Dokumentation im Gebäudebetrieb
Eine Gebäudeakte ist die Sammlung aller Unterlagen, die zu einem Gebäude gehören: Genehmigungen, Bestandspläne, Prüfberichte, Verträge, Wartungsprotokolle, Gewährleistung und Betriebsanleitungen. Digital heißt, dass sie an einem Ort liegt, auffindbar ist und im Betrieb weiterwächst, statt bei der Übergabe stehen zu bleiben. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie die Akte in der Bewirtschaftung von Fidrel mit dreizehn Ordnern führen, aktuelle Indizes aus dem Projekt in sie kopieren und sie mit Anlagen, Verträgen und der Übergabe-Checkliste verknüpfen.
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Zur Übergabe entsteht ein Ordner mit allen Unterlagen. Danach kommen neue Prüfberichte, geänderte Pläne und Wartungsprotokolle, aber niemand weiß, wohin sie gehören, und sie landen in Postfächern und auf Laufwerken.
Im Projekt wurde der Plan nach der Übergabe noch einmal geändert. In der Akte des Betreibers liegt der alte Stand, und ob es einen neueren gibt, merkt erst, wer damit arbeitet.
Der eine sortiert nach Gewerk, der andere nach Jahr, ein Dritter nach Dienstleister. Ohne gemeinsame Struktur findet nur der Ablegende, was er abgelegt hat, und wenn er geht, geht die Ordnung mit.
Die deutsche Vorlage legt dreizehn Ordner auf oberster Ebene an: 01 Objekt und Organisation, 02 Genehmigungen und Nachweise, 03 Abnahme und Übergabe, 04 Bestandspläne, 05 Baukonstruktion, 06 Technische Anlagen, 07 Brandschutz, 08 Prüfungen und Wartung, 09 Verträge, 10 Gewährleistung, 11 Energie und Verbrauch, 12 Betrieb sowie 13 Außenanlagen und Dienste. Darunter liegen Unterordner wie „Wartungsverträge“, „Prüfberichte“ oder „Winterdienst“. Die Struktur ist ein Vorschlag, den Sie anpassen; wichtiger als jede einzelne Benennung ist, dass alle, die die Akte pflegen, dieselbe benutzen.
Betrieb
Aus dem Projekt kopiert Fidrel den gültigen Index eines Dokuments in den Ordner der Akte. Das Projekt behält seine Unterlagen. Hat das Projekt später einen neueren Index, zeigt die Kopie das an, und Sie holen ihn bewusst ab. So bleibt die Akte stabil, und es wird sichtbar, wo sie hinter dem Projekt zurückliegt. Das Übernehmen ist Administratoren vorbehalten, weil es die Ablage des Betriebs verändert.
Schritt 1
Ein Projektadministrator öffnet in der Bewirtschaftung den Reiter „Dokumente“ und wählt „Ordner anlegen“. Die Vorschau „Ordner, die angelegt werden“ zeigt die Struktur, die Betreiber üblicherweise nutzen; Sie können die Ordner später umbenennen, verschieben und löschen.
Schritt 2
Wählen Sie „Aus dem Projekt übernehmen“, suchen Sie einen Projektordner und kopieren Sie den gültigen Index der Unterlagen „Hierher“ in den Zielordner. Das Projekt behält seine Unterlagen, und jede Kopie zeigt, woher sie stammt.
Schritt 3
Laden Sie neue Prüfberichte, Verträge, Wartungsprotokolle und Genehmigungen in den Ordner, in den sie gehören, etwa „08 Prüfungen und Wartung“ oder „09 Verträge“. Die Ordner sind so benannt, wie Betreiber ihre Unterlagen kennen.
Schritt 4
Hängen Sie ein Dokument an die Anlage, an den Vertrag oder an den Punkt der Übergabe-Checkliste. In den Zeilen erscheint dann ein Link zum Dokument, und jeder Punkt der Checkliste mit einem Ordner bietet eine Abkürzung zum Hochladen.
Schritt 5
Ändert das Projekt einen Plan, zeigt die Kopie in der Akte „Neuer im Projekt“ mit dem neuen Index. Mit „Den neueren Index holen“ übernehmen Sie ihn; erst dann ändert sich die Kopie in der Akte.
Anlagen, Verträge und Übergabepunkte haben jeweils ein Feld für ein Dokument aus dem Projekt. So steht neben dem Lüftungsgerät seine Betriebsanleitung und neben dem Wartungsvertrag der Vertragstext. Auch die Übergabe-Checkliste verweist auf den Ordner, in den ein Punkt gehört, und hat dort eine Abkürzung zum Hochladen. Die Akte ist damit nicht nur ein Archiv, sondern der Ort, auf den die Register zeigen.
Wer die Akte weitergeben muss, etwa an einen Käufer oder einen neuen Verwalter, nutzt das Exportcenter der Bewirtschaftung. Es exportiert Dokumente als eine ZIP-Datei mit erhaltenen Ordnern, und auf Wunsch liegt ein Verzeichnis der Dateien als CSV bei. Die Datei entsteht auf Abruf; Fidrel verschickt sie nicht.
Fidrel gibt nicht vor, welche Unterlagen eine Gebäudeakte enthalten muss; das bestimmen Ihr Vertrag, Ihr Auftraggeber und die Vorgaben, die für Ihr Gebäude gelten. Die Akte prüft nicht, ob sie vollständig ist. Papier scannt Fidrel nicht ein, und die Kopien aus dem Projekt ziehen den neueren Index nicht von selbst nach. Wer keinen Platz im Projekt hat, etwa Mieter oder Nutzer, erhält keinen Zugang zur Akte.
Die Testphase gilt für Ihr erstes eigenes Projekt und beginnt mit dessen Erstellung. Keine Kreditkarte erforderlich. Wählen Sie danach Kartenzahlung oder Rechnung, um fortzufahren.
Das Projektsystem der Zukunft verbindet Menschen, Unterlagen und Entscheidungen. Lernen Sie die Idee hinter Fidrel kennen.
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Auf der Baustelle zählt schneller Zugriff. Fidrel zeigt DWG-Zeichnungen im mobilen Browser, eingebettet in die Dokumentstruktur des Projekts.
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Wenn alle den nächsten Schritt sehen, kommt das Projekt leichter voran. Fidrel verbindet Aktivitäten, Termine und gemeldeten Fortschritt in einer gemeinsamen Gantt-Ansicht.
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Noch Fragen? Wir helfen gerne.
Sprechen Sie mit unsDas hängt von Ihrem Gebäude und Ihren Verträgen ab. Die deutsche Vorlage von Fidrel schlägt dreizehn Ordner vor, von „01 Objekt und Organisation“ bis „13 Außenanlagen und Dienste“; welche Unterlagen Sie hineinlegen, bestimmen Sie.
Ein Administrator wählt „Aus dem Projekt übernehmen“ und kopiert den gültigen Index in einen Ordner der Bewirtschaftung. Das Projekt behält seine Unterlagen, und jede Kopie zeigt, wenn das Projekt einen neueren Index hat.
Ein Projektadministrator. Bevor er die Ordner angelegt hat, lassen sich in der Bewirtschaftung keine Dokumente ablegen. Die Ordner können Sie anschließend umbenennen, verschieben und löschen.
Nein. Kopiert wird der gültige Index, nicht der Verlauf davor. Die Kopie nennt den Index des Projekts, aus dem sie stammt, und das Projekt behält seine Unterlagen.
Ja, mit dem Exportcenter der Bewirtschaftung. Es erzeugt eine ZIP-Datei mit den Ordnern und legt auf Wunsch ein Verzeichnis der Dateien als CSV bei.
Ja. An Anlagen, Verträgen und Punkten der Übergabe-Checkliste hängen Sie Dokumente aus dem Projekt. Die Zeile zeigt dann einen Link zum Dokument.
