Trasmissione elaborati
Quando una tavola esce dallo studio o dall’ufficio tecnico, prima o poi qualcuno chiede quale revisione è partita, verso chi, in che giorno e a che scopo. In Fidrel ogni trasmissione conserva la risposta: revisioni bloccate che partono con una finalità dichiarata, un link di download personale per ciascun destinatario e un registro che mostra chi ha aperto il proprio link e chi ha confermato di aver ricevuto i documenti.
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La lettera di trasmissione si compila in Word, le tavole partono come allegati e l’elenco degli invii sta in un foglio Excel. Il giorno in cui un subappaltatore sostiene di aver lavorato sulla revisione precedente, qualcuno deve frugare nella posta inviata per ricostruire che cosa gli è arrivato.
La tavola degli scarichi passa alla revisione 3, ma nessuno sa con certezza chi teneva ancora la 2. L’impiantista continua a predisporre i fori secondo la copia vecchia, perché la modifica non gli è mai arrivata.
Nel modulo di trasmissione resta spuntata la casella «per costruzione» perché così era nell’invio precedente. Nessuno controlla lo stato della revisione, e una tavola ancora in verifica arriva in cantiere come se fosse esecutiva.
Le trasmissioni si numerano dentro ogni progetto, TR-001, TR-002 e così via, e ciascuna porta una delle sei finalità dell’edizione italiana: Per informazione, Per coordinamento, Per revisione, Per approvazione, Per costruzione (esecutivo) e As-built. Quando premi Trasmetti, Fidrel registra la data e il nome di chi trasmette, e da quel momento il database rifiuta qualsiasi modifica sia alla trasmissione sia all’elenco delle revisioni che contiene. Il registro si cerca per trasmissione, destinatario o documento, e con Stampa lettera di trasmissione ogni invio esce dalla stampa del browser, pronto da archiviare o da allegare a una comunicazione formale.
Ambiente di condivisione dati (CDE)
Ogni revisione si trova in uno di quattro stati: In lavorazione, Condiviso, Pubblicato o Archiviato. Una revisione in lavorazione o archiviata resta nel progetto e non parte con nessuna finalità. Per costruzione (esecutivo) accetta soltanto revisioni con lo stato Approvato o Documento esecutivo, e As-built soltanto quelle con lo stato Documento as-built. La finestra della trasmissione mostra lo stato di ogni documento e nomina quelli che non vanno bene per la finalità scelta, e il database applica di nuovo la stessa regola quando trasmetti. Quei tre stati possono impostarli solo gli amministratori e i responsabili documentali. Una trasmissione non è nemmeno un’approvazione: schede tecniche, disegni costruttivi e campioni dell’impresa seguono un’altra strada, in Approvazione materiali, con la direzione lavori come revisore.
Passo 1
Premi Nuova trasmissione, scrivi l’oggetto, per esempio Strutture del secondo impalcato, e scegli una delle sei finalità, da Per informazione ad As-built. Cerca le tavole per numero o per titolo e spuntale: ognuna parte nella sua revisione in vigore.
Passo 2
Scrivi un destinatario per riga, con nome, azienda ed e-mail, oppure prendilo dalla rubrica contatti o dal team di progetto. Salva la bozza mentre la ricontrolli e premi Trasmetti quando è pronta: da quel momento la trasmissione è bloccata.
Passo 3
Con Invia ai destinatari, ogni persona che ha un indirizzo e-mail riceve il suo link di download. Da lì il registro indica, link per link, se è stato aperto e quante volte, e se la ricezione è stata confermata e in che data.
I destinatari non hanno bisogno di un account Fidrel. Chi ha un indirizzo e-mail riceve il link a una pagina con numero, oggetto, progetto, finalità, mittente, data di trasmissione e messaggio, e con un pulsante Scarica accanto a ogni documento. Sulla stessa pagina conferma la ricezione scrivendo il proprio nome. L’e-mail chiede di non inoltrare il link, che scade dopo 30 giorni; passato quel termine, la pagina invita a chiedere al mittente una nuova trasmissione.
La vista Chi ha quale revisione riunisce, per documento e destinatario, l’ultima revisione ricevuta, quando è stata aperta e confermata, e se una revisione più recente l’ha sostituita. Con un solo pulsante avvisi tutti quelli che hanno in mano una revisione sostituita, fino a 50 persone, con un’e-mail che elenca le revisioni cambiate, e nessuno riceve due volte l’avviso per la stessa revisione. Un altro pulsante prepara una nuova trasmissione con le revisioni in vigore e quei destinatari già inseriti. Sulla pagina della trasmissione vecchia, la revisione sostituita compare segnalata accanto a quella che ne ha preso il posto.
Il destinatario scarica i documenti e conferma la ricezione; dal link non può rispondere, commentare né restituire file. I link valgono 30 giorni, senza password, e un link segnato come Aperto dice che la pagina è stata consultata, non quali file sono stati scaricati. Si seguono solo i destinatari che hanno ricevuto un link personale: un nome senza indirizzo e-mail compare nella lettera stampata, ma non nella vista Chi ha quale revisione. Non esistono liste di distribuzione salvate che smistino le tavole per disciplina: i destinatari si scelgono a ogni trasmissione. Una trasmissione arriva per e-mail a 50 destinatari al massimo, e una stessa persona può inviare al massimo 20 trasmissioni all’ora. Le sei finalità sono un elenco fisso che il progetto non può ampliare, e non portano codici di idoneità. La conferma di ricezione è il nome che scrive il destinatario: non è una firma elettronica né una ricevuta PEC. Il destinatario non riceve uno ZIP con tutte le tavole e il registro delle trasmissioni non si esporta.
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Scopri di piùPer ogni invio sì: resta traccia di quali tavole sono partite, in quale revisione, con quale finalità, verso chi e in che giorno, e la lettera si stampa. La vista Chi ha quale revisione dà, tavola per tavola, l’ultima revisione di ciascun destinatario; manca invece una tabella esportabile di tutti gli invii.
No. Ogni destinatario con un indirizzo e-mail riceve un link personale che apre la trasmissione e i download senza accedere. L’e-mail indica fino a quando vale il link, che dopo 30 giorni smette di funzionare.
No. Quando premi Trasmetti si blocca, e il database rifiuta ogni modifica alla trasmissione e alle sue revisioni. Una bozza invece si modifica o si elimina; una correzione parte sempre con una nuova trasmissione.
Il registro indica per ogni link inviato se è stato aperto e quante volte, e se la ricezione è stata confermata e in che data. Non registra quali file sono stati scaricati uno per uno.
No. Una revisione in lavorazione o archiviata non si trasmette. Portala prima a Condiviso o a Da revisionare; per costruzione, un amministratore o un responsabile documentale deve prima darle lo stato Approvato o Documento esecutivo.
La vista Chi ha quale revisione segna come sostituita la copia di ogni destinatario. Da lì li avvisi tutti in una volta e prepari una nuova trasmissione con la revisione in vigore e gli stessi destinatari già inseriti.
