Planversand · Begleitschein
Ein Planbegleitschein hält fest, welche Pläne in welchem Index an wen gingen und zu welchem Zweck: zur Information, zur Prüfung, zur Freigabe oder zur Ausführung. Er ist der Beleg, auf den sich Bauleitung und Planer berufen, wenn später strittig ist, nach welchem Stand gebaut oder kalkuliert wurde. Hier lesen Sie, welche Angaben auf einen Begleitschein gehören, welche Fidrel aus jedem Planversand von selbst übernimmt und welche Sie an anderer Stelle festhalten müssen.
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Der Schein entsteht aus einer alten Word-Datei, Kopfzeile und Verteiler stammen noch vom vorigen Bauvorhaben, und die Indexspalte wird von Hand nachgetragen. Ein Tippfehler genügt, und der Beleg nennt einen Stand, der nie verschickt wurde.
Der Begleitschein liegt als PDF im Projektordner, die Pläne gingen in einer anderen Mail hinaus. Dass beides zusammengehört, lässt sich Monate später nur mit Mühe zeigen.
Jeder einzelne Schein ist sauber, aber eine laufende Übersicht aller Versände fehlt. Wer wissen will, wann der Tragwerksplaner zuletzt Pläne bekam, blättert durch Ordner und Postausgänge.
Üblich sind das Projekt, eine laufende Nummer, das Datum, Absender und Empfänger, der Zweck der Übergabe und eine Liste der Pläne mit Plannummer, Planbezeichnung und Index. Viele Büros ergänzen Maßstab, Format, die Zahl der Ausfertigungen und die Form der Übergabe, etwa Papier, PDF oder CAD-Datei, außerdem ein Feld für Bemerkungen und eine Empfangsbestätigung. Welche Angaben Ihr Auftraggeber erwartet, steht häufig in den Projektvorgaben. Entscheidend ist, dass der Schein und die tatsächlich übergebenen Dateien übereinstimmen, denn genau darauf kommt es an, wenn später jemand fragt, was er wann bekommen hat.
Gemeinsame Datenumgebung (CDE)
Gedruckt wird der aufgeklappte Planversand: oben die Nummer und der Betreff, etwa „TR-002 · TGA-Pläne 2. OG zur Koordination“, darunter der Zweck, das Ausgabedatum und in Klammern, wer ausgegeben hat. Es folgen die Nachricht, die Tabelle mit Nr., Dokument und Index jedes Plans und die Empfänger mit Firma und E-Mail-Adresse. Knöpfe, Suchfeld und die übrigen Planversände des Projekts bleiben beim Drucken weg. Weil der Planversand mit dem Ausgeben gesperrt ist, ändert ein später hochgeladener Index nichts mehr am Schein.
Schritt 1
Unter „Neuer Planversand“ geben Sie Betreff, Zweck und eine Nachricht ein und haken die Pläne aus den Dokumenten des Projekts an. Jeder Plan kommt mit Nummer, Titel und seinem aktuellen Index auf die Liste, ohne dass jemand etwas abtippt.
Schritt 2
Schreiben Sie je Zeile einen Empfänger mit Name, Firma und E-Mail-Adresse oder übernehmen Sie Personen aus dem Kontaktverzeichnis und dem Projektteam. Auch wer die Pläne auf Papier erhält, steht so mit Namen und Firma auf dem Schein.
Schritt 3
Mit „Ausgeben“ hält Fidrel Datum und ausgebende Person fest und sperrt den Planversand. Erst danach erscheint „Begleitschein drucken“, denn ein Entwurf kann sich noch ändern und taugt nicht als Beleg.
Schritt 4
„Begleitschein drucken“ öffnet den Druckdialog des Browsers mit diesem Planversand. Dort drucken Sie den Schein für die Papierakte oder speichern ihn über den Dialog als PDF-Datei für die Projektakte.
Alle Planversände eines Projekts stehen untereinander, der neueste oben, jeweils mit TR-Nummer, Betreff, Zweck, Zahl der Dokumente und Empfänger, dem Status Entwurf oder Ausgegeben und dem Datum. Die Suche findet einen Versand über Betreff, Nachricht, Name, Firma oder E-Mail-Adresse eines Empfängers sowie über Nummer oder Titel eines Plans. Klappen Sie einen Versand auf, sehen Sie unter den Empfängern, wann jede Mail gesendet wurde, wie oft der Link geöffnet wurde und ob der Empfang bestätigt ist.
Maßstab, Format, Zahl der Ausfertigungen und die Form der Übergabe stehen nicht auf dem Begleitschein von Fidrel; der Planversand kennt dafür keine Felder. Ein Feld für die Unterschrift des Empfängers hat der Begleitschein nicht; bestätigt wird über den persönlichen Link, und das Datum sehen Sie in Fidrel. Ein Layout mit Ihrem Briefkopf erzeugt Fidrel nicht, und als PDF entsteht der Schein nur über den Druckdialog des Browsers. Für einen Entwurf gibt es keinen Begleitschein, und die Planversandliste als Ganzes lässt sich weder ausdrucken noch als Tabelle exportieren. Eigene Zwecke neben den sechs vorgegebenen lassen sich nicht anlegen.
Die Testphase gilt für Ihr erstes eigenes Projekt und beginnt mit dessen Erstellung. Keine Kreditkarte erforderlich. Wählen Sie danach Kartenzahlung oder Rechnung, um fortzufahren.
Das Projektsystem der Zukunft verbindet Menschen, Unterlagen und Entscheidungen. Lernen Sie die Idee hinter Fidrel kennen.
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Auf der Baustelle zählt schneller Zugriff. Fidrel zeigt DWG-Zeichnungen im mobilen Browser, eingebettet in die Dokumentstruktur des Projekts.
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Wenn alle den nächsten Schritt sehen, kommt das Projekt leichter voran. Fidrel verbindet Aktivitäten, Termine und gemeldeten Fortschritt in einer gemeinsamen Gantt-Ansicht.
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Noch Fragen? Wir helfen gerne.
Sprechen Sie mit unsEine Vorlage zum Ausfüllen gibt es nicht, und sie wird auch nicht gebraucht: Der Begleitschein entsteht aus dem Planversand selbst. Nummer, Datum, Zweck, Pläne mit Index und Verteiler stammen aus den Angaben, die Sie beim Anlegen machen.
Sechs feste Zwecke: Zur Information, Zur Koordination, Zur Prüfung, Zur Freigabe, Ausführungsplanung (zur Ausführung) und Bestandsplanung. Zur Ausführung lassen sich nur Pläne mit dem Status Freigegeben oder Ausführungsunterlage ausgeben.
Nein, denn der ausgegebene Planversand ist gesperrt und mit ihm der Schein. Eine Korrektur geben Sie als neuen Planversand mit eigener Nummer aus; der alte bleibt als Beleg dessen stehen, was tatsächlich hinausging.
Über „Begleitschein drucken“ und den Druckdialog des Browsers, in dem Sie statt eines Druckers das Speichern als PDF wählen. Die Datei legen Sie danach selbst in der Projektakte ab.
Im aufgeklappten Planversand unter den Empfängern: je E-Mail-Adresse das Sendedatum, „Geöffnet“ mit der Zahl der Aufrufe oder „Nicht geöffnet“ und das Datum der Bestätigung. Es entsteht, wenn der Empfänger auf der Seite seines Links „Empfang bestätigen“ wählt.
Der Begleitschein belegt eine einzelne Übergabe an bestimmte Empfänger. Die Planliste zeigt den aktuellen Stand aller Pläne im Projekt, aber nicht, wann und an wen ein Index ausgegeben wurde.
