Referatet er en tekst, ikke en liste
Står handlingerne som løbende tekst i en PDF, må nogen læse hele referatet for at finde sine egne. Så bliver de overset, og de samme punkter står uforandret på næste møde.
Til bygherrerådgivere
Møder og referater for bygherrerådgivere
Som bygherrens rådgiver leder du ofte mødet mellem bygherre, projekterende og entreprenør, og du bliver målt på, om det, der blev aftalt, bliver gjort. I Fidrel er et møde en post med dagsorden, deltagere og referat, og hvert punkt får ansvarlig og frist. Siden følger en uge i den rækkefølge, arbejdet kommer i, og skelner mellem det, der er dit, og det, der hører til de andre ved bordet.
30 dage gratis · Ingen bindingsperiode.
Hvorfor punkter forsvinder mellem møderne
Ingen ved, hvem punktet er stillet til
Et punkt uden navn og dato ejes af alle, altså af ingen. Du opdager det først, når mødet begynder og ingen har gjort noget.
Beslutningerne drukner i referaterne
Hvad blev besluttet om facadematerialet, og af hvem? Du skal bladre tilbage gennem flere referater, og imens har entreprenøren allerede bestilt.
Hvad du ser, og hvem der må ændre
Du ser de møder, punkter og beslutninger, du har adgang til i projektet. Du kan ændre en post, hvis du er administrator, har oprettet den eller er den ansvarlige, og kun hvis du har skriveadgang. Posterne kan have filer og billeder, op til 25 MB pr. fil, og knyttes til dokumenter, tegninger, RFI’er, sager og kalkulationsposter, så en beslutning om en tegning kan åbnes fra tegningen. Hver ændring skrives til posten under Aktivitet & historik.
Møder & beslutninger
Hvad der er dit, og hvad der er de andres
Mødet, dagsordenen, referatet og beslutningerne er dit. Det punkt, der er stillet til entreprenøren, er entreprenørens at udføre, og som ansvarlig kan han sætte status selv, hvis han har skriveadgang. Arbejdet i selve tegningerne hører til rådgiverne og projekteringslederen, og du følger op på det gennem punkterne i stedet for at overtage det.
En uge for bygherrerådgiveren
Trin 1
Mandag: opret mødet som kladde
Under Møder & beslutninger vælger du Nyt møde. Vælg Mødetype, for eksempel Byggemøde, Projekteringsmøde, Økonomimøde eller Koordinationsmøde, og skriv Sted eller Digitalt mødelink og Dagsorden. Mødet står som Kladde, indtil du gør det til Planlagt.
Trin 2
Tirsdag: tag de åbne punkter med
Åbn mødet, og brug Tilføj eksisterende dagsordenspunkt for at tage de åbne punkter fra sidste møde med. Punkterne står dér med nummer, ansvarlig og frist, så dagsordenen er nem at gå igennem, og du ser, hvem der skylder noget, før mødet.
Trin 3
Onsdag: hold mødet og skriv referatet
Skriv Deltagere og Fraværende, skriv Mødeleder og Referent, og skriv Referat og beslutninger, mens mødet foregår. Ligger der en tegning eller en mail, du refererer til, vedhæfter du den under Filer & billeder, så den følger mødet.
Trin 4
Onsdag: giv punkterne en ejer
Vælg Nyt dagsordenspunkt fra mødet, giv det en titel og et Punktnummer, sæt Ansvarlig og Frist, og lad status være Åben. Den ansvarlige får en notifikation i Fidrel, og punktet står hos vedkommende under Tildelt mig på startsiden, til det er afsluttet.
Trin 5
Torsdag: registrer det, der blev besluttet
Er der truffet en beslutning, vælger du Registrér som beslutning fra mødet eller punktet. Skriv Besluttet af og Berørte personer, om nødvendigt Beslutningsbeløb og Tidspåvirkning i dage, og Konsekvenser. Beslutningen får sit nummer og er til at finde igen.
Trin 6
Fredag: sæt mødet til Afholdt
Når referatet er skrevet, sætter du mødet på Afholdt og senere Afsluttet. Et afholdt møde forsvinder fra Tildelt mig, men dets punkter bliver stående, til de selv er afsluttet, og kan tages med til næste møde.
Hvad møderne i Fidrel ikke gør
Fidrel flytter ikke åbne punkter til næste møde af sig selv; du tilføjer dem med Tilføj eksisterende dagsordenspunkt. Fidrel sender ikke referatet til deltagerne som mail. Deltagere og fraværende er fri tekst og ikke en liste over projektets medlemmer, og kun Ansvarlig er knyttet til en bestemt person. Et punkt har én ansvarlig og én frist; flere ansvarlige skriver du i kommentaren.
Relaterede løsninger
Ét projekt. Ét abonnement. Hele platformen er inkluderet.
Prøveperioden gælder dit første eget projekt og starter, når projektet oprettes. Intet kort kræves. Vælg derefter kort eller faktura for at fortsætte.
- 30 dage gratis
- Ubegrænset antal deltagere
- Ingen bindingsperiode
Indsigter
Vis alle
Projektsamordning gjort enklere
Fremtidens projektsystem forbinder mennesker, dokumenter og beslutninger. Se tanken bag Fidrel.
Læs mere
Tegningen med dig. Åbn DWG på mobilen.
På byggepladsen skal svaret være tæt på. Fidrel viser DWG-tegninger i mobilens browser, samlet i projektets dokumentstruktur.
Læs mere
En tydeligere tidsplan. Fra første aktivitet til sidste milepæl.
Når alle ser næste skridt, bliver det lettere at føre projektet fremad. Fidrels tidsplan samler aktiviteter, datoer og rapporteret fremdrift i en fælles Gantt-visning.
Læs mere
Byggemøde, Projekteringsmøde, Produktionsmøde, Økonomimøde, Koordinationsmøde, Besigtigelse og Andet. Du vælger typen i feltet Mødetype, når du opretter mødet.
Åbn det nye møde og tilføj de åbne punkter med Tilføj eksisterende dagsordenspunkt. Hvert punkt har ansvarlig, frist og status, og den ansvarlige ser det under Tildelt mig, til det er afsluttet.
Nej. Fidrel sender ingen mail med referatet. Den, der er ansvarlig for et punkt, får en notifikation i Fidrel, og alle med adgang kan åbne mødet og læse referatet.
Beslutningen er en selvstændig post med nummer. Den viser, hvem der besluttede, og hvem der berøres, og den er knyttet til det møde eller punkt, den blev truffet i.
Ja, og ændringerne logges. En beslutning kan også få status Erstattet, når en ny afløser den, så den gamle ikke forsvinder, men står som afløst.
Administratorer, den der har oprettet mødet, og den der er ansvarlig for det, hvis de har skriveadgang. Andre med adgang til projektet kan læse mødet, men ikke ændre det.