Zwei Wege, ein Beleg
Der Nachunternehmer schickt die Rechnung ans Büro und gibt dem Bauleiter eine Kopie mit. Beide laden sie hoch, und keiner weiß vom anderen.
Eingangsrechnungen · Kontrolle
Doppelte Rechnungen erkennen, bevor sie in die Projektkosten gehen
Doppelte Rechnungen entstehen selten aus bösem Willen. Dieselbe Rechnung kommt per E-Mail und per Post, eine Zahlungserinnerung bringt die Kopie des Originals mit, oder Bauleitung und Büro erfassen sie unabhängig voneinander. Wird sie zweimal bezahlt, fällt das oft erst beim Kontenabgleich auf. Diese Seite zeigt, woran Sie eine Dublette erkennen, welche Prüfungen Fidrel vor der Bestätigung und Freigabe macht und an welchen Stellen Sie weiter selbst hinsehen müssen, denn keine Prüfung findet jeden Fall.
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Wie dieselbe Rechnung zweimal in die Kosten gerät
Die Erinnerung mit Rechnungskopie
Eine Zahlungserinnerung hängt die ursprüngliche Rechnung als Anlage an. Wer sie für einen neuen Beleg hält, erfasst dieselbe Forderung ein zweites Mal.
Die Korrektur unter alter Nummer
Ein Lieferant berichtigt einen Fehler und schickt die Rechnung mit gleicher Nummer und neuem Betrag. Beide Fassungen sehen echt aus, zählen darf nur eine.
Rechenfehler auf dem Beleg
Die Positionen ergeben nicht die Summe, oder die Umsatzsteuer passt nicht zum Nettobetrag. Das sind keine Dubletten, sie schlagen aber genauso falsch auf die Kosten durch.
Woran Sie eine Dublette erkennen
Eine Rechnung ist sehr wahrscheinlich doppelt, wenn Lieferant und Rechnungsnummer übereinstimmen. Schwieriger sind die weichen Fälle: gleiche Nummer mit anderem Betrag, gleicher Betrag mit anderer Nummer, gleicher Leistungszeitraum unter neuer Nummer. Wer Dubletten zuverlässig finden will, vergleicht deshalb mehrere Merkmale zugleich: Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Bruttobetrag, im Bau zusätzlich Leistungszeitraum und Bestellung. Stimmen drei davon überein, lohnt ein Blick auf beide Originale. Eine Dublettenprüfung in Software nimmt Ihnen den ersten, eindeutigen Teil ab; die weichen Fälle bleiben Urteilssache.
Eingangsrechnungen
Die vier Prüfungen in Fidrel
Erstens die gleiche Datei: Beim Hochladen bildet Fidrel einen Fingerabdruck der Datei und erkennt so, wenn genau diese Datei im Projekt schon liegt. Zweitens die gleiche Nummer: Beim Prüfen vergleicht Fidrel die Rechnungsnummer mit den übrigen Rechnungen desselben Lieferanten im Projekt, unabhängig von Groß- und Kleinschreibung, und meldet ein mögliches Duplikat. Abgelehnte Rechnungen zählen dabei nicht mit, und bestätigt wird nur mit einer Begründung. Drittens die Rechnung selbst: Netto plus Umsatzsteuer gegen den Bruttobetrag und die Positionen gegen die Beträge. Viertens die Zahlung: Wer mehr erfassen will, als die Rechnung brutto ausweist, wird zurückgewiesen.
Was bei einer möglichen Dublette in Fidrel geschieht
Schritt 1
Datei hochladen
Ziehen Sie die Rechnung in die Eingangsrechnungen des Projekts. Liegt genau diese Datei dort schon, legt Fidrel keine zweite Rechnung an, sondern meldet „Datei bereits vorhanden, wird geöffnet“ und öffnet die vorhandene.
Schritt 2
Lieferant und Nummer prüfen
Im Schritt „Prüfen“ wählen Sie den Lieferanten und klicken auf „Stimmt, weiter“. Trägt eine andere, nicht abgelehnte Rechnung dieses Lieferanten im Projekt dieselbe Nummer, hält Fidrel an und meldet ein mögliches Duplikat.
Schritt 3
Beide Fassungen vergleichen
Suchen Sie in der Rechnungsliste nach der Nummer und legen Sie Betrag, Rechnungsdatum und Leistungszeitraum nebeneinander. Erst dieser Vergleich zeigt, ob eine Dublette, eine Korrektur oder ein Zufall vorliegt.
Schritt 4
Entscheiden und festhalten
Ist es keine Dublette, begründen Sie das in mindestens zehn Zeichen und bestätigen die Angaben. Ist es eine, löscht ein Administrator die Rechnung; sie bleibt dann 30 Tage im Papierkorb und zählt nicht mehr mit.
Rechenfehler: Netto, Umsatzsteuer und Positionen
Fidrel rechnet mit, während Sie prüfen. Ergibt die Summe aus Netto und Umsatzsteuer nicht den gelesenen Bruttobetrag, nennt die Prüfliste beide Werte nebeneinander. Das ist ein Hinweis und keine Sperre, denn manchmal liegt der Unterschied an einem Rabatt oder einer Rundung, die erst geklärt werden muss. Strenger ist der Abgleich der Positionen: Ergeben sie nicht Nettobetrag und Steuer der Rechnung, lässt sich die Rechnung nicht bestätigen. „Aus Positionen summieren“ und „USt. verteilen“ helfen, wenn nur die Verteilung fehlt. Einen echten Fehler auf dem Beleg sollten Sie nicht wegrechnen, sondern beim Lieferanten klären und eine berichtigte Rechnung anfordern.
Wann dieselbe Nummer keine Dublette ist
Nicht jede wiederholte Nummer ist ein Fehler. Manche Lieferanten beginnen ihre Nummernkreise jedes Jahr neu, sodass bei langen Bauvorhaben nach Jahren dieselbe Nummer wieder auftaucht. Eine berichtigte Rechnung trägt gelegentlich die alte Nummer; dann gehört die erste Fassung abgelehnt oder, wenn sie schon genehmigt ist, per Gutschrift korrigiert. Die Begründung bleibt an der Rechnung gespeichert. Schreiben Sie deshalb etwas Prüfbares hinein, etwa „neuer Nummernkreis 2027, andere Leistung als Rechnung vom März“, und nicht bloß „passt“. Wer die Rechnung später freigibt, versteht dann ohne Rückfrage, warum sie trotz gleicher Nummer durchging.
Doppelt bezahlt: was Fidrel sieht und was nicht
Fidrel erfasst Zahlungen, die bereits erfolgt sind, auch in Teilbeträgen, und nimmt je Rechnung nicht mehr an, als sie brutto ausweist. Als bezahlt gilt eine Rechnung erst, wenn der volle Betrag erfasst ist. Eine zweite Rechnung mit derselben Forderung kann aber eigene Zahlungen tragen, wenn sie trotz Hinweis bestätigt wurde. Bewährt hat sich deshalb eine einfache Regel für die Zahlungsrunde: Bezahlt wird nur, was in der Liste als freigegeben steht, und die Auswahl geht als Datei an die Person, die überweist.
Was trotz der Prüfungen durchrutschen kann
Fidrel vergleicht Rechnungsnummern nur innerhalb eines Projekts und beim selben Lieferanten; eine Rechnung, die in einem anderen Projekt oder unter einem zweiten Lieferanteneintrag steht, fällt nicht auf. Anders geschriebene Nummern wie RE-1001 und RE1001 gelten als verschieden, und gleiche Beträge allein lösen keinen Hinweis aus. Ein zweiter Scan derselben Papierrechnung ist für den Fingerabdruck eine neue Datei; hier greift nur der Vergleich der Nummer. Fidrel führt keine Überweisungen aus und sieht Ihr Bankkonto nicht, deshalb kann es eine doppelte Zahlung bei der Bank nicht verhindern.
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Häufig gestellte Fragen
Noch Fragen? Wir helfen gerne.
Sprechen Sie mit unsVergleichen Sie Lieferant und Rechnungsnummer, dann Datum, Betrag und Leistungszeitraum. Stimmen Lieferant und Nummer überein, ist eine Dublette sehr wahrscheinlich; bei gleichem Betrag unter neuer Nummer lohnt ein Blick auf beide Originale.
Ein Abgleich jeder neuen Rechnung mit den schon erfassten, bevor sie anerkannt wird. In Fidrel prüft er die gleiche Datei und die gleiche Nummer beim selben Lieferanten im Projekt.
Nicht über die Datei, denn ein neuer Scan ist eine andere Datei. Steht beim selben Lieferanten aber schon eine Rechnung mit dieser Nummer, meldet Fidrel beim Bestätigen ein mögliches Duplikat.
Klären Sie das mit dem Lieferanten und Ihrer Buchhaltung; üblich sind Rückzahlung oder Verrechnung mit der nächsten Rechnung. Fidrel zeigt nur, welche Zahlungen zu welcher Rechnung erfasst sind.
Nur ein Administrator des Projekts, und nur solange keine Zahlung erfasst ist. Die Rechnung liegt danach 30 Tage im Papierkorb und lässt sich in dieser Zeit wiederherstellen.
Eine andere, nicht abgelehnte Rechnung desselben Lieferanten im Projekt trägt dieselbe Nummer. Bestätigt wird dann nur mit einer Begründung von mindestens zehn Zeichen, die an der Rechnung gespeichert bleibt.