Der Anlass steht in einem anderen Register
Ein Nachtrag beginnt oft mit einer Anfrage an den Planer oder einer Abweichung auf der Baustelle. Wer ihn später in einer Liste anlegt, schreibt Titel und Ort ab, und der Bezug zum Auslöser geht verloren.
Für Projektleiter
Nachträge verfolgen für Projektleiter
Ein Projektleiter will zu jeder Zeit sagen können, welche Nachträge offen sind, welche eingereicht und welche genehmigt, und was sie mit Kosten und Terminen machen. Diese Seite zeigt, wie Sie Nachträge in Fidrel anlegen, bepreisen und verfolgen, und wo Ihre Arbeit aufhört und die Entscheidung eines Administrators beginnt.
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Was einen Projektleiter bei Nachträgen unter Druck setzt
Drei Beträge, und keiner weiß welcher gilt
Der Auftragnehmer schätzt, bietet an, der Auftraggeber genehmigt etwas anderes. In einer Tabelle landen alle drei in derselben Spalte, und in der Besprechung zählt der, den jemand zuletzt eingetragen hat.
Das Budget erfährt es zu spät
Solange die Nachträge in einer eigenen Liste stehen, rechnet die Kostenkontrolle mit alten Zahlen. Erst am Monatsende fällt auf, was die offenen Nachträge im Ganzen ausmachen.
Was Ihnen gehört und was einem Administrator
Anlegen, bepreisen, nachverfolgen und im Verlauf dokumentieren dürfen der Ersteller, die verantwortliche Person und die Administratoren. Die genehmigten Kosten einzutragen sowie zu genehmigen oder abzulehnen ist Sache eines Projektadministrators; für alle anderen ist das Feld gesperrt, und das Formular nennt die Genehmigung durch einen Administrator als Voraussetzung. Auch das Budget hat eine eigene Freigabe: Ein im Register genehmigter Nachtrag muss unter Projektfinanzen noch von einer Person mit den Rechten für Budget und Genehmigung bestätigt werden. Wer nicht Administrator ist, bereitet also vor und fasst nach, der Administrator entscheidet.
Nachträge & Abweichungen
Welcher Betrag zählt
Je verknüpftem Nachtrag zählt ein Betrag: der genehmigte, sonst der angebotene, sonst der geschätzte, abzüglich des Abzugsbetrags. Eine entfallene Leistung senkt das Budget. Ein Betrag in einer anderen Währung als der des Budgets wird dem Budget nicht zugerechnet. Unter Projektfinanzen werden die Nachträge getrennt nach Erwartet, Eingereicht, Genehmigt, Abgelehnt und Abgerechnet gezeigt, mit der Budgetänderung und der Restkostenprognose. Die Terminwirkung steht in Tagen am Nachtrag, und Vorgänge des Terminplans lassen sich mit Nachträgen verknüpfen, sodass die Ursache einer Verschiebung nachvollziehbar bleibt.
Vom Anlass bis zum Betrag im Budget
Schritt 1
Den Nachtrag dort beginnen, wo er entstanden ist
Legen Sie ihn direkt aus einer RFI, einem Vorgang, einer Abweichung oder einer Kalkulationsposition an: Titel, Ort und verantwortliche Person werden übernommen. Oder wählen Sie im Register „Neuer Nachtrag“ und füllen alles von Hand aus.
Schritt 2
Typ, Ursache und Beträge eintragen
Wählen Sie den Typ: Geänderte, Zusätzliche oder Entfallene Leistung. Tragen Sie die Ursache, den Vertrag oder die Unterlage und die Zeichnung ein, dazu geschätzte und angebotene Kosten, einen Abzugsbetrag und die „Zeitliche Auswirkung (Tage)“. Der Nachtrag erhält eine Nummer wie NT-004.
Schritt 3
Durch die Status führen
Ein Nachtrag läuft vom Entwurf über „Gesendet“ in die Prüfung, mit „Ergänzung erforderlich“ als Schleife, bis er genehmigt oder abgelehnt ist. Ein genehmigter wird „Ausgeführt“ und „Abgeschlossen“; ein abgelehnter geht in den Entwurf zurück oder wird abgeschlossen. Suche und Filter nach Unternehmen, Zeitraum und Status finden die offenen.
Schritt 4
Eine Budgetposition verknüpfen
Mit der Verknüpfung einer Budgetposition kommen die Kosten des Nachtrags in die Kostenverfolgung. Im Entwurf zählt der Betrag dort als erwartet, nach dem Einreichen als eingereicht; ins aktuelle Budget geht er erst, wenn er unter Projektfinanzen genehmigt ist.
Was das Register nicht ersetzt
Das Register ersetzt keine vertraglichen Anzeigen und Entscheidungen; Bezeichnungen und Vergütungsansprüche richten sich nach dem Projektvertrag. Fidrel erstellt weder Nachtragsangebote noch Vertragsunterlagen und gibt keine Rechtsberatung dazu, ob ein Nachtrag begründet oder rechtzeitig angezeigt ist. Aus einer Abweichung oder einer RFI entsteht nicht von selbst ein Nachtrag; Sie legen ihn dort an. Und über einen Nachtrag verschickt Fidrel keine E-Mail: Die verantwortliche Person erfährt es in Fidrel, alle anderen sagen Sie es auf dem Weg, den Sie heute gehen.
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Jeder Betrag ist ein eigenes Feld am Nachtrag, ebenso der Abzugsbetrag. Zählen tut je Nachtrag einer: der genehmigte, sonst der angebotene, sonst der geschätzte, abzüglich des Abzugs.
Weil die Genehmigung im Register und die Genehmigung im Budget getrennt sind. Der Betrag kommt erst ins aktuelle Budget, wenn eine Person mit den Rechten für Budget und Genehmigung ihn unter Projektfinanzen genehmigt.
Nur als Projektadministrator. Die genehmigten Kosten und die Entscheidung über Genehmigung oder Ablehnung prüft auch die Datenbank. Alle anderen Mitglieder legen an, bepreisen und verfolgen.
Im Verlauf des Nachtrags steht jede Änderung Feld für Feld. Dokumente, Zeichnungen und Rechnungen lassen sich mit dem Nachtrag verknüpfen.
Ja, in zwei Richtungen: Die Terminwirkung tragen Sie am Nachtrag in Tagen ein, und Vorgänge im Terminplan lassen sich mit Nachträgen verknüpfen. Der Plan verschiebt sich dadurch nicht von selbst.