Im Browser steht nur Code
Das Betriebssystem öffnet die Datei im Browser oder in einem Texteditor. Dort stehen Beträge zwischen Tags, ohne Layout, und wer die Rechnung sachlich prüfen soll, findet sich nicht zurecht.
E-Rechnung · Datei öffnen
XRechnung lesen: die XML-Datei als Rechnung anzeigen
Wer eine XRechnung per Doppelklick öffnet, sieht keine Rechnung, sondern Code: eine XML-Datei voller spitzer Klammern. Das ist kein Fehler, denn die XRechnung ist ein reines Datenformat ohne Seitenbild. Fidrel liest die Datei aus und zeigt sie wie eine Rechnung, mit Lieferant, Rechnungsnummer, Daten, Positionen und Beträgen. Diese Seite erklärt, wie die Datei aufgebaut ist, wo Sie die wichtigsten Angaben auch ohne Software finden und was Fidrel mit ihr macht. Für einen einmaligen Blick in eine fremde Datei ist Fidrel allerdings nicht gedacht: Sie brauchen ein Konto und ein Projekt.
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Warum eine XRechnung im Büro Fragen auslöst
Nichts zum Abzeichnen
Bauleiter und Projektleiter sind gewohnt, eine Rechnung anzusehen und abzuzeichnen. Eine XML-Datei lässt sich so nicht weiterreichen, und ein Ausdruck aus dem Browser hilft niemandem weiter.
Zwei Syntaxen unter einem Namen
Eine XRechnung kommt je nach Programm des Lieferanten in UBL oder in CII. Die Elemente heißen unterschiedlich, und eine Anleitung aus dem Netz zur einen Syntax passt nicht zur anderen.
Was in einer XRechnung steckt
Eine XRechnung enthält dieselben Angaben wie eine Papierrechnung, nur als strukturierte Daten. Sie kommt in einer von zwei Syntaxen: UBL, erkennbar am Wurzelelement Invoice oder CreditNote, oder CII, erkennbar an CrossIndustryInvoice. In UBL steht die Rechnungsnummer in cbc:ID, das Rechnungsdatum in cbc:IssueDate und das Fälligkeitsdatum in cbc:DueDate. Der Lieferant liegt unter cac:AccountingSupplierParty, die Positionen unter cac:InvoiceLine, die Summen unter cac:LegalMonetaryTotal. In CII heißen die Gegenstücke ram:ID unter rsm:ExchangedDocument, ram:SellerTradeParty, ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem und ram:GrandTotalAmount. Wer nur eine Nummer sucht, findet sie mit diesen Namen auch im Texteditor.
Eingangsrechnungen
Wie Fidrel die Datei als Rechnung zeigt
Nach dem Hochladen erscheint kein Seitenbild, denn eine XRechnung hat keines. Fidrel baut die Ansicht aus den Werten der Datei: oben Lieferant und Steuer- oder USt-ID mit dem Hinweis „E-Rechnung: Die Werte sind exakt“, darunter Rechnungsnummer, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, Referenz, Kunde, Bestellung, Vertrag und Projektreferenz, soweit die Datei sie enthält. Es folgen die Positionen mit Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Nettobetrag, am Ende netto, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag. Die Ansicht zeigt bis zu 500 Positionen. Mit „Original“ laden Sie die unveränderte XML-Datei wieder herunter. Eine Gutschrift erkennt Fidrel als Gutschrift.
Eine XRechnung in Fidrel öffnen und lesen
Schritt 1
Eingangsrechnungen öffnen
Öffnen Sie im Projekt die Eingangsrechnungen. Dafür brauchen Sie das Recht, Rechnungen hochzuladen; ein Administrator des Projekts vergibt es für jede Person einzeln.
Schritt 2
XML-Datei hineinziehen
Ziehen Sie die Datei in das Feld „Rechnungen hierher ziehen“ oder wählen Sie sie aus, bis 25 MB je Datei. Ob sie in UBL oder in CII geschrieben ist, erkennt Fidrel selbst.
Schritt 3
Rechnung ansehen
Öffnen Sie die neue Zeile in der Liste. Die Ansicht zeigt die Angaben der Datei wie eine Rechnung, daneben stehen dieselben Werte in einem Formular, das Sie prüfen und bestätigen.
Schritt 4
Weiterführen oder liegen lassen
Von hier aus führen Sie die Rechnung durch Prüfen, Zuordnen und Freigeben. Wollten Sie sie nur lesen, bleibt sie im Reiter „Zu prüfen“, bis ein Administrator sie löscht.
XRechnung und ZUGFeRD: zwei Wege zur selben Rechnung
Eine XRechnung ist nur die XML-Datei. Eine ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung ist dagegen ein lesbares PDF, in dem die XML-Daten als Anhang stecken. Laden Sie ein solches PDF hoch, sehen Sie in Fidrel die gedruckte Seite, die Werte kommen aber aus dem eingebetteten XML und sind deshalb ebenfalls exakt. Kommt eine Rechnung im Umschlag eines PEPPOL-Zugangspunkts, liest Fidrel den Inhalt trotzdem. Ist eine XML-Datei gar keine E-Rechnung, meldet Fidrel das und nennt die Formate, die es kennt, darunter PEPPOL/UBL, XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X, FatturaPA und Facturae.
Lesen ist noch nicht prüfen
Dass eine Rechnung lesbar dargestellt wird, sagt nichts darüber, ob sie inhaltlich stimmt. Die Prüfung folgt im nächsten Schritt: Fidrel rechnet nach, ob Netto und Umsatzsteuer den Bruttobetrag ergeben und ob die Positionen zu den Beträgen passen, und meldet eine Rechnungsnummer, die es beim selben Lieferanten im Projekt schon gibt. Ob die Leistung erbracht und beauftragt ist, beurteilt weiterhin ein Mensch. Wie die Rechnung danach der Kalkulation zugeordnet und freigegeben wird, beschreibt die Seite zur E-Rechnung im Bauprojekt.
Was Fidrel bei XRechnungen nicht leistet
Fidrel ist kein Betrachter für eine einzelne Datei: Zum Lesen brauchen Sie ein Konto, ein Projekt und das Recht, Rechnungen hochzuladen. Brauchen Sie nur einmal einen Blick in eine Datei, ist ein frei verfügbarer Viewer der schnellere Weg. Fidrel prüft eine XRechnung nicht gegen die technischen Regeln des Formats und sagt nichts darüber, ob sie formal gültig ist. Anhänge, die in der XML-Datei eingebettet sind, zeigt Fidrel nicht an. Eine XRechnung kommt nicht von selbst in Fidrel an: Ein Postfach oder Rechnungsnetzwerk ist nicht angebunden, Sie laden die Datei hoch. Fidrel erstellt und versendet keine XRechnungen.
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Weil eine XRechnung kein Dokument mit Seiten ist, sondern strukturierte Daten. Der Browser oder Editor zeigt die XML-Datei so, wie sie gespeichert ist, mit allen Tags.
Nein. Fidrel liest XRechnungen nur innerhalb eines Projekts und nur für Personen mit dem Recht, Rechnungen hochzuladen. Für einen einmaligen Blick ist ein freier Viewer einfacher.
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten XML-Daten, das man auch ohne Software lesen kann. Fidrel liest bei beiden die Daten und nicht das gedruckte Bild.
Nein. Fidrel liest die Datei und rechnet Summen und Positionen nach, eine Prüfung gegen die technischen Regeln des Formats macht es nicht. Dafür gibt es eigene Prüfwerkzeuge.
Nein. Fidrel zeigt die Rechnung an und gibt die unveränderte XML-Datei über „Original“ zurück, erzeugt daraus aber kein PDF.