Eingangsrechnungen · Begriffe
Beim Vier-Augen-Prinzip entscheidet nicht eine Person allein: Wer eine Rechnung geprüft hat, gibt sie nicht selbst frei, das übernimmt eine zweite. Im Bau ist das mehr als eine Formsache, denn einzelne Rechnungen bewegen hohe Beträge, und Bauleitung, Kaufleute und Projektleitung sehen jeweils etwas anderes. Fidrel bildet die Regel als Wahl je Projekt ab. Ein Administrator schaltet sie ein, danach kann die Person, die die Angaben einer Rechnung bestätigt hat, genau diese Rechnung nicht mehr genehmigen. Diese Seite erklärt den Begriff, die Rechte dahinter und die Grenzen der Regel.
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Auf kleineren Baustellen prüft der Bauleiter die Leistung, trägt die Beträge ein und zeichnet die Rechnung gleich mit ab. Das geht schnell, doch ein Zahlendreher oder eine Gefälligkeit fällt dann niemandem mehr auf.
Ein Haken auf dem Ausdruck oder ein knappes „passt“ per Nachricht sagt nicht, wer welche Angaben verglichen hat. Spätestens bei einer Rückfrage des Bauherrn oder der Geschäftsführung wird die Rekonstruktion mühsam.
Liegt das Freigaberecht bei einer einzigen Person, stauen sich die Rechnungen, sobald sie fehlt. Wer dann einfach mitzeichnet, hebt die Trennung stillschweigend auf, und die Skontofrist läuft trotzdem ab.
Oft ist nirgends geregelt, wer hochlädt, wer die Kosten zuordnet und wer anerkennt. Jeder erledigt, was gerade anfällt, und im Nachhinein passt die Verantwortung nicht mehr zum tatsächlichen Ablauf.
Das Prinzip trennt zwei Schritte: die sachliche und rechnerische Prüfung auf der einen Seite, die Anerkennung der Kosten auf der anderen. Beide Schritte übernehmen verschiedene Personen, sodass ein Fehler oder eine unberechtigte Forderung zwei Menschen passieren müsste. Sachlich richtig heißt im Bau vor allem, dass die berechnete Leistung beauftragt und erbracht ist. Rechnerisch richtig heißt, dass Mengen, Preise, Umsatzsteuer und Summen stimmen. Wie streng Ihr Unternehmen diese Trennung handhabt, ob immer oder erst ab bestimmten Beträgen, legen Ihre internen Regeln fest. Fidrel liefert dafür einen Schalter und die passenden Rechte, keine Vorschrift.
Eingangsrechnungen
Ein Administrator vergibt die Finanzrechte für jede Person einzeln: Übersicht, Rechnungen hochladen, Bearbeiten, Budgetzuordnung, Rechnung genehmigen, Budgetänderungen und Endkostenprognose. Die Übersicht kommt mit jedem anderen Recht automatisch dazu, weil die übrigen darauf aufbauen. Wer keinen Zugriff auf die Kalkulation des Projekts hat, dem öffnen die Finanzrechte nichts, und wer nur einen Teil des Projekts sieht, bleibt bei den Finanzen außen vor. Administratoren haben ohnehin alle Rechte. Für die Regel braucht es mindestens zwei Beteiligte: eine Person, die die Angaben bestätigt, und eine andere mit dem Recht, die Rechnung zu genehmigen.
Schritt 1
Ein Administrator öffnet in den Projektkosten den Reiter „Berechtigungen“ und setzt im Bereich „Genehmigung von Rechnungen“ den Haken beim Vier-Augen-Prinzip. Die Regel gilt für alle Rechnungen, die ab jetzt genehmigt werden.
Schritt 2
Legen Sie für jede Person fest, ob sie Rechnungen hochladen, bearbeiten, der Kalkulation zuordnen oder genehmigen darf. So steht schon vor der ersten Rechnung fest, wer im Projekt welchen Schritt übernimmt.
Schritt 3
Eine Person vergleicht die ausgelesenen Werte mit dem Original und klickt auf „Stimmt, weiter“. Fidrel merkt sich, wer bestätigt hat, und nimmt genau diese Person von der Genehmigung dieser Rechnung aus.
Schritt 4
Der gesamte Betrag wird Kalkulationspositionen zugeordnet. Mit „Zur Prüfung einreichen“ geht die Rechnung an die Person, die freigibt, und erscheint im Reiter „Freizugeben“ der Rechnungsliste.
Schritt 5
Eine andere Person mit Genehmigungsrecht wählt „Rechnung genehmigen“ oder „Ablehnen“. Wer bestätigt hat, sieht an dieser Stelle statt der Schaltfläche einen Hinweis, dass jemand anderes die Rechnung genehmigt.
Die Aufteilung hängt davon ab, wer das Projekt führt. Auf Bauherrenseite bestätigt häufig die Projektassistenz oder der Projektsteuerer die Angaben, und die Projektleitung genehmigt. Beim Generalunternehmer prüft die Bauleitung, weil sie weiß, was auf der Baustelle tatsächlich geleistet wurde, und die kaufmännische Projektleitung erkennt die Kosten an. In einem kleinen Büro genügen zwei Personen, die sich gegenseitig vertreten: Wer die eine Rechnung bestätigt hat, genehmigt die nächste. Damit ist auch die Urlaubszeit gelöst, solange mindestens zwei Personen das Genehmigungsrecht haben.
Gesperrt ist genau eine Handlung: die Genehmigung durch die Person, die die Angaben bestätigt hat. Wer nur hochgeladen oder die Kosten zugeordnet hat, darf dieselbe Rechnung weiterhin genehmigen. Ablehnen bleibt auch der bestätigenden Person möglich, wenn sie das Genehmigungsrecht hat. Die Datenbank selbst weist eine Genehmigung gegen die Regel zurück; es ist also nicht bloß eine Schaltfläche ausgeblendet. Rechnungen, die vor dem Einschalten genehmigt wurden, bleiben, wie sie sind. Für die Kosten des Gebäudebetriebs gelten dieselben Rechnungsregeln des Projekts. Wer was wann bestätigt oder genehmigt hat, steht mit Name und Zeitpunkt im Verlauf jeder Rechnung.
Fidrel kennt keine mehrstufige Freigabe und keine Betragsgrenzen: Eine Rechnung wird in einem Schritt genehmigt. Das Vier-Augen-Prinzip gilt für die Genehmigung der Rechnung, nicht für das Erfassen von Zahlungen oder für Budgetänderungen. Fidrel führt keine Zahlungen aus, die Überweisung läuft weiter über Ihre Bank. Eine automatische Vertretung gibt es nicht; genehmigen kann nur, wem das Recht ausdrücklich gegeben wurde. Ob Ihr Unternehmen eine solche Trennung vorsehen muss und wie sie aussehen soll, beurteilt Fidrel nicht; das klären Sie mit Geschäftsführung und Steuerberater.
Die Testphase gilt für Ihr erstes eigenes Projekt und beginnt mit dessen Erstellung. Keine Kreditkarte erforderlich. Wählen Sie danach Kartenzahlung oder Rechnung, um fortzufahren.
Das Projektsystem der Zukunft verbindet Menschen, Unterlagen und Entscheidungen. Lernen Sie die Idee hinter Fidrel kennen.
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Auf der Baustelle zählt schneller Zugriff. Fidrel zeigt DWG-Zeichnungen im mobilen Browser, eingebettet in die Dokumentstruktur des Projekts.
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Wenn alle den nächsten Schritt sehen, kommt das Projekt leichter voran. Fidrel verbindet Aktivitäten, Termine und gemeldeten Fortschritt in einer gemeinsamen Gantt-Ansicht.
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Noch Fragen? Wir helfen gerne.
Sprechen Sie mit unsZwei verschiedene Personen sind beteiligt: Eine prüft die Rechnung sachlich und rechnerisch, eine andere erkennt die Kosten an. So müsste ein Fehler zwei Menschen unbemerkt passieren, bevor er in die Kosten gelangt.
Nein. Es ist eine Wahl je Projekt und zu Beginn ausgeschaltet. Nur ein Administrator des Projekts kann es ein- oder ausschalten, und es gilt dann für alle Rechnungen, die ab diesem Moment genehmigt werden.
Ja, solange sie die Angaben nicht selbst bestätigt hat und das Genehmigungsrecht besitzt. Ausgeschlossen ist nur, wer die Werte der Rechnung bestätigt hat.
Dann bleibt jede Rechnung, die diese Person bestätigt hat, offen. Geben Sie einer zweiten Person das Recht zu bestätigen oder zu genehmigen, oder lassen Sie die Regel in diesem Projekt ausgeschaltet.
Nein. Fidrel kennt keine Betragsgrenzen und keine Freigabe in mehreren Stufen. Gilt in Ihrem Unternehmen eine solche Regel, halten Sie sie über die Vergabe der Genehmigungsrechte ein.
Ja. Der Verlauf jeder Rechnung nennt für jeden Schritt die Person und den Zeitpunkt, von der Bestätigung der Angaben über die Zuordnung bis zur Genehmigung und den erfassten Zahlungen.
