Verträge im Gebäudebetrieb
Ein Gebäude läuft auf Verträgen: Aufzug, Heizung, Lüftung, Brandmeldeanlage, Reinigung. Jeder Vertrag hat ein Laufzeitende und eine Kündigungsfrist, und wer den Termin übersieht, hat keine Zeit mehr, ihn zu prüfen, neu zu verhandeln oder zu kündigen. Diese Seite zeigt, wie Sie in Fidrel alle Wartungs- und Serviceverträge eines Gebäudes mit Vertragspartner, Vertragsnummer, Laufzeit, Kündigungsfrist in Tagen und Jahreskosten in einem Register führen und wie Fidrel Sie informiert, sobald ein Vertrag in seine Kündigungsfrist eintritt.
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Der Aufzugsvertrag liegt beim Betriebsleiter, der Vertrag für die Brandmeldeanlage im Ordner der Haustechnik, ein Servicevertrag nur als Anhang einer E-Mail. Niemand kann auf einen Blick sagen, welche Verträge es gibt, wann sie enden und was sie im Jahr kosten.
Das Laufzeitende steht in der Liste, die Kündigungsfrist davor aber nur im Vertrag. Zwischen beiden Terminen liegen oft Wochen oder Monate, und der Tag, an dem gehandelt werden muss, steht in keinem Kalender.
Wer den Vertrag abgeschlossen hat, wechselt die Liegenschaft oder verlässt die Firma. Seine Tabelle bleibt zurück, und mit ihr die Termine, die nur er im Kopf hatte.
Jeder Eintrag beschreibt einen Vertrag mit den Angaben, die Sie beim Anruf beim Dienstleister zuerst brauchen: Bezeichnung, Art, Vertragspartner, Vertragsnummer, Beginn und Ende, Kündigungsfrist, Jahreskosten und Währung. Dazu kommen Verknüpfungen: die Anlage, die der Vertrag betrifft, das Gewerk und das Dokument, in dem der Vertragstext liegt. Eine Notiz nimmt auf, was sonst im Kopf bliebe, etwa dass der Preis an einen Index gekoppelt ist. Weil Gewährleistungen im selben Register stehen, sehen Sie an einer Anlage, ob der Hersteller noch haftet oder der Wartungsvertrag schon läuft.
Betrieb
Fidrel zählt vom Laufzeitende zurück. Ein Vertrag steht in der Kündigungsfrist, sobald sein Ende nicht weiter entfernt ist als die eingetragene Zahl von Tagen. Endet ein Vertrag am 31. Dezember und tragen Sie 90 Tage ein, erscheint das Zeichen ab dem Tag, an dem noch 90 Tage bleiben. Nach dem Ende steht „Endete am“ mit dem Datum. Die Zahl ist ein Startwert, den Sie mit Ihrem Vertrag abgleichen: Manche Verträge nennen Fristen zu einem Quartalsende oder rechnen ab Zugang einer Erklärung. Fidrel kennt nur eine Anzahl von Tagen vor dem Ende und prüft nicht, was im Vertrag steht.
Schritt 1
Öffnen Sie im Projekt des Gebäudes die Bewirtschaftung und dort den Reiter „Verträge & Gewährleistung“. Mit „Alle Arten“ und „Alle Gewerke“ grenzen Sie die Liste später auf einen Vertragstyp oder ein Gewerk ein.
Schritt 2
Wählen Sie „Neuer Vertrag“, geben Sie eine Bezeichnung wie „Wartungsvertrag Aufzüge“ ein und wählen Sie die Art: Wartungsvertrag, Servicevertrag, Mietvertrag, Versicherung, Gewährleistung oder Sonstiges. Tragen Sie Vertragspartner und Vertragsnummer ein.
Schritt 3
Geben Sie Beginn und Ende ein und die „Kündigungsfrist (Tage)“, vorbelegt sind 60 Tage. Unter „Jahreskosten“ tragen Sie den Betrag ein, in einer Währung mit drei Buchstaben wie EUR. Ein Vertrag ohne Ende gilt als „Unbefristet“.
Schritt 4
Wählen Sie die Anlage, die der Vertrag betrifft, das Gewerk und das Vertragsdokument aus dem Projekt. Die Anlage steht dann in der Zeile, und der Vertrag ist von dort mit einem Klick zu öffnen.
Schritt 5
Die Liste ist nach dem Ende sortiert. Ein Vertrag in seiner Kündigungsfrist trägt das Zeichen „In der Kündigungsfrist“ und sein Enddatum; auf der Übersicht zählt die Karte „Verträge & Gewährleistung“, wie viele Verträge gerade in dieser Phase stehen.
Jeden Morgen prüft Fidrel alle Verträge mit einem Enddatum. Steht einer in seiner Kündigungsfrist, erhalten die Person, die den Eintrag angelegt hat, und die Projektadministratoren, die ihn sehen dürfen, eine Benachrichtigung in Fidrel. Sie kommt einmal je Enddatum; wer den Eintrag auf ein neues Ende setzt, wird beim nächsten Mal wieder erinnert. Die Benachrichtigung erscheint in der Glocke von Fidrel und nirgends sonst: Es gibt weder eine E-Mail noch eine SMS. Wer die Glocke nicht öffnet, sieht sie nicht, deshalb lohnt sich ein Blick auf die Übersicht der Bewirtschaftung, die dieselben Verträge zählt.
Die Zeile eines Vertrags zeigt den Betrag „pro Jahr“ mit der Währung, die Sie eingetragen haben. Eine Summe über alle Verträge bildet Fidrel nicht; wer sie braucht, addiert die Beträge aus der Liste. Das Register eignet sich deshalb, um die Verträge mit den höchsten Kosten und den nächsten Terminen zu finden, nicht als Kostenrechnung. Die tatsächlich bezahlten Rechnungen eines Jahres stehen an anderer Stelle der Bewirtschaftung, in den Kosten gegen das Betriebsbudget.
Fidrel verlängert, kündigt und verhandelt keinen Vertrag und schreibt keine Kündigung an den Vertragspartner. Die Kündigungsfrist ist eine Zahl von Tagen und kein Rechtsurteil; was gilt, steht in Ihrem Vertrag, und im Zweifel klärt es ein Baurechtsanwalt oder Ihre Rechtsabteilung. Das Register liest den Vertragstext nicht und erkennt keine Preisklauseln. Es verschickt keine E-Mails an Dienstleister und erinnert niemanden außerhalb von Fidrel. Wer als Dienstleister Fidrel nicht nutzt, erfährt vom Termin nur, wenn Sie ihm selbst schreiben.
Die Testphase gilt für Ihr erstes eigenes Projekt und beginnt mit dessen Erstellung. Keine Kreditkarte erforderlich. Wählen Sie danach Kartenzahlung oder Rechnung, um fortzufahren.
Das Projektsystem der Zukunft verbindet Menschen, Unterlagen und Entscheidungen. Lernen Sie die Idee hinter Fidrel kennen.
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Auf der Baustelle zählt schneller Zugriff. Fidrel zeigt DWG-Zeichnungen im mobilen Browser, eingebettet in die Dokumentstruktur des Projekts.
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Wenn alle den nächsten Schritt sehen, kommt das Projekt leichter voran. Fidrel verbindet Aktivitäten, Termine und gemeldeten Fortschritt in einer gemeinsamen Gantt-Ansicht.
Mehr erfahrenDas Register kennt Wartungsvertrag, Servicevertrag, Mietvertrag, Versicherung, Gewährleistung und Sonstiges. Über den Filter „Alle Arten“ zeigen Sie nur eine Art, zum Beispiel alle Wartungsverträge.
Im Feld „Kündigungsfrist (Tage)“ tragen Sie eine Zahl zwischen 0 und 730 ein; vorbelegt sind 60 Tage. Fidrel rechnet sie vom Laufzeitende zurück. Gleichen Sie die Zahl mit Ihrem Vertrag ab.
Die Person, die den Eintrag angelegt hat, und die Projektadministratoren, die ihn sehen dürfen. Die Benachrichtigung heißt „Vertrag läuft bald aus“, erscheint in Fidrel und wird einmal je Enddatum erzeugt.
Ohne Enddatum zeigt die Zeile „Unbefristet“. Es gibt dann keine Kündigungsfrist, kein Zeichen und keine Benachrichtigung, weil Fidrel immer vom Ende zurückrechnet.
Nein. Jede Zeile zeigt ihren Betrag pro Jahr, eine Summe über alle Verträge bildet Fidrel nicht. Die Beträge lesen Sie aus der Liste ab und addieren sie selbst.
Projektadministratoren und Mitglieder mit dem Recht „Darf die Bewirtschaftung verwalten“. Wer nur lesen darf, sieht die Register, kann sie aber nicht ändern.
