Un bordereau tenu au tableur
Le bordereau vit dans un tableur et les plans partent en pièces jointes. Le jour où une entreprise conteste l’indice sur lequel elle a chiffré, il faut reconstituer l’envoi à partir des messages envoyés de chacun.
Diffusion des plans
Diffusion des plans BTP, du bordereau à l’accusé de réception
Quand un plan quitte l’agence ou le bureau d’études, quelqu’un finira par demander quel indice est parti, chez qui, à quelle date et pour quel usage. Dans Fidrel, chaque diffusion garde la réponse : des indices figés, envoyés avec un objet déclaré, un lien de téléchargement personnel pour chaque destinataire, et un registre qui montre qui a ouvert son lien et qui a accusé réception.
30 jours gratuits · Sans engagement.
Ce qui coince dans la diffusion des plans
Un ancien indice encore sur le chantier
Le plan de réservations passe à l’indice C, mais personne ne sait qui détient encore le B. Le plombier continue de carotter d’après l’ancien, faute d’avoir été prévenu du changement.
Bon pour exécution trop tôt
Le bordereau porte la mention bon pour exécution parce que c’était la case cochée la fois précédente. Rien n’a vérifié que l’indice était approuvé, et un plan encore à l’étude arrive sur le chantier.
Numérotée, verrouillée, prête à imprimer
Les diffusions sont numérotées dans le projet, TR-001, TR-002 et ainsi de suite, et chacune porte l’un des six objets de l’édition française : Pour information, Pour synthèse, Pour avis, Pour approbation, Bon pour exécution (BPE) et Dossier des ouvrages exécutés (DOE). Au moment de diffuser, Fidrel enregistre la date et le nom de la personne qui diffuse ; dès lors, la base de données refuse toute modification de la diffusion comme de la liste des indices qu’elle contient. Le registre se recherche par diffusion, par destinataire ou par document, et le bordereau d’une diffusion s’imprime depuis le navigateur pour le classement papier.
Environnement de données commun (CDE)
Seuls les indices prêts à partir sont diffusés
Chaque indice se trouve dans l’un de quatre états : en cours, partagé, publié ou archivé. Un indice en cours ou archivé reste dans le projet et ne part pour aucun objet. Bon pour exécution n’accepte que les indices au statut Approuvé ou Document d’exécution, et Dossier des ouvrages exécutés seulement ceux qui portent ce même statut. La fenêtre de diffusion affiche l’état de chaque document et signale ceux qui ne conviennent pas, et la base de données applique la même règle au moment de diffuser. Seuls les administrateurs et les responsables documentaires peuvent attribuer ces statuts. La diffusion ne tient pas lieu de visa : les demandes de visa des entreprises, avec les avis VSO, VAO ou REF de la maîtrise d’œuvre, se traitent à part, dans Visas et fiches techniques.
Diffuser des plans, pas à pas
Étape 1
Choisir les plans et l’objet de la diffusion
Créez une nouvelle diffusion, saisissez son objet, par exemple Plans de coffrage du R+2, puis choisissez l’objet de la diffusion parmi six, de Pour information au Dossier des ouvrages exécutés. Cochez ensuite les plans, retrouvés par numéro ou par titre : chacun part à son indice en vigueur.
Étape 2
Désigner les destinataires et diffuser
Saisissez un destinataire par ligne, avec nom, société et adresse e-mail, ou reprenez-le du répertoire des contacts ou de l’équipe du projet. Enregistrez le brouillon le temps de relire, puis diffusez pour verrouiller l’envoi.
Étape 3
Envoyer les liens et suivre les retours
Le bouton Envoyer aux destinataires adresse à chacun, par e-mail, son propre lien de téléchargement. Le registre indique ensuite, lien par lien, s’il a été ouvert et combien de fois, et si la réception a été confirmée, avec sa date.
Un lien personnel pour chaque destinataire
Les destinataires n’ont pas besoin de compte Fidrel. Chaque destinataire doté d’une adresse e-mail reçoit un lien vers une page qui reprend le numéro, l’objet, le projet, l’objet de la diffusion, l’expéditeur, la date et le message, avec un bouton Télécharger par document. Sur cette même page, il confirme la réception sous son nom. Le lien reste valable 30 jours ; passé ce délai, la page l’invite à demander une nouvelle diffusion à l’expéditeur.
Qui détient encore un ancien indice
La vue Qui détient quel indice liste, pour chaque document et chaque destinataire joint par e-mail, le dernier indice reçu, sa dernière ouverture, la date de confirmation, et s’il a été remplacé depuis. Un bouton prévient en une fois tous ceux qui détiennent un indice remplacé, 50 personnes au plus, en leur indiquant le nouvel indice, et personne n’est prévenu deux fois du même indice. Un autre ouvre une nouvelle diffusion avec les indices en vigueur et ces destinataires déjà renseignés. Sur la page de l’ancienne diffusion, l’indice remplacé est signalé, avec celui qui le remplace.
Ce que la diffusion ne fait pas
Le destinataire télécharge les documents et confirme la réception ; il ne peut ni répondre, ni commenter, ni renvoyer de fichier par le lien. Les liens valent 30 jours, sans mot de passe, et un lien marqué Ouvert indique que la page a été consultée, pas quels fichiers ont été téléchargés. Seuls les destinataires qui ont reçu un lien personnel sont suivis : un nom sans adresse e-mail figure sur le bordereau imprimé, mais pas dans la vue des détenteurs. Une diffusion part par e-mail à 50 destinataires au plus, et une même personne peut faire au plus 20 envois par heure. Les six objets de diffusion forment une liste fixe qu’un projet ne peut pas compléter, et Fidrel ne revendique aucune conformité à la norme ISO 19650. Le destinataire ne reçoit pas de ZIP de l’ensemble, le registre des diffusions ne s’exporte pas, et l’accusé de réception n’est pas une signature électronique.
Solutions associées
Un projet. Un abonnement. Toute la plateforme est incluse.
L’essai concerne votre premier projet personnel et commence à sa création. Aucune carte requise. Choisissez ensuite la carte ou la facture pour continuer.
- 30 jours gratuits
- Participants illimités
- Sans durée minimale
Éclairages
Tout afficher
La coordination de projet devient plus simple
Le système de projet de demain relie équipes, documents et décisions. Découvrez la vision de Fidrel.
En savoir plus
Le plan vous accompagne. Ouvrez un DWG sur mobile.
Sur le chantier, les réponses doivent être accessibles. Fidrel affiche les plans DWG dans le navigateur mobile, au sein des documents du projet.
En savoir plus
Un planning plus clair. De la première activité au dernier jalon.
Lorsque chacun voit la prochaine étape, le projet avance plus facilement. Fidrel réunit activités, dates et avancement déclaré dans une vue Gantt commune.
En savoir plus
Diffusion des plans
Questions fréquentes
D’autres questions ? Nous sommes là pour vous aider.
Parlons de votre projetPour chaque envoi, oui : elle enregistre quels documents sont partis, chez qui, à quel indice, pour quel objet et à quelle date, et elle s’imprime depuis le navigateur. La vue Qui détient quel indice donne, plan par plan, le dernier indice reçu par chaque destinataire ; les envois antérieurs se retrouvent dans le registre, diffusion par diffusion.
Non. Chaque destinataire doté d’une adresse e-mail reçoit un lien personnel qui ouvre la diffusion et ses téléchargements sans identifiant. L’e-mail précise que le lien ne doit pas être transmis, et il expire au bout de 30 jours.
Non. Diffuser verrouille l’envoi, et la base de données refuse toute modification de la diffusion ou de sa liste d’indices. Un brouillon reste modifiable ou supprimable ; une fois diffusée, une correction part dans une nouvelle diffusion.
Le registre indique, pour chaque lien envoyé, s’il a été ouvert, avec le nombre d’ouvertures, ou non, et si la réception a été confirmée et à quelle date. Il n’enregistre pas, en revanche, quels fichiers ont été téléchargés un par un.
Non. Un indice en cours ou archivé ne peut pas être diffusé. Passez-le d’abord au statut Partagé ; pour Bon pour exécution, un administrateur ou un responsable documentaire doit lui attribuer le statut Approuvé ou Document d’exécution.
La vue des détenteurs marque l’ancien indice comme remplacé chez chaque destinataire. Vous pouvez tous les prévenir en une fois, puis lancer une nouvelle diffusion avec l’indice en vigueur et les mêmes destinataires déjà renseignés.