Aufträge im Vertragsordner, nicht in der Kostenliste
Der Werkvertrag liegt als PDF in der Ablage, die Kostenliste kennt nur Budget und Rechnungen. Was vergeben ist, rechnet jemand vor jedem Bericht von Hand zusammen.
Kostenverfolgung · Begriffe
Obligo im Bau: was beauftragt, aber noch nicht abgerechnet ist
Wer nur auf die Rechnungen schaut, sieht die Kosten eines Bauprojekts zu spät. Sobald ein Auftrag vergeben ist, ist das Geld gebunden, auch wenn die erste Rechnung noch Wochen entfernt ist. Diese Verpflichtung nennen Controller und Projektsteuerer das Obligo. Fidrel führt sie mit zwei Zahlen: „Beauftragt“ ist alles, was über Verträge und Bestellungen vergeben wurde, und das „Offene Auftragsvolumen“ ist der Teil davon, der noch nicht abgerechnet ist. Beides fließt in die Endkostenprognose ein.
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Warum das Obligo in vielen Kostenberichten fehlt
Doppelt oder gar nicht gezählt
Werden Auftragssumme und Rechnungen addiert, zählt jede abgerechnete Leistung zweimal. Wird nur die Rechnung gezählt, fehlt der offene Rest des Auftrags in der Prognose.
Erledigte Aufträge mit Restbetrag
Ein Auftrag ist erledigt, die letzte Rechnung liegt unter der Auftragssumme. Bleibt der Auftrag in voller Höhe im Obligo stehen, ist die Prognose dauerhaft zu hoch.
Obligo, Auftragsvolumen und Prognose: die Begriffe
Mit Obligo meinen die meisten Controller den beauftragten, aber noch nicht abgerechneten Teil der Kosten; manche verstehen darunter auch die gesamte Auftragssumme. Fidrel trennt beides. „Beauftragt“ zählt aktive und abgeschlossene Verträge sowie erfasste Bestellungen, jeden Vertrag einmal. „Offenes Auftragsvolumen“ sind die beauftragten Leistungen, die noch nicht abgerechnet sind, also Beauftragt abzüglich Abgerechnet, nie unter null. In der Tabelle nach Phase heißt dieselbe Zahl „Offen beauftragt“, auf der Vertragskarte „Beauftragt, nicht berechnet“. Die Endkostenprognose besteht aus den abgerechneten Beträgen plus dem, was laut Prognose oder Beauftragung noch aussteht.
Kostenverfolgung
Wie Verträge und Bestellungen ins Obligo kommen
Eine Beauftragung hat in Fidrel eine Art: Vertrag, Bestellung oder eine sonstige Beauftragung. Ihren Betrag verteilen Sie netto auf eine oder mehrere Budgetpositionen. Ein Vertrag im Entwurf zählt nicht, ein stornierter ebenso wenig. Ein aktiver Vertrag zählt mit dem vollen Betrag seiner Zeilen. Wird er geschlossen, zählt jede Zeile nur noch mit dem, was auf sie abgerechnet wurde; der offene Rest fällt aus dem Obligo. Ändert sich ein aktiver Vertrag, passen Sie den Betrag einer Zeile mit „Vertragsbetrag ändern“ und einer Begründung an, aber nie unter den bereits abgerechneten Betrag. Kleinere Aufträge ohne Vertrag tragen Sie direkt an der Budgetposition als beauftragten Betrag mit Referenz und Lieferant ein.
Das Obligo eines Projekts in Fidrel aufbauen
Schritt 1
Beauftragung erfassen
Öffnen Sie unter Projektfinanzen „Verträge & Bestellungen“ und legen Sie den Auftrag mit Beschreibung, Referenz, Lieferant und Art an. Je Zeile wählen Sie die Budgetposition und den Nettobetrag.
Schritt 2
Vertrag aktivieren
Ein neuer Vertrag beginnt als Entwurf und zählt noch nicht. Erst wenn Sie ihn auf „Aktiv“ setzen, wird sein Betrag beauftragt und erscheint bei den Positionen.
Schritt 3
Rechnungen dem Vertrag zuordnen
Verknüpfen Sie eine zugeordnete Rechnung mit der passenden Vertragszeile desselben Lieferanten und derselben Budgetposition. So sieht jeder auf der Vertragskarte, was noch offen ist.
Schritt 4
Vertrag schließen
Ist der Auftrag erledigt, setzen Sie ihn auf „Geschlossen“. Was bis dahin nicht abgerechnet wurde, fällt aus Beauftragt und aus dem offenen Auftragsvolumen heraus.
Warum das Obligo die Prognose früh bewegt
Solange für eine Position niemand eine Restkostenprognose eingetragen hat, rechnet Fidrel vorläufig: Die Prognose ist der höchste der drei Werte aktuelles Budget, Beauftragt und Abgerechnet. Vergeben Sie einen Auftrag über dem Budget der Position, steigt die Prognose sofort, lange bevor die erste Rechnung kommt, und die Warnung „Beauftragungen überschreiten Budget“ erscheint. Die Position ist bis dahin als „Vorläufige Prognose“ gekennzeichnet. Tragen Sie eine Restkostenprognose ein, gilt Abgerechnet plus dieser Rest. So wird aus dem Obligo eine Zahl, mit der sich steuern lässt, statt einer Liste offener Verträge.
Was Fidrel beim Obligo nicht abdeckt
Fidrel bucht keine Bestellungen in einer Warenwirtschaft oder Finanzbuchhaltung; Aufträge erfassen Sie im Projekt, sie werden nicht aus einem anderen System übernommen. Bürgschaften und andere Sicherheiten verwaltet Fidrel nicht; ein Sicherheitseinbehalt steht nur als Prozentsatz im Vertrag zwischen zwei Projektparteien und wird über Abschlagsrechnungen einbehalten und freigegeben. Den Inhalt eines Werkvertrags prüft oder bewertet Fidrel nicht; es zählt nur die Beträge, die Sie erfassen.
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Häufig gestellte Fragen
Noch Fragen? Wir helfen gerne.
Sprechen Sie mit unsDas Obligo ist das, wozu sich Bauherr oder Unternehmen durch vergebene Aufträge bereits verpflichtet haben, ohne dass es schon abgerechnet ist. Es zeigt Kosten, bevor Rechnungen sie sichtbar machen.
Nein. Jeder Vertrag zählt einmal. Das offene Auftragsvolumen ist Beauftragt abzüglich Abgerechnet, und die Prognose addiert nur, was nach Beauftragung oder Prognose noch aussteht.
Er fällt weg. Ein geschlossener Vertrag zählt je Zeile nur mit dem Betrag, der auf sie abgerechnet wurde. Ein stornierter Vertrag zählt überhaupt nicht.
In der Kostenverfolgung unter Kosten, in der Tabelle nach Phase als „Offen beauftragt“ und auf jeder Vertragskarte. Die Seite Finanzen nennt Beauftragt in der Zusammenfassung je Währung.
Ja. Als Art der Beauftragung wählen Sie Bestellung. Außerdem lässt sich an einer Budgetposition direkt ein beauftragter Betrag mit Referenz und Lieferant eintragen.
Personen mit dem Budgetrecht im Projekt legen Verträge und Bestellungen an und ändern ihren Status. Rechnungen mit Vertragszeilen verknüpft, wer das Recht zum Zuordnen hat.