Economía por fases

Control económico por fases de un proyecto: presupuesto, costes y cierre de cada fase

Una promoción que se construye por fases, o un proyecto que pasa por diseño, ejecución y entrega, necesita saber qué ha costado cada fase frente a lo que se aprobó para ella, y cerrarla cuando termina sin perder sus cifras. En Fidrel, cada fase tiene su presupuesto principal aprobado, sus partidas y sus facturas, y la tabla Por fase muestra el presupuesto inicial, las modificaciones, la previsión y la desviación de cada una.

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El seguimiento de costes con presupuesto inicial, modificaciones aprobadas y pendientes, y un presupuesto aprobado en tableta y móvil

Dónde se complica llevar el coste por fases

Facturas de la fase 1 en plena fase 2

Los últimos trabajos de una fase se facturan semanas después de terminarla. Si esas facturas se mezclan con la fase en curso, la fase cerrada parece más barata de lo que fue y la siguiente arranca con una desviación que no es suya.

Un solo presupuesto para toda la promoción

Con un único presupuesto, saber cuánto se desvió cada fase obliga a separar partidas a mano en una hoja de cálculo cada vez que alguien lo pregunta, y la respuesta depende de quién hizo el reparto.

Revisiones que tapan el punto de partida

Cuando se aprueba una revisión del presupuesto de una fase, el importe con el que empezó desaparece de la vista y ya no se puede explicar al promotor ni al banco de dónde viene la diferencia.

Qué pasa con las facturas que llegan tarde

Cerrar una fase no la convierte en un cajón sellado. Si llega una factura de trabajos hechos mientras la fase estaba en marcha, esa factura pertenece a la fase cerrada, y Fidrel avisa de que el coste cuenta como facturado tras el cierre. En la tabla Por fase, la fila de esa fase lo muestra aparte como «Facturado tras el cierre», de modo que se ve qué parte del coste llegó después de cerrarla. La fase en curso no hereda costes que no le corresponden.

Presupuestos de proyecto

Seguimiento de costes con presupuesto vigente, costes, previsión de coste final y la lista de lo pendiente de revisar y asignar

Las cifras de cada fase, una al lado de otra

La tabla Por fase tiene una fila por fase con su estado, su presupuesto principal, el presupuesto inicial, las modificaciones aprobadas, el presupuesto vigente, el coste real, los compromisos pendientes, la previsión y la desviación. Con Mostrar eliges entre todo el proyecto y una sola fase. Todos los importes van sin IVA, y como cada factura, contrato y cambio llega a la fase a través de su partida, las fases suman el proyecto sin contar nada dos veces.

Un presupuesto principal aprobado y bloqueado, con la fecha y el autor de la aprobación y sus partidas

Cómo se lleva la economía por fases en Fidrel

Paso 1
Crear y nombrar las fases
En Gestionar fases, Añadir fase crea cada fase con el nombre que tú elijas, por ejemplo Fase 1 y Fase 2 de una promoción. Un proyecto nuevo no trae fases, y la primera que creas pasa a ser la fase activa.
Paso 2
Aprobar un presupuesto principal en cada fase
Dentro de cada fase puede haber presupuestos alternativos, de trabajo o de previsión, pero solo uno principal aprobado. Al aprobarlo por primera vez, su importe queda bloqueado como presupuesto inicial de la fase.
Paso 3
Asignar cada factura a su fase
Al asignar una factura al presupuesto, Fidrel toma como fase de la factura la que estaba en marcha cuando se hizo el trabajo, según el periodo de servicio o la fecha de la factura, y agrupa las partidas por fase.
Paso 4
Pasar a la siguiente fase
Con Convertir en fase activa, la fase elegida pasa a ser la del proyecto: una fase anterior se cierra y una posterior vuelve a planificada. Una fase cerrada se puede reabrir si hace falta.

Revisar el presupuesto de una fase sin perder el inicial

Si una fase necesita un presupuesto nuevo, se crea una revisión y se aprueba como presupuesto principal. El presupuesto inicial de la fase no cambia nunca: la diferencia entra como revisión en el paso del presupuesto inicial a la previsión. Al aprobar eliges si los modificados ya aprobados se mantienen además del nuevo presupuesto o si este ya los incluye, y cada aprobación queda guardada con el presupuesto anterior y el nuevo, el motivo, quién y cuándo.

Fases archivadas y partidas sin fase

Una fase sin presupuestos ni partidas se puede archivar; si ya los tiene, se cierra en lugar de archivarla, y la fase activa no se archiva. Las fases son opcionales: un proyecto sin fases lleva la misma economía, y lo que no pertenece a ninguna fase aparece como una fila propia que, junto con las fases, suma el proyecto. Crear, cerrar, reabrir o archivar fases lo hacen quienes pueden editar el proyecto.

Lo que no hace la economía por fases

Fidrel no prorratea solo los costes comunes entre fases: cada partida pertenece a una fase, y si una factura afecta a varias, repartes tú sus líneas entre partidas. Cerrar una fase no impide que le lleguen facturas tardías: siguen perteneciendo a ella y se ven aparte. Fidrel no lleva la contabilidad analítica de la empresa ni pasa los costes por fase a tu programa de contabilidad.