Der Beleg liegt im Baucontainer
Papierrechnungen gehen auf der Baustelle von Hand zu Hand und erreichen das Büro oft erst Wochen später. Bis dahin fehlen sie in jeder Kostenübersicht, und die Prognose ist zu niedrig.
Eingangsrechnungen · Auslesen
Rechnungen auslesen: Papier, Scan und Foto ohne Abtippen
Eine Rechnung von Hand abzutippen kostet Zeit und bringt Zahlendreher in die Kosten. Fidrel liest PDF-Rechnungen aus ihrem Text, gescannte Rechnungen und Fotos per Texterkennung und legt die gefundenen Werte neben das Original, damit Sie sie vergleichen können. Zu jedem Wert zeigt Fidrel die Stelle auf der Seite, an der er steht. Das hilft vor allem bei den Belegen, die auf der Baustelle entstehen: der Papierrechnung im Baucontainer, dem Foto vom Kassenbeleg des Baumarkts, dem Scan aus dem Büro. Nichts zählt, bevor eine Person die Werte bestätigt hat.
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Warum Papierbelege im Bauprojekt liegen bleiben
Zahlendreher beim Abtippen
Wer zwanzig Rechnungen am Stück abtippt, vertauscht irgendwann Ziffern. Ein falscher Nettobetrag fällt meist erst auf, wenn die Zahlung nicht mehr zur Rechnung passt.
Das Foto verschwindet im Chat
Der Beleg geht als Foto an die Kollegin im Büro, landet in einem Messenger-Verlauf und ist zwei Wochen später nicht mehr auffindbar, geschweige denn einer Position zugeordnet.
Drei Wege, wie Fidrel eine Rechnung liest
Welcher Weg greift, hängt von der Datei ab. Ein PDF mit echtem Text liest Fidrel direkt aus dem Text der Seite. Trägt eine Seite nur ein Bild, weil das PDF aus dem Bürokopierer kommt, rendert Fidrel sie und liest sie per Texterkennung, ebenso Fotos im Format JPEG, PNG oder WebP und TIFF-Scans. Die Texterkennung arbeitet in der deutschen Ausgabe mit deutschen und englischen Sprachdaten, sodass auch Rechnungen ausländischer Lieferanten auf Englisch gelesen werden. Steckt in einem PDF eine E-Rechnung als XML, nimmt Fidrel diese Daten statt der gedruckten Seite. Über dem Formular steht, auf welchem Weg die Werte entstanden sind, etwa „Per Texterkennung ausgelesen: bitte besonders sorgfältig prüfen“.
Eingangsrechnungen
Welche Angaben Fidrel übernimmt und wie Sie sie prüfen
Fidrel sucht auf der Rechnung Lieferant, Steuer- oder USt-ID, Rechnungsnummer, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, Währung, Nettobetrag, Umsatzsteuer, Bruttobetrag, die einzelnen Rechnungspositionen und Zahlungsangaben wie die IBAN. Neben jedem gefundenen Feld steht das Merkmal „Ausgelesen“; ein Klick darauf markiert auf dem Original die Stelle, an der der Wert steht. Sie vergleichen also nicht die ganze Seite, sondern gezielt die eine Zahl. Werte, bei denen sich Fidrel weniger sicher ist, sind farblich abgesetzt. Kennt Fidrel den Lieferanten schon, wählt es ihn aus; steht ein neuer Name auf der Rechnung, schlägt es vor, ihn anzulegen.
So wird aus dem Beleg eine geprüfte Rechnung
Schritt 1
Beleg fotografieren oder scannen
Fotografieren Sie die Rechnung flach, vollständig und gut ausgeleuchtet, oder scannen Sie sie im Büro. Eine mehrseitige Rechnung gehört als ein PDF in eine Datei, nicht als drei einzelne Fotos.
Schritt 2
In die Eingangsrechnungen ziehen
Öffnen Sie die Eingangsrechnungen des Projekts im Browser und ziehen Sie die Dateien hinein oder wählen Sie „Dateien auswählen“. Mehrere Dateien auf einmal sind möglich, jede bis 25 MB.
Schritt 3
Auslesen abwarten
Meist dauert es nur wenige Sekunden, und Sie können währenddessen weiterarbeiten; die Rechnung wartet unter „Zu prüfen“. Die Auslesung läuft, solange Fidrel geöffnet ist, und setzt sich beim nächsten Öffnen fort.
Schritt 4
Gegen das Original prüfen
Vergleichen Sie jeden Wert mit der Rechnung. Ein Klick auf „Ausgelesen“ markiert die Stelle auf der Seite. Korrigieren Sie, was nicht stimmt, und bestätigen Sie mit „Stimmt, weiter“.
Fotos von der Baustelle: so liest Fidrel sie am besten
Die Texterkennung ist nur so gut wie das Bild. Legen Sie den Beleg auf eine ruhige, dunkle Fläche, damit sich der Rand abhebt, und fotografieren Sie senkrecht von oben ohne Blitz, der auf Thermopapier spiegelt. Die ganze Seite gehört ins Bild, auch Kopf und Summenblock. Ein zerknitterter Kassenbon wird vorher glatt gestrichen. Fidrel verkleinert Fotos für die Erkennung auf höchstens 2.400 Pixel an der längeren Seite; mehr Auflösung bringt also nichts, Schärfe dagegen viel. Fotos aus dem iPhone im Format HEIC liest Fidrel nicht, sie müssen vorher als JPEG oder PDF gespeichert werden.
Wenn eine Rechnung nicht lesbar ist
Eine unscharfe Aufnahme, ein handschriftlicher Beleg oder ein ungewöhnliches Layout können das Auslesen scheitern lassen oder Felder leer lassen. Das Original bleibt trotzdem gespeichert. Sie versuchen es erneut oder tragen die Angaben mit „Selbst ausfüllen“ ein, während das Original daneben steht. Das Ergebnis ist eine Rechnung wie jede andere: gleiche Prüfungen von Netto, Umsatzsteuer und Positionen, gleiche Zuordnung zur Kalkulation, gleicher Verlauf. Ein PDF darf bis zu 200 Seiten haben, ein TIFF-Scan bis zu 50.
Was Fidrel beim Auslesen nicht übernimmt
Fidrel empfängt keine Rechnungen per E-Mail; jede Datei wird im Projekt hochgeladen. Eine Datei ist eine Rechnung: Ein Sammel-PDF mit mehreren Rechnungen trennt Fidrel nicht auf. Die Texterkennung macht Fehler, vor allem bei Handschrift und schlechten Fotos; deshalb zählt kein Wert, bevor eine Person ihn bestätigt hat. Wer Belege hochlädt, braucht dafür das Recht, Rechnungen hochzuladen, das ein Administrator je Person vergibt. Fidrel bucht nichts und gibt nichts an DATEV oder eine Finanzbuchhaltung weiter.
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Häufig gestellte Fragen
Noch Fragen? Wir helfen gerne.
Sprechen Sie mit unsPDF, Fotos als JPEG, PNG oder WebP, gescannte TIFF-Dateien und E-Rechnungen als XML, jeweils bis 25 MB pro Datei. HEIC-Fotos speichern Sie vorher als JPEG oder PDF.
Ja. Fidrel läuft im Browser, auch auf dem Smartphone. Wer das Recht zum Hochladen hat, lädt das Foto direkt in die Eingangsrechnungen des Projekts, und die Rechnung wartet dann im Büro unter „Zu prüfen“.
Das hängt vom Beleg ab: Ein sauberer Scan wird gut gelesen, ein schiefes Foto auf Thermopapier deutlich schlechter. Unsichere Werte sind markiert, und gezählt wird erst, was eine Person bestätigt hat.
Kaum zuverlässig. Bei Handschrift bleiben Felder oft leer oder werden falsch gelesen. Tragen Sie die Angaben dann mit „Selbst ausfüllen“ ein; das Foto bleibt als Original an der Rechnung.
Scannen Sie alle Seiten in ein PDF und laden Sie diese eine Datei hoch. Fidrel liest dann alle Seiten der Datei und legt daraus eine Rechnung an; aus drei einzelnen Fotos würden drei Rechnungen.
Nein. Fidrel hat kein Rechnungspostfach. Sie ziehen die Dateien in die Eingangsrechnungen oder wählen sie dort aus, auch mehrere auf einmal.