Contrôle interne
Le principe des quatre yeux veut que deux personnes voient chaque décision de dépense : l’une contrôle la facture, une autre l’approuve. Sur une opération de construction, il protège autant de l’erreur que de la complaisance. Dans Fidrel, c’est un réglage par projet : une fois activé, la personne qui a vérifié une facture ne peut plus l’approuver elle-même.
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La procédure prévoit deux signatures. Dans les faits, quand le directeur de programme est en congé, le conducteur d’opération vérifie et valide lui-même la facture « pour ne pas bloquer l’entreprise », et personne ne s’en aperçoit.
Quand tout le monde peut tout faire sur les factures d’un projet, la séparation des rôles dépend de la bonne volonté de chacun. Un nouvel arrivant reçoit les mêmes droits que le chef de projet, faute de mieux.
Lors d’un audit ou d’un litige, il faut pouvoir dire qui a contrôlé la facture, qui l’a approuvée et quand. Un circuit par e-mail laisse des pièces jointes, pas une réponse nette.
Le principe est désactivé par défaut : chaque projet le choisit. Une fois coché, la règle compare l’auteur de la vérification à la personne qui approuve, quel que soit son rôle ; un administrateur qui a vérifié une facture ne l’approuve pas non plus. Le refus ne tient pas seulement à l’écran : la base de données refuse elle-même l’approbation, même si quelqu’un tentait de passer par un autre chemin. Les factures approuvées avant l’activation restent telles quelles. Le changement de réglage est lui-même consigné dans l’historique financier du projet, avec son auteur, ce qui permet de savoir depuis quand la règle s’applique.
Factures fournisseurs
Les droits financiers se donnent personne par personne : Vue d’ensemble, Importer des factures, Modifier, Affectation budgétaire, Approuver la facture, Modifications budgétaires, Prévision à terminaison. Choisir un droit coche aussi Vue d’ensemble, dont dépendent les autres. Un administrateur dispose de tous les droits financiers. Une personne qui n’a accès qu’à une partie du projet n’ouvre pas les finances, et les droits n’ouvrent rien sans accès à l’estimation du projet. Avec ces cases, l’assistante travaux importe et vérifie, le conducteur d’opération affecte, le directeur de programme approuve.
Étape 1
Dans Autorisations, cochez pour chaque personne ce qu’elle peut faire : importer des factures, les modifier, les affecter, les approuver, modifier le budget ou la prévision. Réservez Approuver la facture à ceux qui décident.
Étape 2
Un administrateur du projet coche, sous Approbation des factures, le principe des quatre yeux. Le réglage vaut pour les factures approuvées à partir de ce moment ; celles déjà approuvées ne changent pas.
Étape 3
Une personne qui a le droit de modifier compare les valeurs lues avec l’original, complète ce qui manque et confirme avec C’est correct, continuer. Fidrel enregistre qui a vérifié la facture et à quel moment.
Étape 4
Affectez la totalité du montant aux postes du budget : tant qu’il reste un montant à affecter, la facture ne peut être ni transmise ni approuvée. Soumettre à vérification la fait passer à En vérification.
Étape 5
La personne qui a vérifié ne voit pas de bouton d’approbation : un message lui indique qu’une autre personne autorisée approuve. Celle-ci choisit Approuver la facture : les données sont verrouillées et les paiements peuvent s’enregistrer.
Chaque décision sur une facture, transmission, approbation ou rejet, est enregistrée avec son auteur et sa date, et l’historique de la facture montre aussi les modifications de ses données, avec la valeur avant et après. La personne qui a vérifié reste connue après l’approbation. Lors d’un contrôle, vous retrouvez ainsi pour chaque dépense qui l’a vérifiée, qui l’a approuvée et ce qui a changé entre les deux, sans rassembler des e-mails.
Sur une petite opération, deux personnes suffisent : l’une vérifie et affecte, l’autre approuve. Prévoyez un suppléant pour l’approbation, sans quoi les factures attendront pendant les congés : avec le réglage activé, celui qui a vérifié ne peut pas dépanner. Sur une opération plus importante, séparez aussi l’import, souvent confié à l’assistance, de l’affectation, qui demande de connaître le budget. Le registre montre à tout moment combien de factures attendent à chaque étape, ce qui aide à repérer un goulot.
Le principe des quatre yeux porte sur l’approbation seulement : la personne qui a vérifié la facture peut encore la rejeter. Fidrel ne prévoit ni circuit à plusieurs niveaux ni seuil de montant : une facture est approuvée en une fois, par une personne qui en a le droit. Fidrel n’exécute aucun paiement : un paiement déjà effectué s’enregistre après l’approbation.
L’essai concerne votre premier projet personnel et commence à sa création. Aucune carte requise. Choisissez ensuite la carte ou la facture pour continuer.
Le système de projet de demain relie équipes, documents et décisions. Découvrez la vision de Fidrel.
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Sur le chantier, les réponses doivent être accessibles. Fidrel affiche les plans DWG dans le navigateur mobile, au sein des documents du projet.
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Lorsque chacun voit la prochaine étape, le projet avance plus facilement. Fidrel réunit activités, dates et avancement déclaré dans une vue Gantt commune.
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D’autres questions ? Nous sommes là pour vous aider.
Parlons de votre projetNon. C’est un choix par projet, fait par un administrateur dans l’onglet des autorisations. Sans lui, une même personne peut vérifier, affecter et approuver une facture si elle en a les droits.
Non. Un administrateur qui a vérifié une facture ne peut pas l’approuver lui-même une fois le réglage activé. Il peut en revanche désactiver le réglage, et ce changement est consigné avec son nom.
Non. Il vaut pour les factures approuvées à partir de son activation. Les factures approuvées avant restent approuvées, avec leur historique.
À la place du bouton d’approbation, un message lui rappelle que, selon le principe des quatre yeux du projet, une autre personne autorisée à approuver les factures s’en charge.
Non. La totalité du montant doit être affectée aux postes du budget avant que la facture puisse être transmise ou approuvée, que le principe soit activé ou non.
Non. Fidrel distingue la vérification et l’approbation, sans niveaux supplémentaires ni seuils de montant. Une facture est approuvée en une seule étape, par une personne qui en a le droit.
