Kosten im Gebäudebetrieb
Wer ein Gebäude betreibt, plant im Herbst die Kosten des nächsten Jahres und weiß im Frühjahr nicht mehr, wo sie liegen: Die Rechnungen kommen von Dutzenden Lieferanten, das Budget steht in einer Tabelle, und ob die Wartung des Aufzugs schon verbraucht ist, zeigt erst der Jahresabschluss. Diese Seite zeigt, wie Sie in Fidrel ein Betriebsbudget je Kalenderjahr aus einer Kalkulation freigeben und die Ist-Kosten daneben je Position, je Monat und je Lieferant verfolgen, und was der Ablauf bewusst nicht ersetzt.
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Ein Jahresbudget für den Betrieb ist erst brauchbar, wenn es nach Positionen geordnet ist: Reinigung, Wartung, Winterdienst, Strom für allgemeine Flächen. Eine einzelne Summe sagt nicht, welche Position über dem Plan liegt.
Eine Rechnung des Reinigungsdienstes im März und eine des Aufzugsservice im April landen im selben Ordner. Wer sie nicht beim Eingang einer Budgetposition zuordnet, muss es am Jahresende in einem Zug nachholen.
Vierzig Prozent verbraucht klingt viel oder wenig, je nachdem, wie weit das Jahr ist. Erst der Vergleich mit dem Verlauf der Monate zeigt, ob das Budget im Plan liegt.
In Fidrel gilt je Kalenderjahr ein freigegebenes Betriebsbudget; eine zweite Freigabe für dasselbe Jahr ersetzt die erste als neue Version. Die Jahre zur Auswahl sind das vergangene, das laufende und die beiden folgenden. Das Budget entsteht aus einer Kalkulation der Bewirtschaftung, die zuvor Entwurf war; erst die Freigabe macht sie zum Betriebsbudget und sperrt sie. Alle Positionen einer Kalkulation brauchen vor der Freigabe einen Betrag, und die Währung muss zu den bisherigen Budgets der Bewirtschaftung passen.
Betrieb
Die Ist-Kosten sind die Beträge der Rechnungen, die für das Jahr abgerechnet wurden. „Verbleibend“ ist das Budget abzüglich dieser Ist-Kosten; „Verbraucht“ ist der Anteil der Ist-Kosten am Budget, neben dem Fidrel angibt, wie viel des Jahres bereits vergangen ist. Der Verlauf „Pro Monat“ stellt die Rechnungen jedes Monats einem Monatsbudget gegenüber, das einfach ein Zwölftel des Jahresbudgets ist. Saisonale Posten wie Winterdienst oder Heizung schlagen deshalb in einzelnen Monaten über das Monatsbudget hinaus, obwohl das Jahr im Plan liegt.
Schritt 1
Legen Sie in der Bewirtschaftung eine Kalkulation mit den Positionen des Jahres an. Alle Positionen brauchen einen Betrag. Wer eine Instandhaltungsplanung führt, erstellt mit „Kalkulation für 2027 erstellen“ einen Entwurf mit einer Zeile je geplanter oder erledigter Maßnahme des Jahres.
Schritt 2
Wählen Sie „Als Betriebsbudget freigeben“, tragen Sie auf Wunsch eine Begründung ein und bestätigen Sie mit der Schaltfläche, die das Jahr nennt, etwa „Für 2027 freigeben“. Die Positionen werden zu den Budgetpositionen des Jahres, und die Kalkulation trägt das Zeichen „Betriebsbudget“ mit der Jahreszahl.
Schritt 3
Speichern Sie die Rechnungen der Lieferanten in der Bewirtschaftung. Ist eine Rechnung noch keiner Position zugeordnet, zeigt die Kostenverfolgung den Betrag unter „noch keiner Budgetposition zugeordnet“, mit der Schaltfläche „Rechnungen kontieren“.
Schritt 4
Öffnen Sie die „Kostenverfolgung“ und wählen Sie das Jahr. Fidrel zeigt Budget, „Ist-Kosten“, „Verbleibend“ und „Verbraucht“ gegen den Anteil des Jahres, der vergangen ist, außerdem den Verlauf „Pro Monat“ und eine Tabelle „Pro Lieferant“.
Schritt 5
Ein freigegebenes Betriebsbudget ist gesperrt. Zum Ändern legen Sie eine Revision an und geben sie für dasselbe Jahr frei; sie wird eine neue Version, die das bisherige Budget ersetzt.
Die Tabelle der Positionen zeigt zu jeder Zeile Budget, Ist-Kosten und Verbleibend und einen Balken, der verbrauchten Anteil und Jahresverlauf gegenüberstellt; nähert er sich dem Budget oder überschreitet er es, wird er entsprechend gekennzeichnet. Die Tabelle „Pro Lieferant“ führt auf, was jeder Lieferant im Jahr abgerechnet hat, mit „Rechnungen anzeigen“ als Sprung in seine Rechnungen. Damit beantworten Sie die Frage, bei welcher Position und bei welchem Dienstleister das Budget wirklich bleibt.
Die Rechnungsregeln des Projekts gelten auch in der Bewirtschaftung, etwa das Vier-Augen-Prinzip bei der Freigabe von Rechnungen und die Behandlung der Umsatzsteuer als Kosten; geändert werden sie in der Projektökonomie. Die Rechte für die Kosten der Bewirtschaftung gelten nur dort. Wer nur in der Bewirtschaftung arbeitet, braucht zusätzlich Zugriff auf die Kalkulation, um ein Budget freigeben zu können. Wer keinen Zugriff hat, sieht die Meldung, dass die Kosten der Bewirtschaftung nicht freigegeben sind.
Das Betriebsbudget gilt für ein Gebäude, genauer für das Projekt, in dem Sie die Bewirtschaftung führen. Fidrel verteilt Kosten nicht auf Mieter und erstellt keine Abrechnung an Mieter. Das Betriebsbudget kennt nur einzelne Kalenderjahre, und es prognostiziert nichts: „Verbleibend“ ist Budget minus bisherige Rechnungen, nicht eine Vorhersage des Jahresendes. Die Rechnungen werden erfasst, nicht bezahlt; Fidrel führt keine Zahlung aus und übergibt nichts an eine Finanzbuchhaltung. Für die mehrjährige Planung großer Maßnahmen dient die Instandhaltungsplanung.
Die Testphase gilt für Ihr erstes eigenes Projekt und beginnt mit dessen Erstellung. Keine Kreditkarte erforderlich. Wählen Sie danach Kartenzahlung oder Rechnung, um fortzufahren.
Das Projektsystem der Zukunft verbindet Menschen, Unterlagen und Entscheidungen. Lernen Sie die Idee hinter Fidrel kennen.
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Auf der Baustelle zählt schneller Zugriff. Fidrel zeigt DWG-Zeichnungen im mobilen Browser, eingebettet in die Dokumentstruktur des Projekts.
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Wenn alle den nächsten Schritt sehen, kommt das Projekt leichter voran. Fidrel verbindet Aktivitäten, Termine und gemeldeten Fortschritt in einer gemeinsamen Gantt-Ansicht.
Mehr erfahrenAus einer Kalkulation der Bewirtschaftung, die Sie mit „Als Betriebsbudget freigeben“ für ein Kalenderjahr freigeben. Ihre Positionen werden die Budgetpositionen des Jahres, und die Kalkulation wird gesperrt.
Sie legen eine Revision der Kalkulation an und geben sie für dasselbe Jahr frei. Sie wird eine neue Version und ersetzt das bisherige Betriebsbudget; das freigegebene Budget selbst bleibt gesperrt.
Als die Beträge der Rechnungen, die für das Jahr abgerechnet wurden. Fidrel zeigt sie je Position, je Monat und je Lieferant und rechnet „Verbleibend“ als Budget abzüglich dieser Beträge.
Ein Zwölftel des Jahresbudgets, als Linie neben den Rechnungen jedes Monats. Es berücksichtigt keine Saison: Heizung und Winterdienst liegen in einzelnen Monaten darüber.
Nein. Fidrel verteilt keine Kosten auf Mieter und erstellt keine Abrechnung für sie. Das Betriebsbudget dient dem Betreiber, um die Kosten des Gebäudes gegen das Budget zu verfolgen.
Wer in der Bewirtschaftung die Rechte für Budget und Freigabe der Kosten hat und zusätzlich Zugriff auf die Kalkulation. Andere sehen die Kostenverfolgung nur, wenn ihnen der Zugriff freigegeben wurde.
