Pläne herausgeben für Architekten

Was die Herausgabe von Plänen riskant macht

Vom Index zum belegten Versand

1. Schritt 1

   Den Index beim Hochladen festlegen

   Schreiben Sie den Index in den Dateinamen oder tragen Sie ihn in der Upload-Zeile ein; ein Index wie C02 wird genau so gespeichert, wie Sie ihn schreiben. Eine Datei mit vorhandener Nummer wird als „Neue Version von“ dieser Nummer abgelegt, die früheren Versionen bleiben mit ihrem Datum erhalten.

2. Schritt 2

   Den Status anfordern, den der Zweck verlangt

   Freigegeben, Ausführungsunterlage und Bestandsunterlage setzen nur Administratoren und Dokumentenverantwortliche. Bitten Sie den Koordinator, den Satz freizugeben, bevor Sie ihn zur Ausführung herausgeben, und begründen Sie im Kommentar zur Statusänderung, wofür er gedacht ist.

3. Schritt 3

   Den Planversand zusammenstellen

   Wählen Sie „Neuer Planversand“, schreiben Sie den Betreff, wählen Sie den Zweck und die Pläne mit ihrem Index. Empfänger tragen Sie je Zeile als Name, Firma, E-Mail ein oder fügen sie aus dem Kontaktverzeichnis oder aus dem Projekt hinzu. Als Entwurf bleibt er bearbeitbar.

4. Schritt 4

   Ausgeben und die Links senden

   Mit „Ausgeben“ sperren Sie den Planversand; er trägt eine Nummer wie TR-001. Dann senden Sie jedem Empfänger mit Adresse einen persönlichen Download-Link, der 30 Tage gilt. In der Liste steht je Adresse „Gesendet“, „Geöffnet“ oder „Nicht geöffnet“ und, falls erfolgt, „Bestätigt am“.

5. Schritt 5

   Beim nächsten Index die Empfänger des alten erreichen

   Öffnen Sie „Wer hat welchen Index“: Dort sehen Sie, wer noch den ersetzten Index hat. „Empfänger über ersetzte Indizes informieren“ schickt eine E-Mail mit den neueren Indizes, und „Neue Versendung mit den gültigen Indizes“ legt den nächsten Planversand mit den betroffenen Plänen und Empfängern an.