Die Summe verdeckt die Position
Ein Projekt kann insgesamt im Budget liegen, während ein Gewerk weit darüber und ein anderes weit darunter liegt. Eine Gesamtzahl sagt nicht, mit wem Sie sprechen müssen.
Für den Projektleiter
Kostenverfolgung für Projektleiter
Ein Projektleiter braucht nicht jede Rechnung, sondern am Montag die Antwort, welche Position aus dem Budget läuft und warum. Diese Seite geht eine normale Woche durch: woher die Zahlen kommen, wer sie liefert, was eine Position zur Warnung macht und was Sie danach selbst tun.
30 Tage kostenlos · Keine Mindestlaufzeit.
Warum ein Kostenbericht schwer zu glauben ist
Die Zahl hat keine Quelle
Eine Zahl, die Sie nicht öffnen können, können Sie im Jour fixe nicht verteidigen. Sie müssen von der Summe zur Rechnung dahinter kommen.
Die Prognose gehört niemandem
Ist niemand für die Restkosten je Position zuständig, ist die Endkostenprognose das, was zuletzt jemand eingetippt hat, oder nichts.
Woher die Zahlen kommen und wer sie liefert
Das ursprüngliche Budget ist die freigegebene Hauptkalkulation und bleibt gesperrt. „Beauftragt“ stammt aus Verträgen und Bestellungen, jeder Vertrag zählt einmal. „Abgerechnet“ sind geprüfte Eingangsrechnungen, die nicht abgelehnt wurden; die Istkosten sind deren freigegebener Teil. Fehlt eine Restkostenprognose, nimmt Fidrel den höchsten Wert aus aktuellem Budget, Beauftragtem und Abgerechnetem und kennzeichnet ihn als „Vorläufige Prognose“. Rechnungen laden, prüfen und genehmigen andere; nach dem Vier-Augen-Prinzip des Projekts genehmigt nicht, wer die Angaben bestätigt hat.
Kostenverfolgung
Was Sie sehen und was nicht
Kostenverfolgung und Eingangsrechnungen sehen Personen, denen ein Administrator Finanzrechte gegeben hat, einzeln für Übersicht, Rechnungen hochladen, Bearbeiten, Zuordnung, Rechnungsgenehmigung, Budgetänderungen und Endkostenprognose. Ohne sie sehen Sie eine geschlossene Seite, die das erklärt. Die Finanzrechte öffnen außerdem erst etwas, wenn die Person Zugriff auf die Projektkalkulation hat, und wer nur einen Teil des Projekts sieht, bleibt ohne Finanzen.
Eine Woche in vier Schritten
Schritt 1
Die Kostenverfolgung öffnen und oben lesen
Sie zeigt Budget, abgerechnet und Prognose je Kalkulationsposition. Oben steht die Brücke „Vom ursprünglichen Budget zur Prognose“ über Nachträge, Revisionen und Sonstiges, daneben der „Kostenverlauf“. Die „Budgetabweichung“ ist die Prognose abzüglich des aktuellen Budgets; ein positiver Betrag heißt Überschreitung.
Schritt 2
Lesen, was bei anderen liegt
Der Block „Zu bearbeiten“ zählt Rechnungen, die noch geprüft, zugeordnet oder freigegeben werden müssen, und überfällige. Das sind selten Ihre Aufgaben, aber Ihre Zahlen hängen daran: Beträge ohne Position stehen unter „Nicht zugeordnet“ und gehen trotzdem in die Prognose ein.
Schritt 3
Position für Position durchgehen
Filtern Sie auf Positionen über Budget. Jede Zeile zeigt aktuelles Budget, „Beauftragt“, „Fakturiert“, den verbrauchten Anteil, die „Endkostenprognose“ und die „Abweichung“. Ein Klick auf eine Zahl öffnet die Positionen dahinter, von dort kommen Sie zu den zugeordneten Rechnungen und zu allen Anpassungen.
Schritt 4
Prognose nachführen und entscheiden
Hat sich der Rest geändert, tragen Sie mit dem Prognoserecht die „Restkostenprognose“ der Position ein. Dann entscheiden Sie: Nachtrag erfassen, der die Mehrkosten trägt, Beauftragtes prüfen oder die Zahlen für die Besprechung mit „Exportieren“ nach Excel oder CSV mitnehmen.
Was Ihre Aufgabe ist und was einer anderen Rolle gehört
Ihre Aufgabe ist das Lesen, das Nachführen der Prognose und das Anstoßen eines Nachtrags. Ein erfasster Nachtrag bleibt eine erwartete Änderung, bis er unter Projektfinanzen genehmigt wird; erst dann geht der Betrag ins aktuelle Budget ein, und dafür braucht es das Recht für Budgetänderungen. Dasselbe gilt für die Warnschwellen: Sie lassen sich nur mit dem Budgetrecht ändern. Prüfen und Zuordnen von Rechnungen liegt bei den Personen mit den Rechten für Zuordnung und Rechnungsgenehmigung, die Freigabe der Kalkulation bei denen mit Budget- und Freigaberecht.
Was Fidrel bei der Kostenverfolgung nicht tut
Fidrel führt keine Zahlung aus; eine erfasste Zahlung hält nur fest, dass bereits gezahlt wurde. Es erstellt selbst keine Rechnungen an den Auftraggeber, die Ausgangsrechnung bleibt in Ihrem System. Eine Buchhaltungsschnittstelle gibt es nicht; die Zahlen verlassen Fidrel als Excel- oder CSV-Datei.
Verwandte Lösungen
Ein Projekt. Ein Abonnement. Die gesamte Plattform ist enthalten.
Die Testphase gilt für Ihr erstes eigenes Projekt und beginnt mit dessen Erstellung. Keine Kreditkarte erforderlich. Wählen Sie danach Kartenzahlung oder Rechnung, um fortzufahren.
- 30 Tage kostenlos
- Unbegrenzte Teilnehmerzahl
- Keine Mindestlaufzeit
Einblicke
Alle anzeigen
Projektkoordination wird einfacher
Das Projektsystem der Zukunft verbindet Menschen, Unterlagen und Entscheidungen. Lernen Sie die Idee hinter Fidrel kennen.
Mehr erfahren
Die Zeichnung dabei. DWG direkt auf dem Handy öffnen.
Auf der Baustelle zählt schneller Zugriff. Fidrel zeigt DWG-Zeichnungen im mobilen Browser, eingebettet in die Dokumentstruktur des Projekts.
Mehr erfahren
Ein klarerer Terminplan. Von der ersten Aktivität bis zum letzten Meilenstein.
Wenn alle den nächsten Schritt sehen, kommt das Projekt leichter voran. Fidrel verbindet Aktivitäten, Termine und gemeldeten Fortschritt in einer gemeinsamen Gantt-Ansicht.
Mehr erfahren
Ja. Ein Filter zeigt die Positionen, die über Budget liegen, und die gefilterten Zeilen öffnen dieselben Einzelheiten wie alle anderen. So beginnen Sie die Woche beim Problem statt bei der Summe.
Ja. Jede Zahl in der Übersicht öffnet die Positionen dahinter, und von einer Position gelangen Sie zu den zugeordneten Rechnungen und zu allen vorgenommenen Anpassungen am Budget.
Finanzdaten sind separat geschützt. Ein Administrator vergibt die Finanzrechte einzeln, und sie verlangen zusätzlich Zugriff auf die Projektkalkulation; ohne sie sieht die Person eine geschlossene Seite.
Nein. Ein Nachtrag, der mit einer Budgetposition verknüpft ist, bleibt eine erwartete Änderung, bis er unter Projektfinanzen genehmigt wird. Erst dann fließt der Betrag in das aktuelle Budget ein.
Wer das Budgetrecht hat. Ohne eigene Einstellung gelten die Voreinstellungen, die Sie in den Finanzen finden; die Warnungen erscheinen in Fidrel und führen zur betroffenen Position.
Ja. Die Periodenansicht zeigt je Monat, Quartal oder Jahr, was geplant, prognostiziert, fakturiert und bezahlt ist, und die Kostenverfolgung lässt sich nach Excel und CSV exportieren.