Die Freigabe steckt in einer E-Mail
„Passt so“ unter einer weitergeleiteten Nachricht ist schnell geschrieben. Ein halbes Jahr später kann niemand mehr sagen, welcher Index damit gemeint war und wer ihn freigegeben hat.
Planfreigabe
Planfreigabe: Pläne prüfen, freigeben und zur Ausführung geben
Eine Planfreigabe ist die Entscheidung, dass ein bestimmter Index so gebaut werden darf, gegebenenfalls mit Anmerkungen, die in den nächsten Index gehören. In Fidrel endet jede Planprüfung mit genau dieser Entscheidung: Wer die Prüfung gestartet hat, schließt sie mit Freigegeben, Freigegeben mit Anmerkungen oder Nicht freigegeben ab, und das Ergebnis wird als Status an den geprüften Indizes eingetragen, mit Namen und Datum.
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Warum Freigaben im Projekt verloren gehen
Anmerkungen bleiben am alten Index hängen
Bei „freigegeben mit Anmerkungen“ landen die Hinweise auf einem Plan, der kurz darauf ersetzt wird. Ob sie im nächsten Index eingearbeitet sind, prüft dann niemand mehr, und dieselbe Frage taucht auf der Baustelle wieder auf.
Ungeprüfte Stände auf der Baustelle
Ein Plan geht als Vorabzug an den Rohbauer, noch bevor die Prüfung abgeschlossen ist, und wird dort wie ein Ausführungsplan behandelt. Was freigegeben ist und was nicht, muss deshalb am Plan selbst erkennbar sein.
Drei Ergebnisse und was sie am Index bewirken
„Freigegeben“ bedeutet: Alles ist in Ordnung, und die geprüften Indizes erhalten den Status Freigegeben. „Freigegeben mit Anmerkungen“ setzt denselben Status, hält aber fest, dass die Anmerkungen in den nächsten Index einzuarbeiten sind. „Nicht freigegeben“ verlangt eine Begründung, und die Indizes erhalten den Status Abgelehnt. Fidrel trägt das Ergebnis am jüngsten geprüften Index jedes Dokuments ein, und der Statusverlauf dieses Index nennt die Prüfung, aus der der Status stammt. Alle Beteiligten sehen das Ergebnis mit dem Vermerk, wann und von wem die Prüfung abgeschlossen wurde.
Prüfung, RFI & Vorgänge
Wer abschließt und wer freigibt
Abschließen darf, wer die Prüfung gestartet hat, oder ein Administrator. Damit Freigegeben auch als Status an den Indizes ankommt, muss die abschließende Person Administrator oder Dokumentenverantwortlicher sein, oder alle anderen Prüfenden müssen freigegeben haben. Fehlt beides, wird die Prüfung trotzdem abgeschlossen, die Indizes behalten aber ihren bisherigen Status, und Fidrel sagt das ausdrücklich. Die Status Ausführungsunterlage und Bestandsunterlage setzen ausschließlich Administratoren und Dokumentenverantwortliche; die Datenbank weist alle anderen ab.
Von der Prüfung zur Freigabe in Fidrel
Schritt 1
Prüfung starten
Starten Sie an einem Plan oder einem Ordner eine Prüfung mit Titel, Anweisungen, Frist und Teilnehmern. Die Beteiligten setzen Revisionswolken, nummerierte Markierungen und Kommentare und geben jeder Markierung eine verantwortliche Person und ein Datum für die Erledigung.
Schritt 2
Bewertungen der Beteiligten sammeln
Jede beteiligte Person gibt ihre Bewertung ab, „Genehmigen“ oder „Änderungen anfordern“. Die Bewertung schließt die Prüfung nicht ab; haben alle Prüfenden freigegeben, weist Fidrel darauf hin, dass die Prüfung abgeschlossen werden kann.
Schritt 3
Mit einem Ergebnis abschließen
Wählen Sie „Prüfung abschließen“ und eines der drei Ergebnisse. Bei „Nicht freigegeben“ verlangt Fidrel eine Begründung, und solange Ziele der Prüfung offen sind, steht „Freigegeben“ nicht zur Wahl.
Schritt 4
Den Plan zur Ausführung geben
Ein Administrator oder Dokumentenverantwortlicher setzt den freigegebenen Index mit „Status ändern“ auf Ausführungsunterlage. Im Planversand gehen zur Ausführung nur Indizes mit dem Status Freigegeben oder Ausführungsunterlage hinaus.
Anmerkungen wandern in den nächsten Index
Kommt der überarbeitete Index, übernehmen Sie die offenen Markierungen mit „Offene Markierungen in die neueste Revision übernehmen“. Verfasser, verantwortliche Personen und Antworten bleiben erhalten, und die Markierungen am alten Index werden als „In den nächsten Index übernommen“ geschlossen, damit niemand denselben Punkt zweimal bearbeitet. So prüfen Sie am neuen Index Punkt für Punkt, ob jede Anmerkung eingearbeitet ist.
Der Prüfbericht
Alle Markierungen und Ziele einer Prüfung stehen in einer Liste, die Sie nach offenen, eigenen, einer Datei oder einer verantwortlichen Person filtern. Als Prüfbericht geht die Liste als Excel-Datei oder über die Druckansicht als PDF hinaus, mit Nummer, Art, Datei, Seite, Text, Status, verantwortlicher Person, Erledigungsdatum, Verfasser und Erstelldatum. Wird eine Prüfung ohne Ergebnis beendet, mit „Prüfung abbrechen“, bleiben Markierungen und Kommentare lesbar.
Nur Freigegebenes geht auf die Baustelle
Die Freigabe wirkt dort, wo Pläne das Projekt verlassen. Im Planversand mit dem Zweck „Ausführungsplanung (zur Ausführung)“ lassen sich nur Indizes mit dem Status Freigegeben oder Ausführungsunterlage ausgeben. Fidrel nennt vor dem Ausgeben jeden Plan, der diese Bedingung nicht erfüllt, und die Datenbank prüft die Regel beim Ausgeben noch einmal. Wer einen Plan als Ausführungsunterlage gekennzeichnet hat, steht mit Datum im Statusverlauf.
Was eine Planfreigabe in Fidrel nicht ist
Eine Freigabe in Fidrel hält Namen und Datum fest; sie ist keine Unterschrift. Einen festen Planlauf, in dem ein Plan nacheinander mehrere Stellen durchläuft, bildet Fidrel nicht ab: Jede Prüfung hat ihre Beteiligten und endet mit einem Ergebnis. In Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien lassen sich keine Markierungen zeichnen; prüfen Sie dort mit Kommentaren oder an einer PDF der Datei. Fidrel prüft den Inhalt der Pläne nicht; die fachliche Prüfung und die Entscheidung treffen die Beteiligten. Eine Planfreigabe in Fidrel ist eine Entscheidung im Projekt und ersetzt keine behördliche Prüfung.
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Der Plan darf verwendet werden, die Anmerkungen der Prüfung sind aber in den nächsten Index einzuarbeiten. In Fidrel erhält der Index den Status Freigegeben, und die offenen Markierungen lassen sich in den nächsten Index übernehmen.
Abschließen kann, wer die Prüfung gestartet hat, oder ein Administrator. Als Status eingetragen wird Freigegeben nur, wenn diese Person Administrator oder Dokumentenverantwortlicher ist oder alle anderen Prüfenden freigegeben haben.
Fidrel verlangt einen Kommentar zum Ergebnis, der als Begründung beim Ergebnis und im Statusverlauf steht, und setzt die geprüften Indizes auf Abgelehnt. Der Planer liefert danach einen neuen Index, der wieder geprüft wird.
Ja, mit „Prüfung abbrechen“. Die Prüfung wird dann ohne Ergebnis geschlossen, Markierungen und Kommentare bleiben lesbar, und am Status der geprüften Indizes ändert sich dadurch nichts.
Nein. Fidrel hält fest, wer die Prüfung wann mit welchem Ergebnis abgeschlossen hat, und schreibt das in den Statusverlauf des Index. Eine Unterschrift unter einem Freigabeschein ersetzt das nicht.
Über den Planversand mit dem Zweck zur Ausführung. Fidrel lässt dort nur Indizes mit dem Status Freigegeben oder Ausführungsunterlage zu, und jeder Empfänger erhält einen persönlichen Link zum Herunterladen.