Factures fournisseurs
Les factures fournisseurs d’un chantier se présentent sous plusieurs formes : un PDF Factur-X qui porte ses données en XML, un fichier UBL, des PDF classiques, des photos de tickets. Pour une entreprise de travaux comme pour un maître d’ouvrage, la vraie question est la suite : vérifier la facture, l’imputer au bon poste et la faire approuver. Voici comment Fidrel traite chaque format, et où son rôle s’arrête.
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Le négoce de matériaux envoie du Factur-X, un grand groupe de l’UBL, l’artisan un PDF fait sur son traitement de texte, le chef d’équipe une photo de ticket. Le circuit de contrôle doit traiter les quatre sans quatre procédures.
Une facture électronique donne des montants justes, pas le poste du budget de l’opération. Une facture de négoce qui mélange plusieurs lots doit encore être répartie à la main, ligne par ligne.
Exacte ne veut pas dire légitime : la même facture peut revenir deux fois, viser une autre opération, être libellée dans une autre devise que le budget. Le format ne remplace pas la vérification.
Fidrel lit les factures Factur-X et ZUGFeRD, dont le XML est joint au PDF, les factures UBL, y compris dans une enveloppe PEPPOL, et les factures au format CII. Il lit aussi d’autres formats européens, comme XRechnung, Svefaktura, EHF, OIOUBL, Finvoice, FatturaPA et Facturae, ce qui sert quand un fournisseur étranger intervient sur l’opération. Un avoir électronique est reconnu comme tel. Les coordonnées de paiement présentes dans le fichier, IBAN et BIC, sont reprises et leur forme contrôlée. Un XML qui n’est pas une facture lisible est refusé avec la liste des formats acceptés, plutôt que lu de travers.
Factures fournisseurs
Sur une facture électronique, Fidrel indique Facture électronique : les valeurs sont exactes ; sur un PDF, Lu dans le texte du PDF ; sur un scan ou une photo, Lu par reconnaissance de texte : vérifiez avec soin. La vérification reste la même pour tous : bon fournisseur, bon projet, numéro jamais vu chez ce fournisseur, HT plus TVA égal au total, lignes cohérentes. Si la facture n’est pas dans la devise du budget, Fidrel propose le taux de référence de la BCE à la date de facture, modifiable, et conserve les montants d’origine à côté des montants convertis.
Étape 1
Glissez les fichiers dans les factures fournisseurs du projet : PDF, photo, TIFF numérisé ou facture électronique en XML, plusieurs à la fois, 25 Mo au plus chacun. Un fichier correspond à une facture.
Étape 2
Un XML se lit tel quel ; dans un PDF Factur-X, Fidrel lit le XML joint plutôt que la page imprimée. Un PDF texte se lit dans son texte, un scan ou une photo par reconnaissance de texte.
Étape 3
À l’étape Vérifier, chaque valeur porte sa source. Contrôlez le fournisseur, le numéro, les dates et les montants à côté de l’original, puis lisez la liste des contrôles avant de confirmer.
Étape 4
Affectez toute la facture à un poste, ou ligne par ligne, et répartissez une ligne sur plusieurs postes si besoin. Fidrel propose jusqu’à trois postes et affiche le budget restant de chacun.
Étape 5
Une fois le montant entièrement affecté, la facture passe à l’approbation. Approuvée, elle voit ses données verrouillées et peut recevoir ses paiements ; une correction passe par un avoir.
Une facture de négoce couvre souvent plusieurs lots. Choisissez Ligne par ligne et affectez chaque ligne à son poste, ou Répartir sur plusieurs postes pour partager une même ligne. Les suggestions s’appuient sur le texte, les codes et les factures précédentes du fournisseur ; c’est toujours vous qui enregistrez l’affectation. Le reste à affecter s’affiche jusqu’à zéro, et la facture ne peut pas aller à l’approbation avant. Une facture vérifiée avant que le budget soit arrêté attend dans une liste dédiée, et un poste manquant peut être créé depuis la facture elle-même.
Toutes les factures déposées se retrouvent dans un registre classé par étape : À vérifier, À affecter, À valider, Validées et Rejetées. La recherche porte sur le fournisseur, le numéro, le code ou la référence, et des filtres trient par date ou par montant. Le registre s’exporte vers Excel et CSV, par exemple pour le transmettre au service comptable. Les droits se donnent par personne : importer, modifier, affecter, approuver, de sorte que l’assistance dépose et vérifie pendant que le conducteur de travaux affecte.
Fidrel n’est ni Chorus Pro ni une plateforme agréée : il n’émet aucune facture et ne transmet aucune donnée à l’administration. Les factures ne sont reçues ni par e-mail ni par un réseau de facturation électronique : vous déposez vous-même chaque fichier dans Fidrel. Fidrel ne tient pas de comptabilité et n’exécute aucun paiement : un paiement déjà effectué s’enregistre à la main. Fidrel n’émet pas de facture : une situation de travaux et sa retenue de garantie se saisissent dans le compte d’un marché entre deux parties du projet, la facture se déposant à part. Fidrel ne dit rien des obligations de votre entreprise en matière de factures électroniques : posez la question à votre expert-comptable.
L’essai concerne votre premier projet personnel et commence à sa création. Aucune carte requise. Choisissez ensuite la carte ou la facture pour continuer.
Le système de projet de demain relie équipes, documents et décisions. Découvrez la vision de Fidrel.
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Sur le chantier, les réponses doivent être accessibles. Fidrel affiche les plans DWG dans le navigateur mobile, au sein des documents du projet.
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Lorsque chacun voit la prochaine étape, le projet avance plus facilement. Fidrel réunit activités, dates et avancement déclaré dans une vue Gantt commune.
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D’autres questions ? Nous sommes là pour vous aider.
Parlons de votre projetOui. Dans un PDF Factur-X ou ZUGFeRD, Fidrel lit le fichier XML joint plutôt que la page imprimée. Les valeurs sont alors marquées comme exactes, et il reste à les vérifier et à les imputer.
Fidrel lit les factures UBL, y compris dans leur enveloppe PEPPOL, à condition que vous déposiez le fichier. Il n’est pas raccordé au réseau PEPPOL et ne reçoit rien de lui-même.
Non. Elle suit le même parcours que les autres : vérifier, affecter aux postes du budget, puis approuver par une personne qui en a le droit. Seule la lecture est plus sûre.
Oui. Affectez-la ligne par ligne, ou répartissez une ligne sur plusieurs postes. Fidrel affiche le budget restant de chaque poste et le reste à affecter de la facture.
Indiquez le taux de change ; Fidrel propose le taux de référence de la BCE à la date de facture, que vous pouvez corriger. Les montants d’origine sont conservés à côté des montants convertis.
Non. Fidrel traite les factures fournisseurs reçues par votre opération ; il ne produit pas de facture de vente et ne transmet rien en votre nom.
