Filen er skrevet til maskiner
Åbner du en OIOUBL-fil i et tekstprogram, ser du tags og tal, ikke en faktura. De fleste ender med at udskrive den eller taste den ind i et regneark, og så er fordelen ved den digitale fil væk.
OIOUBL og PEPPOL
Læs en OIOUBL-faktura: XML-filen, værdierne og kontrollen
Har du en OIOUBL- eller PEPPOL-faktura som XML-fil og vil se tallene uden at taste dem, og kontrollere dem mod budgettet? Siden viser, hvad Fidrel læser ud af filen, hvordan den kontrolleres og fordeles på kalkulationens poster, og hvad Fidrel ikke gør med e-fakturaer: de bliver ikke modtaget over et netværk, men lagt ind af dig.
30 dage gratis · Ingen bindingsperiode.
Hvorfor en XML-faktura er besværlig at bruge
Tastefejl i beløb og moms
Et beløb, der overføres manuelt, kan få en forkert decimal, og momsen kan havne i den forkerte kolonne. Fejlen opdages først, når totalen ikke passer til kalkulationen.
Fakturaen skal stadig kontrolleres og fordeles
Selv en korrekt læst faktura skal tjekkes for dubletter og for, at linjerne giver totalen, og omkostningen skal hen på den rigtige post i budgettet. Det er den del, der tager tid.
Hvad Fidrel læser i filen
Fra en OIOUBL- eller PEPPOL-faktura henter Fidrel leverandørens navn og organisations- eller momsnummer, køberen, fakturanummer, fakturadato og forfaldsdato, valuta og betalingsreference. Derudover ordrereferencen, kontraktreferencen og projektreferencen, og ydelsesperioden, hvis fakturaen angiver en. Beløbene er nettobeløb, moms og totalbeløb inklusive moms, og hver linje med beskrivelse, antal, enhed og pris. Kontrolskærmen har felterne Ordre / PO, Aftale, Projektreference og Omkostningsperiode fra og til, så referencerne fra filen står, hvor du leder efter dem.
Leverandørfakturaer
OIOUBL og PEPPOL i samme læser
OIOUBL og PEPPOL er begge XML-filer i UBL-familien, og Fidrel læser dem med den samme læser. En forskel er, at OIOUBL skriver momskategorierne ud, StandardRated, ZeroRated og ReverseCharge, i stedet for at bruge koder, og Fidrel oversætter dem, så en faktura med omvendt betalingspligt kan genkendes. En kreditnota kendes på dokumenttypen, og den peger på den oprindelige faktura. Filens tegnsæt er ikke et problem: Fidrel følger det, der står i XML-erklæringen, UTF-8, UTF-16 eller ISO-8859-1, så æ, ø og å kommer rigtigt igennem. Læseren forstår også svenske, norske, tyske, finske, italienske og spanske formater, men den kan ikke læse en XML-fil, der ikke er en faktura.
Fra XML-fil til godkendt faktura
Trin 1
Træk filen ind
Under Leverandørfakturaer trækker du filerne til feltet Træk fakturaer hertil eller vælger Vælg filer. Fidrel tager PDF, foto, scannet TIFF eller e-faktura (OIOUBL, PEPPOL, XML), højst 25 MB pr. fil, og du kan lægge flere ind ad gangen. Én fil er én faktura.
Trin 2
Fidrel læser filen
Fakturaen står kort som Aflæser og derefter som Klar til kontrol. Ved en e-faktura står der E-faktura: værdierne er nøjagtige, for tallene kommer direkte fra filens felter og ikke fra en gætning på teksten, som ved en scannet faktura.
Trin 3
Kontrollér mod fakturaen
Første trin hedder Kontrollér. Leverandør, CVR / momsnummer, Fakturanummer, Fakturadato, Forfaldsdato, Valuta, ekskl. moms, Moms og I alt inkl. moms er udfyldt. Fidrel tjekker, at Netto + moms er fakturaens totalbeløb og at linjerne summerer til beløbene, og at fakturanummeret ikke findes hos leverandøren i forvejen.
Trin 4
Håndtér ny leverandør og anden valuta
Står leverandøren ikke i projektet, viser Fidrel Ny leverandør på fakturaen og tilbyder Tilføj leverandøren. Er fakturaen i en anden valuta end budgettet, hentes ECB’s referencekurs for fakturadatoen som forslag med Hent ECB-kurs, og du kan rette kursen.
Trin 5
Fordel på kalkulen
Andet trin hedder Fordel på kalkulen. Vælg Hele fakturaen på én post eller Linje for linje, og Fidrel foreslår poster ud fra tekst, koder og tidligere fakturaer og viser, hvad der er Tilbage i budgettet. Hele beløbet skal være fordelt, før du kan gå videre.
Trin 6
Godkend, og ret med en kreditnota
Tredje trin hedder Godkend. Er fakturaen fordelt, kan en person med rettigheden godkende den, og den tæller så med i omkostningsopfølgningen. Godkendte oplysninger er låst, og en rettelse sker med en kreditnota, som Fidrel også læser ud af e-fakturaen og knytter til den oprindelige faktura.
Hvorfor værdierne er nøjagtige
Ved en PDF-faktura aflæser Fidrel teksten på siden, og ved en scannet faktura eller et foto bruges tekstgenkendelse, som kræver en ekstra kontrol. En e-faktura har ingen af de to usikkerheder. Værdierne står i filens egne felter, og Fidrel viser det ved fakturaen som E-faktura: værdierne er nøjagtige. Du skal stadig kontrollere, at det er den rigtige faktura, men ikke, at 85.050 ikke er blevet til 85.005.
Hvad Fidrel ikke gør med e-fakturaer
Fidrel modtager ikke fakturaer via NemHandel eller andre e-fakturanetværk; du uploader filen selv. Fidrel sender ingen e-fakturaer, hverken til det offentlige eller til andre. Fidrel kontrollerer ikke filen mod formatets skema; en XML-fil, der ikke kan læses som en faktura, afvises med en besked. Fidrel bogfører ikke fakturaen og sender den ikke videre til et økonomisystem. Fidrel betaler ikke fakturaen; en betaling registrerer du bagefter.
Relaterede løsninger
Ét projekt. Ét abonnement. Hele platformen er inkluderet.
Prøveperioden gælder dit første eget projekt og starter, når projektet oprettes. Intet kort kræves. Vælg derefter kort eller faktura for at fortsætte.
- 30 dage gratis
- Ubegrænset antal deltagere
- Ingen bindingsperiode
Indsigter
Vis alle
Projektsamordning gjort enklere
Fremtidens projektsystem forbinder mennesker, dokumenter og beslutninger. Se tanken bag Fidrel.
Læs mere
Tegningen med dig. Åbn DWG på mobilen.
På byggepladsen skal svaret være tæt på. Fidrel viser DWG-tegninger i mobilens browser, samlet i projektets dokumentstruktur.
Læs mere
En tydeligere tidsplan. Fra første aktivitet til sidste milepæl.
Når alle ser næste skridt, bliver det lettere at føre projektet fremad. Fidrels tidsplan samler aktiviteter, datoer og rapporteret fremdrift i en fælles Gantt-visning.
Læs mere
Ja. Træk XML-filen ind under Leverandørfakturaer. Fidrel læser leverandør, nummer, datoer, valuta, beløb, moms og linjer, og viser, at værdierne er nøjagtige, fordi de kommer direkte fra e-fakturaen.
For dig er der ingen forskel i arbejdet: begge uploades på samme måde. Fidrel læser begge med samme læser og oversætter OIOUBL’s udskrevne momskategorier, så de passer til resten af kontrollen.
Nej. Fakturaer modtages hverken pr. e-mail eller via e-fakturanetværk. Du henter filen, hvor du plejer, og uploader den i Fidrel.
Fidrel afviser den med en besked om, at filen ikke er en e-faktura, som Fidrel kan læse, og nævner de formater, læseren kender. Brug i stedet PDF, JPEG, PNG eller TIFF, hvis du har fakturaen i den form.
Ja, flere filer ad gangen. Én fil er én faktura, og hver faktura får sit eget forløb gennem Kontrollér, Fordel på kalkulen og Godkend.
Godkendte oplysninger er låst, så en rettelse sker med en kreditnota. Ubekræftede oplysninger kan du rette før godkendelsen, og et nummer, der allerede findes hos leverandøren, bliver fanget som mulig dublet.