Het rekenblad laat het resultaat zien, niet de afspraak
Een Excel-bestand met scores zegt weinig over de afspraken vooraf. Zonder criteria met gewichten bovenaan is niet te zien of die voor of na het openen van de offertes zijn vastgesteld.
Vastleggen van de keuze
Een beoordelingsverslag van offertes afdrukken en bewaren
Wie offertes vergelijkt en een bedrijf kiest, moet later kunnen uitleggen waarom. Collega's, de eigenaar of een accountant vragen niet naar het rekenblad maar naar het stuk: welke criteria wogen hoe zwaar, wat boden de bedrijven, wie kreeg de opdracht en wie tekende ervoor? In Fidrel is dat stuk het Beoordelingsverslag. Deze pagina beschrijft wat erin staat en wat niet, hoe u het afdrukt en wat u vooraf moet hebben ingevuld. Het gaat om het vastleggen van de keuze, niet om de rekenmethode.
30 dagen gratis · Geen vaste looptijd.
Waarom de keuze zonder stuk moeilijk te verdedigen is
Een mondelinge beslissing laat geen spoor na
Wordt het bedrijf in een overleg gekozen, dan weet over een jaar niemand meer wie het besloot, wanneer en waarom het niet de goedkoopste of de best scorende was.
Handtekeningen komen na het afdrukken
Veel organisaties willen dat twee personen een besluit op papier tekenen. Het stuk moet dus zo zijn ingericht dat daar ruimte voor is.
Wat het verslag bevat
Bovenaan staan de naam van de aanvraag, de referentie, de sluitingsdatum en de datum waarop het verslag is opgesteld. Daarna volgen de gunningscriteria met soort, weging en omschrijving, en een tabel met alle inschrijvingen in volgorde van rang: rangorde, inschrijver, of de inschrijving geldig is en zo niet waarom, de inschrijfsom, de punten per criterium en de totaalscore. Onder Gunningsbeslissing staat de gekozen inschrijver met de datum en, als u die hebt ingevuld, uw motivering. Onderaan staan twee lijnen met de tekst Handtekening, naam in blokletters en datum.
Aanbesteding
Hoe de score tot stand komt
Het verslag drukt af wat de matrix heeft berekend. Voor de prijs krijgt de laagste geldige inschrijving het volle gewicht en de andere een deel dat volgt uit de verhouding tussen de laagste inschrijfsom en de eigen inschrijfsom. Kwaliteit telt het gewicht maal de punten gedeeld door vijf. Alle bedragen worden op twee decimalen afgerond. De Standaardopzet begint met Prijs 60, Kwaliteit en uitvoering 25 en Planning en oplevering 15, en u past die aan. Met een gegunde inschrijving staan de criteria vast: wilt u ze wijzigen, trek dan eerst de gunning in.
Van beoordeling tot afgedrukt verslag
Stap 1
Stel de gunningscriteria vast
Onder Beoordeling kiest u Standaardopzet gebruiken of voegt u eigen criteria toe, elk met een soort, Prijs of Kwaliteit, en een weging in procenten. De wegingen moeten samen 100 procent zijn en slechts één criterium mag over de prijs gaan. Bij verzegelde inschrijvingen kunt u dit al voor de sluitingsdatum doen.
Stap 2
Vul inschrijfsommen en punten in
Na de sluitingsdatum voert u in de Beoordelingsmatrix per inschrijver de inschrijfsom in en geeft u per kwaliteitscriterium nul tot en met vijf punten, desgewenst met een toelichting bij de score. Fidrel slaat alles automatisch op en rekent Totaalscore en Rangorde uit.
Stap 3
Sluit uit wat niet geldig is
Haalt een inschrijving de eisen niet, haal dan het vinkje bij Geldig weg en geef een reden op. De inschrijving krijgt geen rangorde en kan niet worden gegund. De reden staat in de beoordeling en later in het verslag.
Stap 4
Neem de gunningsbeslissing
Kies de inschrijving die wordt gegund en bevestig met Gunningsbeslissing nemen. Kiest u niet de hoogst gerangschikte inschrijving, dan vraagt Fidrel om een motivering. De beslissing wordt opgeslagen met de datum van vandaag en uw naam en kan later worden ingetrokken.
Stap 5
Open het Beoordelingsverslag
Kies Beoordelingsverslag. Het verslag opent in een nieuw tabblad; met Afdrukken of opslaan als pdf drukt u het af of bewaart u het als pdf. Wilt u de cijfers in Excel, kies dan Exporteren naar Excel voor een csv-bestand dat Excel opent.
Wie besliste en wat er op het verslag staat
Op het scherm staat bij de gunning op welke datum en door wie ze is genomen. Het afgedrukte verslag noemt de gekozen inschrijver en de datum, niet de persoon die besliste. De naam van wie besliste staat dus in Fidrel bij de beslissing, en de twee lijnen onderaan zijn bedoeld voor degenen die het verslag op papier ondertekenen.
Wat het verslag niet is
Het afgedrukte verslag bevat geen vragen en antwoorden en geen toelichtingen bij de scores. Het heeft twee lege lijnen voor handtekeningen op papier; ondertekenen in Fidrel kan niet. Fidrel verstuurt het verslag en de uitslag niet naar de inschrijvers; dat doet u zelf. Het verslag vervangt geen eigen regels van uw organisatie over wie een gunning moet goedkeuren, en Fidrel controleert niet of die regels zijn gevolgd.
Gerelateerde oplossingen
Eén project. Eén abonnement. Het hele platform is inbegrepen.
De proefperiode geldt voor uw eerste eigen project en begint bij het aanmaken daarvan. Geen betaalkaart nodig. Kies daarna kaartbetaling of factuur om door te gaan.
- 30 dagen gratis
- Onbeperkt aantal deelnemers
- Geen minimale looptijd
Inzichten
Alles bekijken
Projectafstemming wordt eenvoudiger
Het projectsysteem van de toekomst verbindt mensen, documenten en besluiten. Ontdek het idee achter Fidrel.
Lees meer
De tekening bij de hand. Open DWG op je mobiel.
Op de bouwplaats wil je snel antwoord. Fidrel toont DWG-tekeningen in de mobiele browser, binnen de documentstructuur van het project.
Lees meer
Een duidelijkere planning. Van eerste activiteit tot laatste mijlpaal.
Als iedereen de volgende stap ziet, komt het project makkelijker vooruit. Fidrel brengt activiteiten, datums en gerapporteerde voortgang samen in één Gantt-weergave.
Lees meer
Op het tabblad Beoordeling kiest u Beoordelingsverslag. Het opent in een nieuw tabblad, waar Afdrukken of opslaan als pdf het stuk afdrukt of als pdf bewaart.
Nee. Het verslag toont de gekozen inschrijver, de datum en de motivering. De naam van wie besliste staat bij de gunning in Fidrel zelf.
Nee. Het verslag heeft twee lijnen voor handtekeningen op papier; ondertekenen doet u na het afdrukken.
Exporteren naar Excel geeft een csv-bestand met de cijfers, zoals rang, inschrijver, geldig of niet, bedrag, punten per criterium en totaalscore. Het verslag is het opgemaakte stuk met criteria, gunning en handtekeninglijnen.
Ja, maar dan staat onder Gunningsbeslissing dat er nog niet is besloten. Het verslag laat de stand van dat moment zien en draagt de datum waarop het is opgesteld.