Le même PDF, par deux chemins
Le fournisseur envoie sa facture au conducteur de travaux et au service comptable. Chacun la classe de son côté, et la même pièce entre deux fois dans le circuit, avec deux dates de réception différentes.
Contrôle des factures
Facture fournisseur en double : la repérer avant de la payer
Une facture fournisseur en double arrive rarement par malveillance : le même PDF transmis deux fois, une relance prise pour une nouvelle facture, un scan refait après l’original. Sur une opération où passent des centaines de factures, ces doublons coûtent cher s’ils atteignent le paiement. Voici les contrôles que Fidrel fait au dépôt et à la vérification, et les décisions qu’il vous laisse.
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D’où viennent les doublons sur une opération
La relance prise pour une facture
Un fournisseur sans nouvelles renvoie sa facture, parfois tamponnée « duplicata » ou « relance ». Nouveau fichier, nouveau scan, mais même numéro : à la lecture rapide d’une pile de factures, rien ne la distingue de l’original.
Des erreurs de calcul qui passent
Un total TTC qui ne correspond pas au HT plus la TVA, des lignes qui ne retombent pas sur le total : contrôlées à l’œil, ces erreurs passent, et le paiement part sur un montant faux.
Trois contrôles qui tournent sans vous
Le premier porte sur le fichier : son empreinte est comparée à celles des fichiers déjà déposés dans le projet, et un fichier identique rouvre la facture existante au lieu d’en créer une autre. Le deuxième porte sur le numéro : à la vérification, Fidrel cherche chez le même fournisseur une facture portant ce numéro, sans tenir compte des majuscules ni des espaces en début et en fin, et en ignorant les factures rejetées. Le troisième porte sur les montants : HT plus TVA doit égaler le total, et la somme des lignes doit correspondre au total et à la TVA. Dans le registre, une facture suspecte porte la mention Doublon possible, visible de toute l’équipe.
Factures fournisseurs
Le fournisseur, clé du contrôle
Le contrôle des numéros se fait fournisseur par fournisseur. À la lecture, Fidrel reconnaît un fournisseur connu ou signale un nouveau fournisseur trouvé sur la facture, que vous ajoutez en un clic. Une fiche est identifiée par son numéro d’identification, société ou TVA, quand il figure, sinon par son nom. Gardez donc une seule fiche par entreprise : si la même entreprise existe sous deux noms sans identifiant, deux factures portant le même numéro ne seront pas rapprochées. Le répertoire des fournisseurs du projet permet de vérifier qu’aucune entreprise n’y figure deux fois.
Du dépôt à l’approbation, les contrôles d’une facture dans Fidrel
Étape 1
Déposer la facture
Glissez le fichier dans les factures fournisseurs du projet. Fidrel calcule l’empreinte du fichier : si exactement le même fichier a déjà été importé, il ne crée pas de seconde facture et ouvre celle qui existe.
Étape 2
Comparer avec l’original
À l’étape Vérifier, les valeurs lues s’affichent à côté de la facture. Un clic sur Lu montre où chaque valeur a été trouvée sur la page ; choisissez le fournisseur, ou ajoutez-le s’il est nouveau.
Étape 3
Lire la liste des contrôles
Sous les montants, Fidrel coche ce qui tombe juste : HT plus TVA égale le total, les lignes correspondent aux montants. Il signale aussi Ce numéro de facture existe déjà chez ce fournisseur.
Étape 4
Justifier ou écarter le doublon
Si ce n’est pas un doublon, par exemple un numéro réutilisé par le fournisseur, expliquez pourquoi en dix caractères au moins pour continuer. Si c’en est un, un administrateur supprime la facture.
Étape 5
Affecter, puis approuver
Affectez la totalité du montant aux postes du budget, puis faites approuver. Après l’approbation, les données sont verrouillées : une correction passe par un avoir lié à la facture d’origine.
Après l’approbation : verrouiller et corriger par avoir
Une facture approuvée ne se modifie plus. Pour corriger une erreur, saisissez un avoir lié à la facture d’origine, chez le même fournisseur ; ses montants sont négatifs. Un paiement ne s’enregistre que sur une facture approuvée, et le total des paiements ne peut pas dépasser son montant TTC : impossible donc d’enregistrer deux fois le règlement complet d’une même facture. Une fois entièrement payée, la facture passe à Payée et ne peut plus être supprimée.
Supprimer un doublon sans perdre la trace
Seul un administrateur supprime une facture. Elle part dans la corbeille des factures supprimées : ni ses affectations ni ses coûts ne comptent plus, et elle peut être restaurée pendant 30 jours avant d’être supprimée définitivement. Si le même fichier a été importé de nouveau entre-temps, Fidrel refuse de la restaurer tant que la nouvelle facture existe, ce qui évite de faire revenir le doublon par la corbeille.
Les coordonnées de paiement vérifiées aussi
Quand la facture porte un IBAN et un BIC, Fidrel les lit et vérifie leur forme et la clé de contrôle de l’IBAN. Une clé fausse s’affiche avec La clé de contrôle ne correspond pas. Comparez le numéro avec la facture. C’est le signe d’une faute de frappe ou de lecture, à corriger avant d’aller plus loin.
Ce que Fidrel ne fait pas
Fidrel compare les numéros de facture chez un même fournisseur : deux fiches pour la même entreprise, sous deux noms, échappent au contrôle. Fidrel ne rapproche pas les factures des bons de commande ni des bons de livraison : la référence de commande se lit et se garde, sans contrôle des quantités livrées. La clé de contrôle d’un IBAN est vérifiée, pas son titulaire : un changement de coordonnées bancaires se confirme auprès du fournisseur. Fidrel n’effectue aucun paiement et n’est relié à aucune comptabilité.
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Questions fréquentes
D’autres questions ? Nous sommes là pour vous aider.
Parlons de votre projetFidrel reconnaît le fichier à son empreinte et ouvre la facture déjà importée, avec le message Fichier déjà importé, ouverture en cours. Aucune seconde facture n’est créée.
Le fichier est nouveau, mais le numéro ne l’est pas. À la vérification, Fidrel signale que ce numéro existe déjà chez ce fournisseur et bloque la suite tant que personne n’a expliqué pourquoi ce n’est pas un doublon.
Cela arrive, par exemple après un changement de logiciel. Dans ce cas, saisissez une explication d’au moins dix caractères : elle reste attachée à la facture et la vérification peut continuer.
Oui. Il vérifie que le HT plus la TVA donne le total, et que la somme des lignes correspond au total et à la TVA. Une facture dont les montants ne tombent pas juste ne peut pas être vérifiée.
Fidrel ne paie rien, mais il enregistre les paiements effectués. Leur total ne peut pas dépasser le montant TTC de la facture, et une facture entièrement payée passe à Payée.
Par un avoir lié à la facture d’origine, chez le même fournisseur, avec des montants négatifs. Les données approuvées restent verrouillées, et l’historique montre la facture et sa correction.