Die Liste lebt in einer Tabelle, die niemand pflegt
Eine Excel-Liste ist nach einem Jahr veraltet: Ansprechpartner sind gewechselt, Firmen heißen anders, und neue Betriebe aus dem letzten Projekt fehlen. Wer sie braucht, fragt lieber einen Kollegen.
Kontakte der Organisation
Nachunternehmerdatenbank: Firmen, Gewerke und Ansprechpartner an einer Stelle
Wer häufig Nachunternehmer anfragt, kennt das Problem: Adressen stecken in Postfächern, Tabellen und Köpfen, und für das nächste Gewerk beginnt die Suche von vorn. Eine Nachunternehmerdatenbank hält Unternehmen, Gewerke und Ansprechpartner an einer Stelle, über alle Projekte hinweg. In Fidrel ist das das Verzeichnis „Kontakte“ Ihrer Organisation, aus dem Sie Bieter für eine Angebotsanfrage mit einem Klick übernehmen.
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Warum die Nachunternehmerliste meist nicht trägt
Das Gewerk steht nirgends
Welche Firma macht Fenster und Türen, wer Estrich, wer Aufzugsanlagen? Wenn das Gewerk nicht an der Firma hängt, wird bei jeder Anfrage dieselbe Handvoll bekannter Namen gefragt.
Wer im Projekt angeboten hat, taucht später nicht mehr auf
Bieter und Beteiligte vergangener Projekte kennt am Ende nur, wer dabei war. Ohne gemeinsame Quelle geht dieses Wissen mit dem Projekt verloren.
Wen die Auswahl für Angebotsanfragen anbietet
Die Auswahl zeigt Unternehmen, die mindestens eine der Rollen Lieferant, Nachunternehmer, Auftragnehmer oder Planer/Berater tragen und eine E-Mail-Adresse haben. Dazu kommen deren Ansprechpartner mit E-Mail sowie Personen ohne Unternehmen. Eine Firma, die nur als Bauherr oder Behörde geführt wird, erscheint nicht. Die Suche in der Auswahl berücksichtigt auch die Gewerke. Wer schon zur Anfrage eingeladen ist, steht als „Bereits eingeladen“ da und lässt sich nicht noch einmal wählen.
Vergabe
Wer das Verzeichnis sieht
Das Verzeichnis ist für Mitarbeitende der Organisation und für alle Mitarbeitenden sichtbar, nicht für Bieter und Gäste. Wer nicht zur Organisation gehört, sieht in der Angebotsanfrage die Schaltfläche zur Auswahl gar nicht; Bieter bekommen nie Einblick in andere Firmen. Die Daten gehören damit der Organisation und nicht dem einzelnen Projekt, und ein neues Projekt greift sofort auf dieselben Firmen zu.
So bauen Sie die Datenbank in Fidrel auf
Schritt 1
Die Kontakte öffnen
Die Seite „Kontakte“ führt Unternehmen und Personen, mit denen Sie in Ihren Projekten arbeiten, für die ganze Organisation. Sie hat die Reiter „Unternehmen“, „Personen“ und „Aus den Projekten“; gehören Sie mehreren Organisationen an, wählen Sie oben die richtige.
Schritt 2
Ein Unternehmen anlegen
Mit „Neues Unternehmen“ tragen Sie Name, Handelsregister-Nr., E-Mail, Telefon, Website, Ort und Land ein. Wichtig für spätere Anfragen sind die „Rolle in Projekten“, etwa Nachunternehmer oder Lieferant, und die „Gewerke“, zum Beispiel „Elektro, HLS, Tiefbau“.
Schritt 3
Ansprechpartner hinzufügen
Mit „Neue Person“ erfassen Sie einen Ansprechpartner mit Funktion und Unternehmen. Eine Person ohne Unternehmen ist möglich; sie steht dann bei „Kein Unternehmen“ und lässt sich trotzdem als Bieter einladen.
Schritt 4
Aus den Projekten übernehmen
Der Reiter „Aus den Projekten“ listet Personen und Unternehmen aus Ihren Projekten, die noch nicht im Verzeichnis stehen, darunter Bieter früherer Anfragen mit dem Zusatz „Bieter in“ und dem Projektnamen. Mit einem Klick übernehmen Sie sie, sodass frühere Bieter nicht verloren gehen.
Schritt 5
Filtern und suchen
Die Rollenfilter von „Alle Rollen“ bis „Sonstige“ grenzen die Liste ein, die Suche findet nach Name, E-Mail, Handelsregister-Nr. oder Ort. Zu jeder Firma stehen Rolle, Gewerk und E-Mail in der Zeile.
Schritt 6
Bieter daraus einladen
In der Angebotsanfrage öffnet „Aus dem Register wählen“ die Auswahl „Aus dem Lieferantenregister wählen“. Sie suchen nach Unternehmen, Person oder E-Mail, wählen eine Zeile, und Fidrel trägt E-Mail-Adresse und Unternehmen ins Einladungsformular ein; mit „Einladen“ geht die Einladung hinaus.
Pflege ohne Doppelte
Fidrel meldet, wenn ein Unternehmen mit diesem Namen oder eine Person mit dieser E-Mail-Adresse schon existiert. Archivieren blendet einen Eintrag im Verzeichnis aus, ohne ein Projekt zu berühren; die Auswahl für Angebotsanfragen zeigt archivierte Einträge nicht mehr. Wer eine Firma umbenennen oder einen Ansprechpartner wechseln will, ändert den Eintrag einmal, und alle künftigen Anfragen finden die neue Angabe.
Was die Datenbank nicht ist
Fidrel bewertet Nachunternehmer nicht und führt keine Präqualifikation und keine Bonitätsprüfung durch. Versicherungen und Nachweise führt das Verzeichnis nicht; im Projekt hinterlegt ein Administrator oder die Leitung der jeweiligen Partei Nachweise wie die Haftpflichtversicherung mit Gültigkeit und Dokument, und Fidrel erinnert 30 Tage vor dem Ablauf, ohne den Inhalt zu prüfen. Die Daten im Verzeichnis tragen Sie selbst ein. Wer die Datenbank um Eignung und Referenzen ergänzen will, hält das in den Notizen am Eintrag fest oder führt es außerhalb von Fidrel.
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Auf der Seite „Kontakte“ Ihrer Organisation, im Reiter „Unternehmen“. Dort tragen Sie Rolle, Gewerk, E-Mail und weitere Angaben ein, und die Einträge gelten für alle Projekte der Organisation.
Ja, in der Auswahl der Angebotsanfrage findet die Suche auch die eingetragenen Gewerke, und in den Kontakten grenzen Sie nach der Rolle ein. Pflegen Sie das Gewerk deshalb bei jeder Firma.
Nicht automatisch, aber der Reiter „Aus den Projekten“ führt sie als Vorschlag mit dem Zusatz „Bieter in“ und dem Projektnamen auf. Mit einem Klick übernehmen Sie sie ins Verzeichnis.
Alle Mitarbeitenden der Organisation. Für Bieter, Gäste und Außenstehende ist das Verzeichnis nicht gedacht; es lädt für sie nicht, und die Einladungsauswahl bleibt unsichtbar.
Nein. Die Datenbank bewertet und prüft keine Firma. Sie ist ein Verzeichnis mit Rolle, Gewerk, Ansprechpartnern und Notizen, kein Eignungsfilter.