Die Liste hinkt der Post hinterher
Rechnungen kommen per E-Mail, per Post und über den Bauleiter. Eingetragen wird, wenn jemand Zeit findet, und zwischen Eingang und Eintrag fehlen Beträge, die längst fällig sind.
Eingangsrechnungen · Liste
Rechnungseingangsbuch im Bauprojekt: alle Eingangsrechnungen in einer Liste
Ein Rechnungseingangsbuch ist die fortlaufende Liste aller Rechnungen, die bei Ihnen eingehen: wer sie gestellt hat, unter welcher Nummer, über welchen Betrag, bis wann sie fällig ist und wie weit sie bearbeitet ist. Im Bauprojekt ist die Liste mehr als Ablage, denn sie zeigt, welche Kosten anerkannt sind und welche Rechnung noch auf jemanden wartet. In Fidrel entsteht sie von selbst, sobald eine Rechnung im Projekt hochgeladen wird, und sie geht als Excel- oder CSV-Datei hinaus, wenn jemand sie außerhalb braucht. Eine Buchführung ist sie nicht, und das sagt diese Seite genauso deutlich.
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Warum Rechnungslisten im Bauprojekt schnell lückenhaft werden
Wer hat die Rechnung gerade?
Die Liste nennt Lieferant und Betrag, aber nicht, ob die Rechnung beim Bauleiter liegt, auf die Zuordnung wartet oder schon anerkannt ist. Also wird telefoniert, bevor jemand antworten kann.
Fälligkeiten ohne Überblick
Wer Fälligkeiten von Hand in einer Spalte pflegt, sortiert vor jeder Zahlungsrunde neu. Eine Rechnung mit kurzem Zahlungsziel rutscht dabei leicht durch, und das Skonto ist weg.
Was ins Rechnungseingangsbuch eines Bauprojekts gehört
Für die Arbeit im Projekt genügen wenige Spalten, wenn sie vollständig gefüllt sind: Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Nettobetrag, Umsatzsteuer, Bruttobetrag und Bearbeitungsstand. Dazu kommen die Bezüge, die eine Rechnung erst prüfbar machen: Bestellung, Vertrag und eine Referenz, im Bau etwa die Auftragsnummer oder der Abschlag, um den es geht. Ein Verweis auf das Original erspart die Suche im Ordner. Wichtig ist der Unterschied zum Rechnungseingangsbuch der Buchhaltung: Dort geht es darum, was gebucht und bezahlt werden muss. Die Projektliste fragt, welche Kosten zu welchem Bauvorhaben gehören und wer als Nächstes am Zug ist.
Eingangsrechnungen
Was die Rechnungsliste in Fidrel zeigt
Jede Zeile nennt Lieferant, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, den Bearbeitungsstand, den Betrag und das Fälligkeitsdatum. Ist eine Rechnung noch nicht vollständig zugeordnet, steht der offene Betrag daneben. Über der Liste zeigen die Reiter Alle, Zu prüfen, Zuzuordnen, Freizugeben, Freigegeben und Abgelehnt, wie viele Rechnungen wo stehen. Solange niemand die Angaben bestätigt hat, trägt eine Zeile das Merkmal „Ausgelesen“, damit gelesene Werte nicht mit geprüften verwechselt werden. Jedes Projekt führt seine eigene Liste, und Kostenverfolgung wie Eingangsrechnungen sehen nur Personen, denen ein Administrator Finanzrechte gegeben hat.
So entsteht das Rechnungseingangsbuch in Fidrel
Schritt 1
Rechnungen hochladen
Ziehen Sie PDF, Foto, Scan oder E-Rechnung in die Eingangsrechnungen des Projekts, gern mehrere auf einmal. Jede Datei wird sofort zu einer Zeile der Liste, noch bevor jemand etwas geprüft hat.
Schritt 2
Angaben bestätigen
Vergleichen Sie Lieferant, Nummer, Daten und Beträge mit dem Original. Papierrechnungen ohne lesbaren Text tragen Sie mit „Selbst ausfüllen“ ein. Ab der Bestätigung zeigt die Liste die geprüften Werte statt der gelesenen.
Schritt 3
Den Stand weiterführen lassen
Mit der Zuordnung zur Kalkulation, der Freigabe und den erfassten Zahlungen wandert die Rechnung durch die Reiter der Liste. Niemand muss dafür eine Statusspalte von Hand nachtragen.
Schritt 4
Filtern und als Datei ausgeben
Grenzen Sie die Liste etwa nach Lieferant oder Fälligkeit ein und wählen Sie „Exportieren XLSX“ oder „Exportieren CSV“. Die Datei enthält genau die Rechnungen, die Suche, Reiter und Filter gerade zeigen.
Suchen, filtern und für die Zahlungsrunde ausgeben
Die Suche findet Lieferant, Rechnung, Code oder Referenz. Die Filter grenzen nach Status, Lieferant, Zuordnung, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum und Betrag ein, und sortiert wird unter anderem nach Fälligkeit, Lieferant oder Höhe des Betrags. Für die Zahlungsrunde am Monatsende wählen Sie also im Filter den Status „Genehmigt“, setzen das Fälligkeitsdatum als Obergrenze und exportieren genau diese Auswahl. Die Datei hat dreizehn Spalten: Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Währung, Beträge ohne MwSt., MwSt. und mit MwSt., den Stand, die Referenz, Bestellung, Vertrag und den Dateinamen des Originals. Ein Export holt bis zu 20.000 Rechnungen auf einmal.
Was mit gelöschten und korrigierten Rechnungen geschieht
Ein Eingangsbuch verliert seinen Wert, wenn Einträge spurlos verschwinden. Eine Rechnung löschen kann in Fidrel nur ein Administrator; sie kommt in einen Papierkorb, zählt dort nicht mehr mit und lässt sich 30 Tage lang wiederherstellen. Eine bezahlte Rechnung lässt sich gar nicht löschen. Abgelehnte Rechnungen bleiben in ihrem Reiter sichtbar und fließen nicht in die Kostenverfolgung ein. Freigegebene Angaben sind gesperrt; korrigiert wird über eine Gutschrift, die mit der ursprünglichen Rechnung verknüpft ist. Was an einer Rechnung wann und von wem geändert wurde, zeigt ihr Verlauf.
Was dieses Eingangsbuch nicht ist
Fidrel führt keine Buchhaltung, und die Liste ersetzt keine Aufzeichnung Ihrer Finanzbuchhaltung. Es gibt keinen Export an DATEV oder eine andere Buchhaltungssoftware; die Liste geht nur als XLSX oder CSV hinaus. Eine fortlaufende Eingangsnummer vergibt Fidrel nicht, und ein Eingangsdatum steht nicht in der Liste; wann eine Datei hochgeladen wurde, zeigt der Verlauf der Rechnung. Skontofristen rechnet Fidrel nicht aus. Eine projektübergreifende Rechnungsliste gibt es nicht. Welche Aufzeichnungen Ihr Unternehmen führen und wie lange es sie aufbewahren muss, sagt Ihnen Ihr Steuerberater.
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Eine fortlaufende Liste der eingegangenen Rechnungen mit Lieferant, Nummer, Datum, Betrag, Fälligkeit und Bearbeitungsstand. Im Bauprojekt zeigt sie, welche Kosten anerkannt sind und welche Rechnung noch bei wem liegt.
Ja. Die Rechnungsliste geht als XLSX oder CSV hinaus, und zwar mit genau der Auswahl, die Suche, Reiter und Filter gerade zeigen. Die Beträge stehen als Zahlen in der Datei, sodass Excel mit ihnen rechnen kann.
Nein. Sie ist ein Arbeitsmittel des Projekts: Sie zeigt Kosten, Zuordnung und Freigabe. Gebucht wird weiterhin in Ihrer Buchhaltung, und welche Aufzeichnungen dort nötig sind, klärt Ihr Steuerberater.
Scannen oder fotografieren Sie die Rechnung und laden Sie die Datei hoch. Fidrel liest die Angaben aus; gelingt das nicht, tragen Sie sie mit „Selbst ausfüllen“ neben dem Original ein.
Ja. Sie steht gleich nach dem Hochladen im Reiter „Zu prüfen“, mit den gelesenen Werten und dem Merkmal „Ausgelesen“. Erst nach der Bestätigung zeigt die Zeile geprüfte Angaben.
Nein. Kostenverfolgung und Eingangsrechnungen sehen nur Personen, denen ein Administrator im Projekt Finanzrechte gegeben hat. Wer nur einen Teil des Projekts sieht, bleibt bei den Finanzen außen vor.