Kalkulationen og budgettet er to dokumenter
Kalkulationen lå i ét regneark, og budgettet bliver bygget om i et andet. Rækkerne passer ikke længere, og når en post i opfølgningen skal sammenlignes med kalkulationen, må nogen finde oversættelsen.
Til hovedentreprenører
Fra kalkulation til budget for hovedentreprenører
Når en hovedentreprenør har vundet opgaven, skal den vindende kalkulation blive til et budget, der kan arbejdes med: underentrepriserne bestilles, fakturaerne kommer, og prognosen skal følge de samme rækker som kalkulationen. Siden viser, hvad der sker i Fidrel fra godkendelsen af kalkulationen til den daglige opfølgning, og hvad der er dit, og hvad der hører til andre.
30 dage gratis · Ingen bindingsperiode.
Hvor budgettet plejer at skride efter kontraktunderskrivelsen
Underentrepriserne står uden for tallene
Bestillinger til underentreprenører og leverandører ligger i kontrakter og mails. Først når fakturaerne kommer, ser du, hvor meget af en post der er brugt, og da er pengene allerede forpligtet.
Hvad der sker, når kalkulationen bliver budgettet
Når du godkender, låses kalkulationen, og dens sum bliver det oprindelige budget. Det aktuelle budget er det oprindelige plus de godkendte budgetændringer, og det er det, bestilt, faktureret og prognose måles mod. Fidrel skriver det ligeud i godkendelsen: Kalkulationen bliver det oprindelige budget og låses, og senere ændringer registreres som ændringsarbejder, budgetjusteringer eller revisioner. Budgettet er altså ikke et nyt dokument; det er den samme kalkulation, set fra den dag, den blev vundet.
Projektbudgetter
Tre tal på samme række
Bestilt er det, du har forpligtet dig til over for underentreprenører og leverandører. Faktureret er de fakturaer, der er kontrolleret og ikke afvist. Slutomkostningsprognosen er det fakturerede plus det, der resterer ifølge prognose eller forpligtelser. Når alle tre står ved siden af budgettet på samme række, ser du, om en post er bestilt over budget, før den første faktura er kommet, og om den er på vej over, mens der stadig er noget at gøre ved det.
Fra vundet kalkulation til opfulgt budget
Trin 1
Godkend kalkulationen som hovedkalkulation
Åbn den vindende kalkulation, sørg for at typen er Hovedkalkulation og at alle rækker har en pris, og vælg Godkend som hovedkalkulation. Du bekræfter, at kalkulationen bliver det låste oprindelige budget. Der er kun én godkendt hovedkalkulation ad gangen, og hver prissat række bliver en budgetpost.
Trin 2
Læs budgettet række for række
I samme tabel står nu Oprindeligt budget, Godkendte ændringsarbejder, Aktuelt budget, Bestilt, Faktureret, Forbrugt, Slutomkostningsprognose og Afvigelse for hver række. Du behøver ikke bygge et nyt budgetark, for rækkerne er de samme som i kalkulationen.
Trin 3
Registrér underentrepriser og bestillinger
Under Projektøkonomi lægger du kontrakter og bestillinger ind i Kontrakter & bestillinger. En kontrakt står som Kladde, Aktiv, Lukket eller Annulleret, og Ændr kontraktbeløb retter beløbet, hvis aftalen ændres. Aktive og afsluttede kontrakter plus bestillinger tæller som Bestilt, og hver kontrakt tælles kun én gang.
Trin 4
Lad fakturaerne følge posterne
Leverandørfakturaerne kontrolleres, fordeles på de rækker, de hører til, og godkendes. Faktureret er de kontrollerede fakturaer, der ikke er afvist. Du kan også højreklikke på en række og vælge Registrer faktura, hvis du vil lægge en faktura direkte ind. Den tæller som faktureret med det samme, og godkendelsen sker under Fakturaer.
Trin 5
Registrér ændringsarbejder, og læg dem på budgettet
Højreklik på en række og vælg Registrer ændringsarbejde. Ændringsarbejdet står som Forventet, indtil det er sendt og godkendt under Godkendte ændringsarbejder, og først da regnes beløbet med i det aktuelle budget. Er der behov for en buffer, kan du afsætte en reserve med Afsæt, frigive den med Frigiv og bruge den med Forbrug på en modtagende budgetpost.
Trin 6
Revidér, når grundlaget ændres
Ændres kalkulationen i sig selv, opretter du en revision og godkender den som ny hovedkalkulation. Fidrel viser Aktuelt budget i dag og Nyt aktuelt budget, og du vælger, om de godkendte ændringer bevares oven på den nye kalkulation, eller om den allerede omfatter dem. Det oprindelige budget påvirkes ikke.
Ændringer, reserve og versioner
Budgettet ændres først, når nogen beslutter det. En ændring har altid et beløb og en reference eller begrundelse, og den, der foretager den, skal have rettigheden til budgetændringer. Intet overskrives: hver ændring lægges til og kan ses i historikken, og gemte budgetversioner kan sammenlignes. En reserve er en del af budgettet, så et forbrug af den flytter budget til den modtagende post uden at øge projektets samlede budget.
Hvad der er dit, og hvad der er andres
Kalkulatøren bygger kalkulationen, og godkendelsen kræver en rettighed, ikke alle har. Som hovedentreprenør ejer du bagefter opfølgningen: bestillingerne, prognosen og ændringsarbejderne. Kontrollen og fordelingen af en leverandørfaktura og godkendelsen af den kan ligge hos økonomifunktionen, og projektet kan kræve, at den, der bekræftede en faktura, ikke selv godkender den. Hvem der må hvad, sætter administratoren med rettighederne.
Hvad Fidrel ikke gør her
Fidrel fakturerer ikke bygherren: der er ingen a conto-opgørelser eller fakturaer til bygherren i Fidrel. Budgettet er ikke et regnskab, og Fidrel bogfører ikke. Et ændringsarbejde ændrer ikke budgettet af sig selv; det står som forventet, til en person med rettigheden har godkendt det. Beløb i forskellige valutaer lægges aldrig sammen; summerne vises pr. valuta. En revision af hovedkalkulationen ændrer ikke det oprindelige budget, kun det aktuelle.
Relaterede løsninger
Ét projekt. Ét abonnement. Hele platformen er inkluderet.
Prøveperioden gælder dit første eget projekt og starter, når projektet oprettes. Intet kort kræves. Vælg derefter kort eller faktura for at fortsætte.
- 30 dage gratis
- Ubegrænset antal deltagere
- Ingen bindingsperiode
Indsigter
Vis alle
Projektsamordning gjort enklere
Fremtidens projektsystem forbinder mennesker, dokumenter og beslutninger. Se tanken bag Fidrel.
Læs mere
Tegningen med dig. Åbn DWG på mobilen.
På byggepladsen skal svaret være tæt på. Fidrel viser DWG-tegninger i mobilens browser, samlet i projektets dokumentstruktur.
Læs mere
En tydeligere tidsplan. Fra første aktivitet til sidste milepæl.
Når alle ser næste skridt, bliver det lettere at føre projektet fremad. Fidrels tidsplan samler aktiviteter, datoer og rapporteret fremdrift i en fælles Gantt-visning.
Læs mere
Nej. Budgettet er den godkendte kalkulation, række for række. Når hovedkalkulationen godkendes, bliver hver prissat række en budgetpost, og du følger bestilt, faktureret og prognose på de samme rækker.
Det oprindelige budget er hovedkalkulationens sum, da den blev godkendt, og det er låst. Det aktuelle budget er det oprindelige plus godkendte ændringsarbejder, revisioner og andre godkendte budgetændringer.
Nej. Et ændringsarbejde, der er koblet til en budgetpost, står som forventet ændring, indtil det er godkendt. Først da regnes beløbet med i det aktuelle budget, og en ny budgetversion gemmes.
Aktive og afsluttede kontrakter plus registrerede bestillinger. Hver kontrakt tælles kun én gang, og forpligtelser, der endnu ikke er faktureret, vises som resterende forpligtelser.
Den godkendte kalkulation ligger fast. Ændringen laves som en revision, som du godkender som ny hovedkalkulation, og Fidrel viser, hvordan det aktuelle budget ændres, før du bekræfter.