Frage. Ändert sich ein Plan, gehört er in ein Bieterrundschreiben; eine Erläuterung dazu können Sie zusätzlich als Bieterinformation geben.
Was Fidrel bei Rundschreiben nicht übernimmt
Fidrel verlängert die Angebotsfrist nicht von selbst, es warnt nur kurz davor; die neue Frist setzen Sie. Nach Ablauf der Angebotsfrist lässt sich nichts mehr veröffentlichen. Die Lesebestätigung hält fest, dass ein Bieter die Veröffentlichung geöffnet hat, und ist keine Unterschrift. Ob ein Rundschreiben vorgeschrieben ist oder Folgen für die Frist hat, regeln Ihre Vorgaben, nicht Fidrel.
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Alles, was sich an den Unterlagen ändert: neue, ersetzte oder zurückgezogene Dateien, dazu eine Überschrift und eine Beschreibung der Änderung. Fidrel führt die Dateien nach Neu, Ersetzt und Zurückgezogen getrennt auf.
Nein. Jede Veröffentlichung wird nummeriert und kann nachträglich nicht geändert werden. Ein Fehler wird mit dem nächsten Bieterrundschreiben korrigiert, damit alle Bieter denselben Verlauf sehen.
Am Rundschreiben steht „Geöffnet: n von m“, und unter „Lesebestätigungen“ stehen die Bieter, die es geöffnet haben, mit dem Datum. Hat noch keiner geöffnet, steht dort „Nicht geöffnet“.
Ja. Jeder Bieter, der der Anfrage beigetreten ist und nicht verzichtet hat, erhält bei der Veröffentlichung eine Benachrichtigung in Fidrel mit der Überschrift des Rundschreibens.
Nein, dann meldet Fidrel, dass die Angebotsfrist abgelaufen ist. Veröffentlichen Sie also vorher, und verlängern Sie bei knapper Zeit zuerst die Frist.