Die Dateien kommen mit fremden Namen
Planer und Gewerke benennen Dateien nach ihrer eigenen Regel. Ein falsch geschriebener Index im Dateinamen wird zur falschen Zahl in der Liste, und erst wenn jemand nach dem falschen Stand baut, fällt es auf.
Für Dokumentenkoordinatoren
Dokumentenlenkung für Dokumentenkoordinatoren
Ein Dokumentenkoordinator hält einen einzigen aktuellen Stand: jeder Plan auf seinem neuesten Index, ein Status, den alle lesen können, und ein Nachweis, wer was erhalten hat. Diese Seite folgt einer normalen Woche dieser Arbeit in Fidrel und sagt, was dabei Ihre Aufgabe ist und was dem Planer, dem Prüfer oder dem Gewerk gehört.
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Woran die Arbeit eines Koordinators scheitert
Liste und Ordner sind verschiedener Meinung
Eine Planliste in einer Tabelle wird nachgeführt, wenn jemand daran denkt. Im Ordner liegt Index C, in der Liste steht B, und der Koordinator soll sagen, was stimmt.
Niemand weiß, wer den alten Plan noch hat
Nach der Ausgabe lautet die eigentliche Frage, wer noch den vorigen Index in der Hand hat. Ein E-Mail-Verteiler mit zwanzig Adressen beantwortet sie nicht, und ein Ausdruck an der Wand kommt darin gar nicht vor.
Was Sie einmal für das Projekt festlegen
Das Projekt bestimmt, wie ein neuer Index nummeriert wird, wenn keiner eingetragen ist: etwa A, B, C mit oder ohne Buchstaben für die erste Ausgabe, a, b, c, 1, 2, 3, 0, 1, 2 oder P01, P02, P03 für vorläufige Indizes. Ein eingetragener Index, etwa C02, wird dagegen immer so gespeichert, wie er geschrieben ist. Eine Nummer, die es im Projekt schon gibt, wird mit dem Hinweis abgewiesen, dass Sie eine neue Version wählen oder die Nummer ändern sollen. Ordner lassen sich für ausgewählte Personen sperren; wer nicht freigegeben ist, sieht sie nicht.
Dokumente, Zeichnungen & Modelle
Welcher Teil der Arbeit Ihrer ist
Nur Administratoren und Dokumentenverantwortliche können die freigegebenen Status setzen, und die Datenbank erzwingt das. Damit sind Sie die Schranke zwischen einem geprüften Plan und einem Plan, nach dem gebaut werden darf. Eine Prüfung ist etwas anderes: Wer sie gestartet hat, schließt sie mit einem Ergebnis ab, und die Zustimmung eines einzelnen Beteiligten schreibt keinen Status. In einen Planversand kommen nur geteilte oder veröffentlichte Indizes, sodass Arbeitsstände nicht versehentlich hinausgehen. Zur Ausführung gehen nur freigegebene Indizes und Ausführungsunterlagen, als Bestandsunterlage nur Bestandsindizes.
Der Ablauf des Koordinators
Schritt 1
Den Eingang hochladen und benennen
Ziehen Sie die Dateien der Woche in „Dateien hochladen“. Nummer, Titel und Index liest Fidrel aus dem Dateinamen und plant jede Datei als „Neues Dokument“, „Neue Version von“ einer vorhandenen Nummer oder „Überspringen“. Jede Zeile korrigieren Sie, bevor etwas gespeichert wird.
Schritt 2
Status setzen
Öffnen Sie ein Dokument und wählen Sie seinen Status, oder markieren Sie mehrere Dateien und nutzen Sie „Status ändern“. Freigegeben, Ausführungsunterlage und Bestandsunterlage setzen Sie als Dokumentenverantwortlicher; ein Kommentar ist möglich, und der Statusverlauf hält fest, wer wann was gesetzt hat.
Schritt 3
Die Planliste kontrollieren
Die Planliste zeigt Nummer, Titel, Index, Status, Indexdatum und Maßstab, nach Gewerk geordnet. Mit „Gültiger Index“ und „Alle Indizes“ wechseln Sie die Ansicht, frühere Indizes stehen als „Ersetzt“. Mit „Überlagerung“ und „Nebeneinander“ sehen Sie vor der Ausgabe, was sich zwischen zwei Indizes geändert hat.
Schritt 4
Ausgeben und den Stand je Empfänger lesen
Mit „Neuer Planversand“ stellen Sie Pläne, Empfänger und Zweck zusammen und geben aus. Danach öffnen Sie „Wer hat welchen Index“: Dort steht je Plan und Empfänger der zuletzt erhaltene Index mit Versand, Geöffnet und Bestätigt, und ein Index, den ein neuerer abgelöst hat, steht als „Ersetzt durch“.
Was die Planliste nicht leistet
Die Planliste hält mit Ihren Ordnern Schritt und endet an der Grenze von Fidrel; Pläne, die jemand an der Plattform vorbei verschickt, kennt sie nicht. DWG- und DXF-Dateien gelten in der Liste immer als Pläne, eine DWG-Datei zeigt Fidrel an, bearbeitet wird sie dort nicht. Ein ausgegebener Planversand ist gesperrt; einen Fehler beheben Sie mit einem neuen Planversand und nicht durch eine Änderung. Fidrel mahnt keinen Empfänger an, der den Empfang nicht bestätigt hat: Der Planversand bleibt als „Nicht bestätigt“ markiert, bis Sie selbst nachfragen.
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Häufig gestellte Fragen
Noch Fragen? Wir helfen gerne.
Sprechen Sie mit unsHat eine Nummer im Projekt schon ein Dokument, wird die Datei als neue Version vorgeschlagen. Zwei neue Dateien mit derselben Nummer im selben Upload werden mit „Dieselbe Nummer wie eine andere Datei in diesem Upload“ markiert.
Nein. Ist die Datei dieselbe wie die aktuelle Version, steht in der Zeile „Dieselbe Datei wie die aktuelle Version“, und Sie überspringen sie. So entsteht kein zweiter Index ohne Inhalt.
Administratoren und Dokumentenverantwortliche. Allen anderen sagt Fidrel, dass für den Status eine Administration oder Dokumentenverantwortung nötig ist. Beim Setzen können Sie einen Kommentar zur Statusänderung angeben.
Ja, als Excel-Datei oder als PDF. Die Liste enthält die Spalten der Ansicht, also auch Index, Status und Indexdatum, in der Reihenfolge nach Gewerk.
In „Wer hat welchen Index“ und im Planversand selbst: Je Adresse steht das Sendedatum, „Geöffnet“ mit einer Zahl oder „Nicht geöffnet“ und die Bestätigung, falls sie erfolgt ist.