Mailen er sendt, men ingen ved, hvem der åbnede den
En vedhæftet PDF i en mail fortæller ikke, om modtageren overhovedet har set den. Spørger bygherren eller entreprenøren bagefter, hvem der fik hvad og hvornår, må afsenderen lede i sendte mails.
Udsendelse af tegninger
Udsendelse af tegninger med kvittering og besked om nye revisioner
Når en revision er sendt ud, skal afsenderen kunne vise to ting: hvilken revision hver modtager fik, og at modtageren har åbnet den. Kommer der en ny revision, skal alle, der sidder med den gamle, have besked. Siden viser, hvordan en fremsendelse i Fidrel klarer det med personlige links, en kvittering og en oversigt over, hvem der har hvilken revision.
30 dage gratis · Ingen bindingsperiode.
Hvorfor udsendelse af tegninger er svær at stå inde for
Den gamle revision bliver brugt i dagevis
En ny revision erstatter den forrige, men modtagerne får ikke besked om, at den er erstattet. Den, der har tegningen liggende i sin indbakke, bygger videre på den, indtil nogen opdager forskellen.
Kvitteringen ender i en kæde af svarmails
Beder du modtagerne om at bekræfte, svarer nogle, nogle ikke, og svarene ligger spredt. Der er ingen samlet oversigt, kun en tråd, du selv må tælle op.
Hvad åbnet og kvitteret betyder
Åbnet betyder, at modtagerens personlige link er åbnet. Det registrerer Fidrel, så du kan se, at linket er brugt. Kvitteret er et skridt længere: modtageren har selv trykket på knappen og skrevet sit navn, og Fidrel gemmer datoen. Står der Ikke kvitteret, er det en oplysning til dig, ikke en fejl: nogle åbner linket, henter filerne og lukker siden igen. Kvitteringen hører til modtagerens eget link, altså til hele den fremsendelse, modtageren har fået. En senere revision går ud i en ny fremsendelse og kan kvitteres for sig.
Fælles datamiljø (CDE)
Hvilke revisioner der må sendes til hvilket formål
Hver revision har en tilstand: Igangværende, Delt, Publiceret eller Arkiveret. Kun delte eller publicerede revisioner sendes ud; igangværende og arkiverede bliver i projektet. Til udførelse sendes kun godkendte revisioner og udførelsesgrundlag, og til som udført-dokumentation sendes kun som udført-revisioner. Reglerne er til for din skyld: en tegning, der stadig er et udkast, kommer ikke ved en fejl ud som udførelsesgrundlag.
Fra fremsendelse til kvittering
Trin 1
Opret en fremsendelse
Vælg Ny fremsendelse. Skriv et Emne og en Besked, og vælg Formål: Til information, Til koordinering, Til gennemsyn, Til godkendelse, Udførelsesgrundlag eller Som udført (as-built). Fremsendelsen får et nummer, der begynder med TR, og står som Kladde, til du udsteder den.
Trin 2
Vælg modtagere
Skriv én modtager pr. linje i formatet Navn, Firma, e-mail, eller brug Tilføj fra kontaktregistret og Tilføj fra projektet. Modtagerne behøver ikke have en konto i Fidrel, for de arbejder med et personligt link, ikke med et login.
Trin 3
Vælg de revisioner, der skal med
Søg dokument og tilføj de tegninger, der skal sendes. Fidrel sender kun delte eller publicerede revisioner, og til Udførelsesgrundlag kun godkendte. Vælger du en revision, der ikke må sendes til det formål, afviser Fidrel den og nævner, hvilke filer det drejer sig om.
Trin 4
Udsted og send
Udsted låser fremsendelsen, så revisionerne ikke kan ændres bagefter. Send til modtagere sender en e-mail med personlige downloadlinks til alle modtagere med en e-mailadresse, og linkene gælder i 30 dage. Vil du have papir med, så vælg Udskriv følgeseddel.
Trin 5
Følg med i Hvem har hvilken revision
Oversigten viser for hver modtager den seneste revision, vedkommende har fået, med kolonnerne Sendt, Åbnet og Kvitteret. Står der Ikke kvitteret, har modtageren åbnet linket uden at bekræfte, eller ikke åbnet det endnu, og du kan skrive til netop dem.
Trin 6
Modtageren kvitterer
Modtageren åbner linket, ser fremsendelsen med hver revision og henter filerne. Nederst står Bekræft, at du har modtaget dokumenterne: modtageren skriver sit navn og vælger Bekræft modtagelsen, og dato for bekræftelsen gemmes ved modtagerens række i oversigten.
Trin 7
Når en ny revision kommer
Oversigten markerer de rækker, hvor en nyere revision har erstattet modtagerens, som Erstattet af og revisionen. Vælg Fortæl modtagerne, at revisionerne er erstattet, så får de en e-mail, og vælg Ny fremsendelse med de gældende revisioner, når de skal have de nye filer.
Hvad modtageren ser
Modtageren møder en enkel side uden login. Øverst står fremsendelsens nummer, emnet, projektet, formålet, afsenderen og udstedelsesdatoen, derefter din besked og en liste med tegningernes nummer, titel og revision, hver med en knap til at hente filen. Er en revision erstattet, står det ved den, og siden beder modtageren spørge afsenderen efter den gældende. Modtageren kan dermed se, at den fil, vedkommende har fået, er forældet, uden at du skal ringe.
Hvad Fidrel ikke gør her
En kvittering i Fidrel er et klik og et navn, ikke en underskrift. Åbnet betyder, at linket er åbnet; Fidrel kan ikke se, om modtageren har læst eller forstået tegningerne. Personlige links gælder i 30 dage. En fremsendelse sendes kun til de modtagere, der har en e-mailadresse. Er fremsendelsen udstedt, kan den ikke ændres; en rettelse er en ny fremsendelse.
Relaterede løsninger
Ét projekt. Ét abonnement. Hele platformen er inkluderet.
Prøveperioden gælder dit første eget projekt og starter, når projektet oprettes. Intet kort kræves. Vælg derefter kort eller faktura for at fortsætte.
- 30 dage gratis
- Ubegrænset antal deltagere
- Ingen bindingsperiode
Indsigter
Vis alle
Projektsamordning gjort enklere
Fremtidens projektsystem forbinder mennesker, dokumenter og beslutninger. Se tanken bag Fidrel.
Læs mere
Tegningen med dig. Åbn DWG på mobilen.
På byggepladsen skal svaret være tæt på. Fidrel viser DWG-tegninger i mobilens browser, samlet i projektets dokumentstruktur.
Læs mere
En tydeligere tidsplan. Fra første aktivitet til sidste milepæl.
Når alle ser næste skridt, bliver det lettere at føre projektet fremad. Fidrels tidsplan samler aktiviteter, datoer og rapporteret fremdrift i en fælles Gantt-visning.
Læs mere
Fremsendelsen er låst, når den er udstedt, og den rummer hver revision med nummer og revisionsbogstav. Oversigten viser pr. modtager, hvornår linket blev sendt, åbnet og kvitteret.
Nej. Modtageren åbner det personlige link i browseren, ser fremsendelsen og henter filerne. Linket er adgangen, så der er intet login og ingen konto at oprette.
Oversigten viser, at modtagerens revision er erstattet, og du kan sende dem en e-mail om det. De får den besked én gang pr. ny revision, og de nye filer går ud i en ny fremsendelse.
Nej. Fidrel sender kun delte eller publicerede revisioner, og til udførelse kun godkendte revisioner og udførelsesgrundlag. Udkast og arkiverede revisioner bliver i projektet.
Ja. Udskriv følgeseddel giver en udskrift af fremsendelsen, så den kan følge en pakke eller lægges i en mappe.
Åbnet er, at modtagerens personlige link er blevet åbnet. Kvitteret er, at modtageren har skrevet sit navn og bekræftet, at dokumenterne er modtaget. En modtager kan have åbnet uden at kvittere.