Die Liste gehört niemandem mehr
Das Abnahmeprotokoll nennt die Punkte, aber nicht, wer sie nach dem Termin im Auge behält. Ist die Bauleitung abgezogen, fragt niemand nach, bis der Bauherr den Mangel beim nächsten Rundgang wiederfindet.
Leitfaden Restmängel
Mängel nach der Abnahme bis zur Beseitigung nachverfolgen
Bei der Abnahme steht im Protokoll, was noch fehlt: Restmängel, die jede beteiligte Firma bis zu einem Termin beseitigen soll. Danach beginnt die eigentliche Arbeit, denn die Bauleitung ist oft schon auf der nächsten Baustelle. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie jeden Punkt aus dem Abnahmeprotokoll in Fidrel als Abweichung mit Firma, verantwortlicher Person, Frist und Abhilfemaßnahme anlegen und bis zum Abschluss im Blick behalten. Fidrel nennt einen Mangel „Abweichung“; die Nummern lauten ABW-001, ABW-002 und so weiter.
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Warum Restmängel nach der Abnahme liegen bleiben
Eine Firma, sechs Punkte, keine Übersicht
Ein Trockenbauer hat Punkte im zweiten und im vierten Obergeschoss, der Elektriker einen im Treppenhaus. Steht jeder Punkt in einer anderen Zeile oder einer anderen E-Mail, weiß am Ende keiner, was bei welcher Firma noch offen ist.
Behoben heißt noch nicht kontrolliert
Die Firma meldet am Telefon, der Mangel sei beseitigt. Ohne festgehaltene Kontrolle bleibt unklar, wer ihn wann besichtigt hat, wenn später über die Beseitigung gestritten wird.
Von der Zeile im Protokoll zur Abweichung
Eine Abweichung in Fidrel bildet einen einzelnen Mangel ab, mit eigener Nummer je Projekt. Die Firma, die ihn beseitigen soll, tragen Sie im Feld „Unternehmen“ ein, die Person, die den Fortgang im Blick hat, im Feld „Verantwortliche Person“. Die Frist ist ein Datum, nach dem Sie sich richten. Die Abhilfemaßnahme beschreibt, was die Firma tun soll, etwa „Fuge schließen und Anstrich erneuern“. Die Beschreibung und die Fotos halten fest, wie der Mangel bei der Abnahme aussah. So hat auch jemand, der nicht dabei war, genug Angaben, um die Stelle zu finden und die Beseitigung zu beurteilen.
Kontrollen & Qualität
Je Firma den Überblick behalten
Der Filter „Unternehmen“ sucht in dem Text, den Sie im Feld „Unternehmen“ der Abweichungen eingetragen haben. Die Firmen kommen dabei nicht aus einer festen Liste. Schreiben Sie jede Firma deshalb überall gleich, damit der Filter alle ihre Punkte findet. In der Liste stehen unter jedem Titel Ort, Unternehmen und Frist; mit dem Status filtern Sie auf alles, was noch „Zugewiesen“ oder „In Bearbeitung“ ist. Wer vor einem Termin mit einer Firma deren offene Punkte braucht, ruft die gefilterte Liste auf und geht sie mit der Firma Punkt für Punkt durch.
So verfolgen Sie Restmängel in Fidrel
Schritt 1
Das Abnahmeprotokoll ablegen
Legen Sie das Protokoll mit seinen Mängeln und Vorbehalten als Dokument im Projekt ab. Nutzen Sie den Gebäudebetrieb, steht in der Übergabe-Checkliste dafür schon der Punkt „Abnahmeprotokolle mit Mängeln und Vorbehalten“.
Schritt 2
Jeden Punkt als Abweichung anlegen
Wählen Sie „Neue Abweichung“, tragen Sie Titel und Beschreibung ein und unter „Arbeitsbereich / Ort“ die Stelle im Gebäude, zum Beispiel Geschoss und Raum. Fotos hängen Sie mit „Foto aufnehmen“ oder „Anhänge hinzufügen“ an.
Schritt 3
Firma, verantwortliche Person und Frist eintragen
Unter „Verantwortung & Status“ geben Sie das Unternehmen, die verantwortliche Person und die Frist ein, unter „Nachverfolgung“ die verlangte Abhilfemaßnahme. Die Person erhält eine Benachrichtigung in Fidrel und findet den Punkt auf ihrer Startseite.
Schritt 4
Den Stand je Firma überblicken
Öffnen Sie „Filter“ und tippen Sie bei „Unternehmen“ den Firmennamen ein. Die Liste zeigt dann nur deren Abweichungen mit Status und Frist, und jede verantwortliche Person sieht ihre Punkte unter „Mir zugewiesen“.
Schritt 5
Beseitigung kontrollieren und abschließen
Meldet die Firma die Beseitigung, setzt die verantwortliche Person den Punkt auf „Bereit zur Prüfung“. Sie besichtigen die Stelle und setzen ihn auf „Genehmigt“ und danach auf „Abgeschlossen“; war die Beseitigung nicht ausreichend, geht er zurück auf „In Bearbeitung“.
Was die verantwortliche Person erfährt
Wird jemand als verantwortliche Person eingetragen, erhält er eine Benachrichtigung in Fidrel. Alles Offene steht auf der Startseite unter „Mir zugewiesen“, nach Frist sortiert; ist die Frist verstrichen, steht dort „Überfällig“ mit dem Datum. Ein Punkt bleibt auf dieser Liste, bis er „Abgeschlossen“ ist, also auch nach der Genehmigung. Das hilft der Bauleitung, die jeden Montag einmal durch die Liste geht, und dem Vorarbeiter einer Firma, der Fidrel nutzt. Firmen, die Fidrel nicht nutzen, erreichen Sie weiter auf Ihrem gewohnten Weg.
Abnahme und Gewährleistung hängen zusammen
Mit der Abnahme beginnen die Gewährleistungsfristen. Im Gebäudebetrieb tragen Sie den Tag der Abnahme ein und lassen die Fristen daraus berechnen; wie das geht, steht im Leitfaden zu den Gewährleistungsfristen. Auch den Abnahmetermin selbst können Sie in Fidrel vorbereiten: Eine Besprechung vom Typ „Abnahme“ nimmt Teilnehmende, Vorsitz, Protokollführung und das Protokoll auf. Was bei der Abnahme als Mangel genannt wird, legen Sie anschließend wie oben beschrieben als Abweichungen an.
Was Fidrel bei Restmängeln nicht übernimmt
Fidrel erstellt keine Mängelrügen und setzt keine Fristen im rechtlichen Sinn; die Frist in der Abweichung ist ein Termin zum Nachverfolgen. Erfassung oder Statusfreigabe in Fidrel ersetzen keine vertraglichen Anzeigen und Entscheidungen. Eine Unterschrift unter dem Abnahmeprotokoll nimmt Fidrel nicht auf; das Protokoll legen Sie als Dokument ab. Fidrel schickt zu einer Abweichung keine E-Mail; wer als verantwortlich eingetragen ist, erfährt es nur in Fidrel. Eine Erinnerung vor oder nach Ablauf der Frist verschickt Fidrel nicht. Welche Rechte Ihnen bei Mängeln zustehen und wie Sie Fristen setzen, klären Sie mit Ihrem Vertrag und gegebenenfalls mit einem Baurechtsanwalt.
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Fidrel führt Mängel als Abweichungen, jede mit eigener Nummer, Status, Unternehmen, verantwortlicher Person und Frist. Die Liste der Abweichungen mit ihren Filtern übernimmt die Aufgabe einer Mängelliste.
Öffnen Sie in der Liste der Abweichungen den Filter und geben Sie bei „Unternehmen“ den Firmennamen ein. Schreiben Sie den Namen in allen Einträgen gleich, damit der Filter keinen Punkt übersieht.
Nein. Die verantwortliche Person wird benachrichtigt, wenn Sie sie eintragen, und sieht überfällige Punkte unter „Mir zugewiesen“. Eine Erinnerung vor oder nach Ablauf der Frist und eine E-Mail verschickt Fidrel nicht.
Den Status ändern können die verantwortliche Person, wer die Abweichung angelegt hat, und die Projektadministratoren. Eine zweite Kontrolle erzwingt Fidrel nicht; legen Sie selbst fest, wer die Beseitigung besichtigt.
Ja, als Dokument im Projekt, bei Nutzung des Gebäudebetriebs auch als Punkt der Übergabe-Checkliste. Eine Unterschrift in Fidrel gibt es nicht; Sie legen das Protokoll so ab, wie Sie es unterschrieben haben.
Aus „Bereit zur Prüfung“ lässt sie sich zurück auf „In Bearbeitung“ setzen. Sie behält Nummer, Firma und Frist, und die Änderungen werden mit Name und Zeit protokolliert.