Des avis dispersés dans les boîtes mail
Le plan part en pièce jointe à cinq destinataires, les observations reviennent dans cinq réponses, sur des PDF annotés chacun à sa façon. Plus personne ne sait quel avis porte sur quel indice.
Validation des plans
Circuit de validation des plans : avis, échéance et résultat daté
Un circuit de validation fixe qui examine un plan, avant quelle date, et ce qui a été décidé. Dans Fidrel, il prend la forme d’une revue : vous choisissez les documents, les participants et l’échéance ; chacun annote et donne son avis ; la personne qui a lancé la revue la clôt avec un résultat, Approuvé, Approuvé avec observations ou Refusé, qui s’inscrit dans l’historique des indices examinés.
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Pourquoi les validations de plans s’enlisent
Une date de retour que personne ne voit
La date limite figure dans le message d’envoi, puis disparaît sous les relances. Le BET qui n’a pas répondu ne le découvre qu’à la réunion suivante, quand le lot attend déjà le plan.
Un « bon pour accord » sans trace
La décision tient dans un e-mail ou un tampon sur un PDF. Six mois plus tard, retrouver qui a approuvé l’indice C, et avec quelles observations, devient une enquête dans les boîtes de chacun.
Des avis qui ne décident pas à la place du responsable
Dans une revue, l’avis d’un participant reste un avis : l’écran le rappelle à chacun, son avis ne clôt pas la revue. C’est la personne qui l’a lancée qui la clôt. Quand tous les relecteurs ont approuvé, Fidrel le lui signale, et elle choisit le moment de clore, par exemple après la réunion de synthèse. Elle peut aussi arrêter une revue sans résultat, si le dossier a été remplacé : les annotations et les commentaires restent alors consultables. Tant que la revue est ouverte, des participants s’ajoutent ou se retirent, mais la personne qui l’a lancée ne peut pas en être retirée.
Revues, RFI et sujets
Le résultat inscrit au statut des indices
Approuvé et Approuvé avec observations font passer les indices examinés au statut Approuvé ; le second signale que les observations sont à reprendre dans l’indice suivant. Refusé les fait passer au statut Rejeté, avec la raison donnée. Chaque changement entre dans l’historique des statuts du document, qui nomme la revue d’où il vient. Pour inscrire Approuvé, il faut que la personne qui clôt soit administrateur ou responsable documentaire, ou que tous les autres relecteurs aient approuvé ; sinon la revue se clôt, les indices gardent leur statut, et Fidrel le dit.
Le circuit de validation dans Fidrel
Étape 1
Choisir les documents à examiner
Lancez une revue sur un document du projet, sur des fichiers importés pour l’occasion, sur un dossier existant dont Fidrel prend les dernières versions, ou sur un dossier de revue où les consultants ajoutent leurs plans en cours de route.
Étape 2
Désigner les participants et l’échéance
Donnez un titre, des instructions et une échéance, puis ajoutez les participants parmi les membres du projet. Chacun reçoit une notification et un e-mail au lancement, puis à chaque nouveau commentaire.
Étape 3
Recueillir les avis
Les participants annotent les plans et répondent par Approuver ou Demander des modifications. Un compteur indique combien ont approuvé, et l’échéance affiche les jours restants, puis le retard.
Étape 4
Clore avec un résultat
La personne qui a lancé la revue, ou un administrateur du projet, choisit Clore la revue, puis Approuvé, Approuvé avec observations ou Refusé, avec un commentaire obligatoire en cas de refus.
Annotations, objectifs et responsables
Sur un PDF, une image ou un DWG, les participants posent nuages de révision, flèches, textes et commentaires numérotés, chacun avec son fil de discussion. Une annotation peut recevoir un responsable choisi parmi les participants et une date À faire avant le ; ce responsable ne peut changer que son statut. Les objectifs d’action encore ouverts empêchent une clôture sur Approuvé : Fidrel indique combien restent non résolus et propose Approuvé avec observations ou Refusé. La liste Annotations et objectifs se filtre par fichier, par responsable et par statut.
Qui voit la revue, et qui est prévenu
Une revue n’est visible que de la personne qui l’a lancée, de ses participants et des administrateurs du projet, et un participant ne voit pas les annotations posées sur un fichier qu’il n’a pas le droit d’ouvrir. Les participants reçoivent une notification et un e-mail au lancement et lors de nouveaux commentaires ; les commentaires d’une même personne en moins de trente minutes sont regroupés. Le responsable d’une annotation est prévenu, par notification et par e-mail, quand elle lui est confiée, et la personne qui a lancé la revue l’est à chaque avis rendu.
Le rapport de revue et l’indice suivant
Le rapport de revue reprend les annotations affichées avec leur numéro, leur type, le fichier, la page, le texte, le statut, le responsable, la date limite, l’auteur et la date de création ; il se télécharge en classeur Excel ou s’imprime en PDF depuis le navigateur. Quand un nouvel indice arrive, Reporter les annotations ouvertes sur la dernière révision les copie avec leurs auteurs, leurs responsables et leurs réponses, et clôt les originales, marquées Reporté à l’indice suivant : une observation n’est pas traitée deux fois.
Ce que la revue ne fait pas
Le résultat d’une revue inscrit un statut dans Fidrel ; ce n’est ni une signature électronique ni un acte contractuel. Une revue réunit tous ses participants en même temps : elle n’enchaîne pas d’étapes successives, et un circuit en plusieurs temps se fait par une revue après l’autre. Les fichiers Word, Excel et PowerPoint ne s’annotent pas : on y laisse un commentaire dans la liste, ou l’on examine leur version PDF. Seuls des membres du projet participent à une revue ; un intervenant extérieur doit d’abord être invité dans le projet.
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Sur le chantier, les réponses doivent être accessibles. Fidrel affiche les plans DWG dans le navigateur mobile, au sein des documents du projet.
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Questions fréquentes
D’autres questions ? Nous sommes là pour vous aider.
Parlons de votre projetSeule la personne qui l’a lancée, ou un administrateur du projet. Les participants donnent leur avis, Approuver ou Demander des modifications, mais cet avis ne clôt jamais la revue à lui seul.
Oui. Approuvé et Approuvé avec observations inscrivent Approuvé sur les indices examinés, Refusé inscrit Rejeté, et l’historique des statuts nomme la revue. Approuvé demande un administrateur, un responsable documentaire ou l’accord de tous les relecteurs.
Oui. Une revue peut porter sur un dossier existant, dont elle prend les dernières versions, ou sur un dossier de revue que les consultants complètent pendant l’examen.
Ils reçoivent une notification et un e-mail au lancement et lors de nouveaux commentaires. Le responsable d’une annotation est prévenu quand elle lui est confiée, et l’auteur de la revue à chaque avis.
Elle reste ouverte dans la liste Annotations et objectifs. À l’indice suivant, elle peut être reportée sur la dernière révision avec son auteur, son responsable et ses réponses, et l’originale est close.
Oui, une fois invité comme membre du projet, car un participant doit en être membre. Il voit alors les revues auxquelles il participe et les fichiers auxquels ses droits lui donnent accès.