Die Rechnung als erstes Signal
Viele Kostenlisten vergleichen nur Budget und Rechnungen. Liegt die Rechnung über dem Budget, ist der Auftrag längst vergeben und die Leistung erbracht; steuern lässt sich dann nichts mehr.
Kostenverfolgung · Warnungen
Kostenüberschreitung erkennen, bevor die Rechnung kommt
Eine Budgetüberschreitung beginnt selten mit der letzten Rechnung. Sie zeigt sich früher: in einem Auftrag, der über dem Budget der Position vergeben wurde, in einer Position, die schon zu neun Zehnteln abgerechnet ist, obwohl die Arbeit erst zur Hälfte steht, oder in einer Prognose, die von Monat zu Monat steigt. Fidrel prüft diese Signale je Budgetposition und zeigt sie unter „Finanzielle Warnungen“, mit Schwellen, die Ihr Projekt selbst festlegt.
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Warum Überschreitungen so spät auffallen
Zu viele Positionen für einen Blick
Eine Kalkulation mit mehreren Hundert Positionen lässt sich nicht jede Woche Zeile für Zeile durchsehen. Die eine Position, die kippt, geht in der Masse unter.
Einschätzungen ohne Spur
Der Bauleiter weiß, dass der Felsaushub teurer wird, aber diese Einschätzung steht nirgends. Ohne festgehaltene Prognose gibt es auch keine Warnung, wenn sie weiter steigt.
Die sechs Warnungen und was sie auslöst
Fidrel kennt sechs finanzielle Warnungen. „Prognose überschreitet Budget“ erscheint, wenn die Endkostenprognose einer Position über ihrem aktuellen Budget liegt. „Beauftragungen überschreiten Budget“ meldet Verträge und Bestellungen, die zusammen mehr ausmachen als das Budget der Position. „Hoher Budgetverbrauch“ greift, sobald der abgerechnete Betrag den Anteil des Budgets erreicht, den Sie festlegen. „Kosten liegen vor Baufortschritt“ vergleicht den abgerechneten Anteil mit dem physischen Fortschritt verknüpfter Vorgänge im Terminplan. „Prognose ist gestiegen“ vergleicht die letzte gespeicherte Prognose mit der vorletzten, und „Rechnung nicht vollständig zugeordnet“ meldet abgerechnete Beträge, die noch keiner Position zugeordnet sind.
Kostenverfolgung
Warnschwellen, die das Projekt festlegt
Drei der Warnungen hängen an Schwellen: der Budgetverbrauch, ab dem gewarnt wird, der Anstieg der Prognose zwischen zwei gespeicherten Versionen und der Abstand zwischen abgerechnetem Anteil und Baufortschritt. Ohne eigene Einstellung gelten 90 Prozent Verbrauch, 10 Prozent Prognoseanstieg und 20 Prozentpunkte Abstand. Ändern dürfen die Schwellen nur Personen mit dem Budgetrecht im Projekt; sie gelten dann für alle Positionen. Ein Klick auf eine Warnung mit Position öffnet diese Position mit ihren zugeordneten Rechnungen und allen Anpassungen.
So arbeiten Sie mit den finanziellen Warnungen
Schritt 1
Schwellen festlegen
Öffnen Sie unter Projektfinanzen „Finanzielle Warnungen“ und tragen Sie die drei Schwellen für Ihr Projekt ein, etwa einen niedrigeren Verbrauch bei knappen Budgets.
Schritt 2
Restkostenprognose pflegen
Tragen Sie an Positionen, deren Kosten sich anders entwickeln als geplant, eine Restkostenprognose mit Begründung ein. Erst dann rechnet die Prognose mit Ihrer Einschätzung statt vorläufig.
Schritt 3
Prognoseversion speichern
Speichern Sie unter „Struktur & Verlauf“ die Prognose regelmäßig mit einer Begründung, etwa zum Monatsende. Steigt sie gegenüber der vorherigen Version über die Schwelle, meldet Fidrel das.
Schritt 4
Warnungen abarbeiten
Die Kostenverfolgung zeigt auf einer Karte die Zahl der Warnungen und ihre Arten. Von dort gelangen Sie in die Projektfinanzen, prüfen die Position und entscheiden: Nachtrag, Umschichtung aus der Reserve oder neue Prognose.
Überschreitungen auch in der Kalkulation finden
Die freigegebene Kalkulation zeigt ebenfalls, wo es eng wird. Die Spalte „Verbraucht“ stellt den abgerechneten Anteil je Position als Ring dar, der Status steht auf „Im Budget“ oder „Risiko“, und der Schnellfilter „Über Budget“ blendet alle Positionen aus, deren Prognose im Budget liegt. In der Kostenverfolgung ist eine positive Abweichung rot hervorgehoben und mit ihrem Anteil am Budget beschriftet. Über mehrere Projekte hinweg markiert die Seite Finanzen der Organisation die Projekte über Budget und die, die zu beobachten sind.
Grenzen der Warnungen
Die Warnungen erscheinen nur in Fidrel; Fidrel verschickt dazu weder E-Mails noch Push-Nachrichten. Fidrel sagt keine Überschreitung voraus, die niemand erfasst hat: Ohne Auftrag, Rechnung oder eingetragene Prognose bleibt die Prognose beim Budget. Die Schwellen gelten für das ganze Projekt, nicht je Position oder Gewerk.
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Kostenverfolgung · Warnungen
Häufig gestellte Fragen
Noch Fragen? Wir helfen gerne.
Sprechen Sie mit unsAn Aufträgen über dem Budget einer Position, an hohem Verbrauch im Verhältnis zum Baufortschritt und an einer steigenden Prognose. Diese Signale kommen meist Wochen vor der Rechnung, die das Budget sprengt.
90 Prozent Budgetverbrauch, 10 Prozent Anstieg der Prognose zwischen zwei gespeicherten Versionen und 20 Prozentpunkte Abstand zwischen abgerechnetem Anteil und physischem Fortschritt.
Personen mit Finanzrechten im Projekt. Die Warnungen werden aus den aktuellen Zahlen berechnet und stehen in den Projektfinanzen als Liste mit der betroffenen Position.
Weil für sie noch keine Restkostenprognose eingetragen ist. Bis dahin nimmt Fidrel den höchsten Wert aus aktuellem Budget, Beauftragung und abgerechnetem Betrag als Prognose.
Nein. Die drei Schwellen gelten für das ganze Projekt. Ändern kann sie, wer im Projekt das Budgetrecht hat; die neuen Werte gelten sofort für alle Positionen.
Öffnen Sie die Position: Dort sehen Sie zugeordnete Rechnungen und alle Anpassungen. Je nach Ursache folgt ein Nachtrag, eine Umschichtung aus der Reserve oder eine neue Restkostenprognose.